「このメール、Slackの担当チャンネルに共有しておかないと…」
「重要な問い合わせメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった…」
このように、日々のメール確認やチームへの情報共有に手間がかかったり、重要な連絡を見落としてしまったりした経験はありませんか？
もし、特定のメールを受信した際に、その内容を自動でSlackの指定チャンネルに通知できる仕組みがあれば、手作業での転送やコピー＆ペーストの手間が削減されるでしょう。情報共有のスピードと確実性が向上するため、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールをSlackに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、都度Slackにコピー＆ペーストして共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での通知は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したタイミングで、自動でSlackに通知を送ることが可能です。
Zoho MailとSlackの連携を自動化し、重要な情報の共有を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信した特定メールのSlackへの共有を手作業で行っている方
・Zoho MailとSlackの連携で、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの受信内容をSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信した際に、その内容をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Zoho Mail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho MailとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、都度Slackにコピー＆ペーストして共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での通知は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したタイミングで、自動でSlackに通知を送ることが可能です。
Zoho MailとSlackの連携を自動化し、重要な情報の共有を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信した特定メールのSlackへの共有を手作業で行っている方
・Zoho MailとSlackの連携で、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Zoho MailとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Zoho MailとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Zoho Mailを検索して選択しましょう。
ご利用のデータセンターに応じて、ドメインの設定を行います。
任意の方法でサインインしましょう。
アクセス権限について確認したら、チェックボックスにチェックを入れて「承諾する」を選択しましょう。
「マイアプリ」にZoho Mailが表示されていれば連携完了です。
2.SlackとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、都度Slackにコピー＆ペーストして共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での通知は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したタイミングで、自動でSlackに通知を送ることが可能です。
Zoho MailとSlackの連携を自動化し、重要な情報の共有を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信した特定メールのSlackへの共有を手作業で行っている方
・Zoho MailとSlackの連携で、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方
・重要なメールの見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Zoho Mailで特定のフォルダにメールが届いたら
「特定のフォルダにメールが届いたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zoho Mailと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「アカウントID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」に設定したフォルダにテスト用としてメールを送信しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Zoho Mailでメール内容を取得する
「メール内容を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zoho Mailと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「アカウントID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」と「メッセージID」を「取得した値」から設定します。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Slackでチャンネルにメッセージを送る
「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Slackと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「投稿先のチャンネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定しましょう。
今回は例として、「取得した値」と固定のテキストを用いて以下のように設定しました！
メンションしたい場合は、Slackでメンション付きのメッセージを送るを参考にしてくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Slackにメッセージが送信されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
SlackのAPIを使ったその他の自動化例
SlackのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Slackを使った自動化例
Slackを他のビジネスツールと連携させることで、チーム内のコミュニケーションや情報管理を効率化できます。例えば、SalesforceのレポートやTrelloのカード更新情報をSlackへ自動で通知したり、Zoomミーティング終了後に議事録の要約を特定のチャンネルへ投稿することが可能です。また、Slackに投稿されたメッセージをDeepLで自動翻訳して別チャンネルへ共有したり、受信した内容をLINEやGoogle Chatへ転送するなど、複数のプラットフォームを跨いだ情報の集約も実現できます。さらに、AIチャットボットによる自動返答やタスク管理ツールへの自動登録など、手動での対応時間を削減し、業務スピードを向上させるワークフローを構築できます。
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームに添付されたPDFをSlackで送信する」ワークフローは、書類の共有が自動化されるため作業効率が向上します。
定型的な業務が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでアンケートや申請を管理している方
・PDF形式のファイルを迅速に共有したいと考えている方
・Googleフォームに送信された情報をスムーズに確認したい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・Slackを日常的に使用しており、情報共有をスピーディに行いたい方
・チームメンバーとスピーディに情報共有し、業務効率を向上させたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Slackにメッセージが投稿されたら、連携したGoogle Chatに通知する
試してみる
Slackにメッセージが投稿されたら、連携したGoogle Chatに通知するフローです。
Slackに投稿されたメッセージをDeepLで翻訳し、別のチャンネルに投稿する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたメッセージをDeepLで翻訳し、別のチャンネルに投稿する」フローは、異なる言語を使用するチーム間のコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
言語の壁を越えて情報共有が容易になり、グローバルなチームでも効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多国籍チームで異なる言語を使用している企業のコミュニケーション担当者
・Slackを活用してグローバルなプロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・日常的に多言語間での情報共有に課題を感じているビジネスユーザー
・翻訳作業の手間を省きたいIT担当者や業務効率化を目指す経営者
・SlackとDeepLを連携させて、自動翻訳機能を活用したい開発者や運用担当者
■注意事項
・Slack、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。
Slackでメッセージを受信したらLINEに転送する
試してみる
■概要
「Slackでメッセージを受信したらLINEに転送する」フローは、異なるコミュニケーションツール間の情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
チーム内でSlackを主に使用しつつ、LINEでの通知も必要な場合に便利です。
Yoomを活用することで、手動での情報転送作業を自動化し、効率的なコミュニケーション環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとLINEを日常的に活用しているチームのコミュニケーション担当者の方
・異なるプラットフォーム間での情報共有を自動化し、作業効率を向上させたい管理者の方
・手動でのメッセージ転送に時間を取られているビジネスパーソン
■注意事項
・SlackとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
Codaでテーブルに行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Codaで管理しているタスクやプロジェクトリストに新しい行が追加された際、チームメンバーへの共有をSlackへ手動でコピー＆ペーストしていませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、CodaとSlackの連携を自動化できるため、Codaのテーブルに新しい行が作成されると、設定した内容がSlackの指定チャンネルへ通知され、情報共有の効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Codaをデータベースとして活用しており、Slackでの情報共有を求めている方
・手作業によるCodaからSlackへの通知に手間や共有漏れなどの課題を感じている方
・CodaとSlackの連携を通じて、チームの情報共有フローを自動化し、生産性を向上させたい方
■注意事項
・Coda、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をSlackに通知するフローです。
毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する
試してみる
毎日Salesforceのレポートを取得して、自動的にSlackに通知するフローです。
■注意事項
・Salesforce、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
メール受信とSlackの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や共有の手間を削減し、チーム内での情報共有を迅速かつ確実に行うことができます。
これにより、重要な連絡の見落としを防ぎ、顧客対応やプロジェクト進行のスピードを向上させ、より円滑なコミュニケーション環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の差出人や件名のメールだけ通知できますか？
A：
はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。分岐の設定方法について詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：Outlookでも同じ設定ができますか？
A：
はい、可能です！Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Q：自動化が途中で失敗した場合の対処法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
