■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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