Outlookでメールを受信したら、Salesforceに活動履歴を登録する

■概要

顧客との重要なメールのやり取りを、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？この作業は入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生しやすく、営業活動の正確な記録を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookでメールを受信するだけでSalesforceへの活動履歴登録が自動化でき、手作業による手間とミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの顧客対応が多く、Salesforceへの活動履歴の登録を手作業で行っている方
• Salesforceの活動履歴の入力漏れを防ぎ、営業活動の記録を自動で実施したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業をなくし、より重要な営業活動に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに、Salesforceへ自動で活動履歴が登録されるため、手作業での入力時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、活動記録の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から活動履歴として登録したい情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メールアドレスなどを基に紐付ける取引先を検索します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、抽出した情報を活動履歴として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceの活動履歴を登録するアクションでは、件名や説明といった項目に、固定のテキストを設定することが可能です。
• Outlookのトリガーで取得したメールの件名や本文、AI機能で抽出したテキストなどを、Salesforceの活動履歴の各項目に変数として設定できます。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。