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「新しく受信した問い合わせメール、一件ずつ手作業で顧客リストに登録するのが面倒…」
「メールからのリード情報を転記する際に、名前やアドレスを間違えてしまうことがある…」
このように、メールからの顧客情報登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のメールを受信した際に、その内容から自動で顧客情報を抽出し、Loopsにコンタクトとして登録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールから顧客リストを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールツールとLoopsを連携し、顧客情報の登録を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、その情報を基にLoopsのコンタクトを自動で作成する</span>ことができるので、問い合わせや資料請求メールからのリード情報を手入力する手間を削減し、迅速な顧客対応を実現できます！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、LoopsにContactとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
LoopsとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomの画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Loops」と入力し、検索結果からLoopsのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにLoopsとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、LoopsにContactを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、メールを送信しておきましょう！
※後続のLoopsのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動します。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI機能を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
変換タイプは使用プランやデータの容量によって選択してください。
なお、()内のタスクを消費しますので、ご注意ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Loopsにデータを追加するため、Loopsに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「Create Contact」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Email」「First Name」「Last Name」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
その他の項目は、任意で設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にLoopsにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、以下のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Loopsを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Loopsに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
GmailとLoopsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの顧客情報登録の手間を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、問い合わせや資料請求に対して迅速にアプローチできるようになり、本来注力すべきマーケティング活動や営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:会社名や問い合わせ内容も登録できますか？
A:はい、会社名や問い合わせ内容などの項目も連携可能です。
LoopsのContact作成アクションでは、どの項目にどの情報を反映させるかを任意でマッピングできます。
姓名やメールアドレスなどの主要な項目に加えて、会社名・役職・その他の顧客情報についても、Gmailから取得した情報をLoopsの対応する項目に紐づけて設定することが可能です。
Q:登録失敗時に通知を受け取る方法はありますか？
A:連携が失敗すると、Yoomに登録しているメールアドレス宛に通知されます。
また、通知設定で設定しているチャットツールに通知することも可能です。
詳しくはこちらを参考にしてください。
Q:OutlookなどGmail以外でも実現できますか？
A:はい、実現可能です。
今回ご紹介したテンプレートのGmailのトリガーアクションを削除して、トリガーなしの状態になったところにOutlookのトリガーアクションを追加するとOutlookのトリガーアクションからフローボットを開始することができます。
アプリトリガーについて詳しくはこちらを参考にしてください。
また、Yoomでは、本記事でご紹介したテンプレート以外にも様々なテンプレートをご用意しております。テンプレートは、こちらで検索できます。
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