・
「Airtableのレコードが更新されたら、すぐに気づけるようにしたい…」
「毎回手動で更新を確認して、関係者に連絡するのが面倒…」
このように、Airtableを使った情報管理において、更新情報の確認や共有に手間を感じていませんか？
もし、Airtableでレコードが登録・更新されたタイミングをきっかけに、GmailやSlackなどのコミュニケーションツールへ自動で通知される仕組みがあれば、重要な変更の見落としを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できるため、チーム全体の対応速度を上げ、より生産的な業務に時間を割けます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間や時間も抑えられるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableのレコード更新を通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
・Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
・AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableの更新を通知する自動化テンプレート
普段お使いのAirtableと様々なツールを連携し、更新情報を自動で通知する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、クリックしてみてください。
メールツールに通知する
Airtableに新しいレコードが登録された際に、その内容をGmailなどのメールツールに自動で通知することができるので、手動での確認作業や連絡の手間を省けます。重要な更新情報をリアルタイムで関係者に共有できます。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
・Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
・AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableのレコード登録をGmailに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが登録された際に、Gmailで自動で通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
・Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
・AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
AirtableとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
・Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
・AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Airtableでレコード登録をトリガーに設定する
今回は、Airtableで新しいレコードが登録された際にGmailで通知メールを送信する設定を行います。
まず、1つ目のトリガーを選択します。
Airtableアカウントとの連携情報を確認します。
連携済みアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
Airtableのテーブルに登録されたデータを確認します。
このデータがトリガー実行の対象となります。
トリガーの起動間隔やAirtableのベースID・テーブルIDを入力します。
「Created Timeのフィールド名」には、作成日時を保持するフィールド名を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したレコード情報が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Gmailでメール送信アクションを設定する
続いて、Airtableのレコード登録をトリガーにGmailでメールを自動送信する設定を行います。
2つ目のアクションを選択します。
Gmailアカウントとの連携情報を確認します。
接続済みアカウントを選択して設定を進めます。
メールの宛先や差出人情報を入力します。
「To」に送信先メールアドレスを設定します。
必要に応じてCCやBCCも指定できます。
件名と本文を入力します。
本文にはAirtableから取得した値（例：レコードIDなど）を差し込みデータとして挿入できます。
この時、「任意で設定してください」は削除してください。
入力内容を確認したら「次へ」をクリックします。
設定内容の確認画面が表示されます。
メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「メールを送信しました」と表示されます。
問題がなければ「完了」をクリックします。
実際に指定した宛先にメールが届いていることを確認します。
本文には、設定したメッセージとAirtableのレコード情報が反映されます。
これで、Airtableでレコードが登録された際にGmailで自動通知する設定が完了です！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がAirtableの更新情報を自動で通知する方法でした。
Airtableを使った自動化例
レコードが登録・更新されたら、メールやチャットツールに通知したり、オンラインストレージにフォルダを自動作成します。
また、ステータス更新をトリガーに請求書を自動作成します。
手動でのデータ転記や通知漏れがなくなり、情報共有と業務処理のスピードが向上します。
まとめ
Airtableと様々なツールを連携して通知を自動化することで、これまで手作業で行っていたレコードの更新確認や関係者への連絡といった手間を削減し、情報共有の漏れや遅延を防げます。これにより、チームは最新の情報を基に迅速な意思決定やアクションを起こしやすくなり、本来注力すべきコア業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：レコードの「更新」をきっかけに通知できますか？
A：
はい、できます。
その場合、トリガーを「レコードが更新されたら」に変更してください。
Q：特定の条件を満たすレコードだけ通知できますか？
A：
はい、できます。
「レコードが登録されたら」直下に、有料プランでのみ利用できる「分岐」オペレーションを追加してください。
分岐条件は（例：ステータス＝高 AND 担当者＝営業）のように設定し、合致時のみ通知するようにできます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：Slackに通知する場合、メンションを付けられますか？
A：
はい、できます。
詳しくは下記のページをご確認ください。
.avif)
.png)
