■概要
従業員の退職に伴うGoogle Workspaceのアカウント管理は、情報システム部門や総務担当者にとって重要な業務の一つです。特に、複数のメーリングリストやグループから手作業でメンバーを削除する作業は、手間がかかる上に削除漏れなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、フォームに退職者の情報を入力するだけで、Google Workspaceのグループからメンバーを自動で削除するプロセスが完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのグループメンバーの削除を手作業で行っており、手間を感じている情報システム担当者の方
- 従業員の退職手続きに伴うアカウント管理を、より正確かつ効率的に行いたいと考えている総務・人事担当者の方
- 手作業によるアカウントの削除漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Google Workspaceのグループからメンバーを削除する一連の作業が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動での操作が不要になることで、対象者の削除漏れや誤ったメンバーの削除といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、退職者のメールアドレスなどを入力する項目を作成します
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループを検索する」や「グループの一覧を取得する」といったアクションを設定し、対象となるグループを特定します
- 続いて、「グループのメンバーの一覧を取得する」アクションでメンバー情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループからメンバーを削除する」アクションを設定し、フォームで指定された従業員をグループから削除します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceで多数のグループやメンバーを管理している場合、情報を取得するアクションでページトークンを設定することが可能です。これにより、大量のデータも正確に処理できます
■注意事項
- Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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