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「面接官へのフィードバック提出依頼、Google スプレッドシートで管理しているけど一人ひとりに連絡するのが大変…」
「提出期限を過ぎても未提出の方がいて、催促の連絡をするのが精神的にも負担…」
このように、採用選考における面接後のフィードバック回収業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、管理用のスプレッドシートに記載された情報を基に、フィードバックが未提出の面接官へリマインダーを自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、採用活動の円滑化や候補者体験の向上といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートで管理する面接情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの面接管理表の情報を基に、フィードバックが未提出の担当者へSlackでリマインダーDMを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビを参照してマイアプリ連携してください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「面接後にフィードバックが未提出の担当者へ、SlackでリマインダーDMを自動送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:E」です。
Google スプレッドシートのヘッダーには「候補者情報」・「面接担当者」・「担当者のSlackのID」・「FB提出ステータス」・「リマインダーステータス」を設定してください。
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「FB提出ステータス」が「未提出」のレコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
指定した条件に合致したレコードが「取得した値」に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしてください。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「面接担当者」・「担当者のSlackID」・「候補者情報」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、面接後にフィードバックが未提出の担当者へ、SlackでリマインダーDMを送信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
SlackメンバーID：下図のように、コマンドオペレーション設定で取得した値を引用して設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
メッセージ：Slackで通知したいメッセージ内容を設定します。
任意の文章とコマンドオペレーション設定で取得した値を組み合わせて自由に設定してください。
取得した値の表示を確認し「完了」をクリックします。
ここで、Slackの画面に移動し、メッセージが通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね。
確認後、Yoomの画面に戻り、次のステップに進んでください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Slackでリマインダー通知したことをGoogle スプレッドシート上で確認できるように設定をしていきます！
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、以下の項目を設定していきます！
「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ステップ4で使用したシートが格納されているスプレッドシートIDを選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」：こちらステップ4で使用したシートを選択します。
入力欄をクリックし、候補から選択してください。
テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致したレコードが更新されます。
今回は「リマインダーステータス」が「未送信」の場合に、レコードを更新するよう設定しました。
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは、Slackで通知したことを確認できるように「リマインダーステータス」を更新します。
入力欄をクリックし「送信済み」と入力してください。
他の項目は更新する必要がないので空欄でOKです。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしてください。
ここで、フローボットの動作確認を行うため、フローボット画面に移動し「起動する」をクリックしましょう。
フローボットが「完了済み」になったら、Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されたか確認をしましょう。
無事に更新されましたね！これで、すべての設定が完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
面接後のフィードバック催促を自動化することで、これまで採用担当者が抱えていたリマインド業務の負担を削減し、面接官からの迅速なフィードバック回収を実現します。
これにより、選考プロセスのスピードが向上し、候補者への合否連絡も迅速に行えるため、候補者体験の向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
Microsoft Teamsなど社内でお使いのツールと連携することができます。
Yoomと連携できるアプリ一覧は以下のリンクをご参照ください。
Q：フリープランでこの自動化はどこまで実現できますか？
A：
今回のフローでは「同じ処理を繰り返す」オペレーションを含むため、フリープランではご利用いただけません。
なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
ただし、Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
Q：Slack IDの入力ミスなどがあった場合、エラーに気づけますか？
A：
入力ミスがあった場合は、フローボットはエラーになり、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
