Salesforceの商談が特定のステータスに更新されたらOutlookで自動的にメールを送信する

■概要

Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談ステータス更新に伴う連絡業務に、手間や時間を取られている営業担当者の方
• 手作業でのメール連絡による送信漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい営業マネージャーの方
• SalesforceとOutlookを連携させ、営業部門の定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談ステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 連絡の自動化によって、メールの送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された商談のステータスが特定の条件と一致するかを判定します。
4. 最後に、条件に一致した場合のオペレーションとしてOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、任意の宛先や内容のメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、トリガーで取得したSalesforceの商談情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。例えば、商談のフェーズが「受注」になった場合にのみメールを送信するといった設定が可能です。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。