■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を二重に管理している方
- 手作業による情報の転記ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 情報システム部門や人事部門の定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceでの更新が自動でkintoneに反映されるため、情報の整合性が保たれ、データ管理の精度が向上します。
- 手作業による二重入力の手間を省き、更新作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へリソースを配分できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、更新対象となるアプリを指定してください。
- 更新するレコードを特定するための条件（例：メールアドレスが一致するなど）を設定します。
- レコード内の各項目に、前のステップでGoogle Workspaceから取得した氏名や部署といった値をそれぞれマッピングしてください。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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