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「Todoistにタスクは入れているものの、つい見落としてしまうことがある…」
「毎朝、その日のタスクをTodoistを開いて確認するのが少し手間に感じる…」
日々のタスク管理において、リマインダーの形骸化や確認の手間に課題を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">毎朝決まった時間に、その日に期限を迎えるTodoistのタスク一覧を自動でメール通知できる仕組み</span>があればどうでしょう。
タスクの見落としを確実に防ぎつつ毎日の業務をスムーズにスタートさせることで、業務を効率的に進めることができるのではないでしょうか!
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">Todoistのタスクをリマインドする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
普段お使いのTodoistから、様々なツールへのリマインドを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します!
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
<span class="mark-yellow">毎日決まった時間にTodoistから当日期限のタスクを自動で取得し、Outlookなどのメールツールにリマインド通知を送る</span>ことができます。
そのため、タスクの見落としを防ぎ、毎朝のタスク確認の手間を削減することが可能です。
それではここから代表的な例として「毎日、Todoistから当日期限のタスクを取得して、Outlookでリマインドメールを自動で送信する」フローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説していきます!
Todoistを検索するとログイン画面が表示されるので「メールアドレス」と「パスワード」を入力して「ログイン」ボタンをクリックします。
これで連携完了です!
Outlookを検索するとサインインが求められるため、ログインしましょう。
ログインすると、自動的にYoomとの連携が完了となります!
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意してください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
(※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください!)
「スケジュールトリガー」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミングを入力します。
テンプレートでは「毎日」フローボットが起動される設定となっているため、デフォルトで「月〜金曜日朝9時」に起動するような設定になっています!
そのままでももちろんOKですが、曜日や通知の時間は必要に応じて変更してください。
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、1日のうちに何度も起動したい場合や、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
「今日が期限のタスク一覧取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」:必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです!
「Todoistと連携するアカウント情報」:ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
「アクション」:すでに「今日が期限のタスク一覧取得」が選択されているので、変更しないでOKです!
Todoistの画面で、テスト用に今日が期限のタスクを作成します!
タスクの準備ができたら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「取得した値」の欄に今日が期限のTodoistのタスクデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう!
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4でTodoistのデータをアウトプットしましたが、項目ごとにアウトプットされているので「どのタスク名がいつの期日(時間)なのか」が紐付いていない状況です。
そのため、ステップ5でAIのテキスト生成を活用して「タスク名と期日」を紐付けしていきましょう!
「テキストを生成」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて選択します。
消費するタスク数が文字数によって異なるため、選ぶときは注意してください。(今回は500文字以内でOKです!)
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます!
「プロンプト」をステップ4で取得した値を活用して入力していきましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テンプレートとして入力例がすでに入力されているので、そのまま使用してもOKです!
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「今日が期限のタスク一覧取得」
③「content」や「due_string」など埋め込みたい項目を選択
最後に「言語」を入力したら「テスト」を押しましょう。
「取得した値」として「生成結果」が表示されていればテスト成功です!
「保存する」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
「タイトル」と「Outlookと連携するアカウント情報」を確認し、タイトルは必要に応じて変更してOKです!
次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「To」は任意のメールアドレスを入力(手入力)して、「CC」「BCC」は必要に応じて、設定しましょう。
「件名」を入力する際は、取得した値以外にも、日付を埋め込むこともできます。
また、本文には固定値(手入力)と取得した値を組み合わせるなど、自由にカスタムすることができます。
「次へ」をクリックすると「メールの送信内容」が表示されます。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると「取得した値」にデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
エラー表示の対処方法はこちらを参考にしてください。
実際にメールが送信できているかも、Outlook画面で確認できたらOKです!
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした!
以上が「毎日、Todoistから当日期限のタスクを取得して、Outlookでリマインドする」連携手順になります!
Yoomでは、Todoistを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Todoistに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Todoistのリマインドを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた毎朝のタスク確認の手間を削減し、重要なタスクの見落としを防ぐことができます。</span>
この自動化によって1日の業務をスムーズに開始できることで、本来集中すべきコア業務に注力できる環境が整うはずです!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化にご興味のある方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください!
Q:Outlook以外のツール(GmailやSlack)にも通知できますか?
A:はい、可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成することが可能なため、ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
今回のフローを修正する場合は、Outlookのアクションを削除し、+ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
また、Gmailに通知するテンプレートもYoomには準備されているため、下記バナーよりお試しください。
Q:「今日が期限」以外の条件(例:優先度高)でタスクを絞れますか?
A:はい、可能です。
Todoistで優先度を設定している場合、「優先度」情報もアウトプットされます。
そのため、「優先度」データを用いて、条件分岐を使って「優先度が高いタスクのみ」を抽出し、通知対象を絞ることが可能です。
条件分岐についてはこちらをご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q:AIを使わずに、もっとシンプルな通知は設定できますか?
A:はい、可能です。
例えば、Todoistの当日期限タスク名だけをリストにしてOutlookに送信することもできます。
具体的には、Yoomで「スケジュールトリガー」を使い、Todoistから当日タスク名を取得し、その内容をOutlookのメール本文に挿入するだけのフローを作成することで可能です。