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退職者や異動者が発生した際、Google Workspaceの各グループから手作業でメンバー情報を削除する業務に手間を感じていませんか？
複数のグループに所属している従業員のアカウントを一つひとつ確認しながら削除する作業は時間がかかるうえ、削除漏れが発生すると情報セキュリティの観点からも大きなリスクになりかねません。
もし、退職申請フォームなどが送信されたタイミングで、該当する従業員を関連するすべてのGoogle Workspaceグループから自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手作業によるミスを防ぎながら、安全かつ効率的なアカウント管理を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle Workspaceのグループから特定のメンバーを削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、入力フォームで送信された従業員情報をもとに、Google Workspaceのグループから該当メンバーを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Workspace
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとGoogle Workspaceを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google Workspaceのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
右上の「プレビューページ」から作成されたプレビューページを見ることもできます。
また、完了ページの設定も可能なので、必要に応じてカスタマイズしてください。
有料プランでのみ利用可能な機能もあるため、下記のページもご確認ください。
設定できたら。「次へ」をクリック。
次に、テストするための取得した値を設定します。
ここでは、後続のステップで使用する値として実際に以下のグループのユーザーを削除するようにGoogle Workspaceに存在している値を入力しています。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力できたら、「完了」をクリックします。
ここで入力した内容は、テストでのみ利用されます。
フローに戻り、「グループを検索」をクリックしてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
検査項目とキーワードを設定します。
ここでは、グループの情報を取得するのですが、今回フォームの回答で取得した値は部門（グループ名）なので、検索項目は名前、キーワードにはフォームから取得した部門の情報を引用してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※【←トリガーで取得した値を引用してください】という補足文は削除して設定してください。
設定できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、今度は「グループの一覧を取得」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
そのまま「テスト」をクリックします。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「テキストを生成」をクリックします。
プロンプトの設定をします。
ここでは、ステップ4で取得したグループ名と一致するグループキーをステップ5で取得したグループ一覧から探すように指示します。
以下のように取得した値を活用して設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「グループメンバーの一覧を取得」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
グループキーはステップ6で取得した値を活用して設定します。
入力できたら、「テスト」をクリック。
ここでは生成したグループキーを使ってグループのメンバー一覧が取得できるはずです。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「テキストを抽出」をクリックします。
このステップでは、ステップ7で取得したグループメンバーの中から、フォームで取得したメンバーを割り出します。
そのため、プロンプトには以下のように設定しました。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
最後にGoogle Workspaceからメンバーを削除します。
フローに戻り、「グループからメンバーの削除」をクリックしてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
同様に削除対象のメンバーIDも取得した値を活用して設定してください。
ここではステップ８の生成結果を活用します。
入力できたら、「テスト」をクリック。
Google Workspaceを確認しましょう。
Google Workspaceのグループのメンバーが削除されていますね。
Yoomにもどって「完了」をクリックしたら、フローの設定は終わりです！
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
■概要
Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.IT管理部門
・Google Workspaceで新しいユーザが登録されるたびに、自動でHubSpotにコンタクトを作成し、ユーザ情報の管理を一元化したいチー
・ユーザ登録を自動化して、効率的に管理したいチーム
2.営業部門
・Google Workspaceの新規ユーザ情報をHubSpotに反映させ、営業リードとして管理したいチーム
・ユーザ情報を素早くHubSpotに登録し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
3.マーケティング部門
・Google Workspaceでの新規ユーザ情報をHubSpotに取り込み、マーケティングキャンペーンに活用したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・新規ユーザがGoogle Workspaceに登録された際に、HubSpotで顧客対応をスムーズに行いたいチーム
5.データ管理チーム
・Google WorkspaceとHubSpot間でユーザデータの一貫性を保ち、一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になります。
・チームのコラボレーション強化とマーケティング活動の強化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、kintone内に登録されている情報を用いてGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。
アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズ可能です。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
■設定方法
・kintone、Google WorkspaceそれぞれでYoomとの連携を行ってください。（マイアプリ登録）
・kintoneの「レコードが登録されたら」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
・Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに設定を行ってください。
■注意事項
・kintoneのアプリにGoogle Workspaceの登録に必要な情報（姓、名、メールアドレスなど）が登録されている必要があります。
・kintoneにレコードを登録してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたらGoogle Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.SmartHRとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・SmartHR、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceのグループメンバー削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた退職・異動時のアカウント管理業務を効率化し、削除漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、情報システム部門や管理部門の担当者は、煩雑な手作業から解放され、より戦略的な業務に集中できる時間を確保し、組織全体のセキュリティレベルを向上させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数グループからの同時削除は可能？
A：
はい、可能です。
フォームで取得した情報が正しく、グループ内に対象者がいれば、削除できます。
Q：削除実行前に「確認ステップ」は挟める？
A：
はい、可能です。
承認を依頼したいアクションの前の「+」をクリックし、「承認を依頼」オペレーションを追加してください。
Q：エラーが発生した際の通知設定は？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。
設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
