■概要

Google Workspaceに新しいユーザーを追加した後、その情報を手作業でHubSpotにコンタクトとして登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このような定型業務に時間を取られている方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkspaceとHubSpotを連携させ、ユーザー登録からコンタクト作成までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceのユーザー情報を手作業でHubSpotに登録している管理者の方
• HubSpotとGoogle Workspaceを活用し、社内情報の連携を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、HubSpotへのコンタクト作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を維持することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
4. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、取得した情報からHubSpotへの登録に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotでコンタクトを作成する際に、Google Workspaceから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、HubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定可能です
• 部署名や役職など、HubSpotで独自に設定しているカスタムプロパティがある場合でも、それらの項目に対応させて情報を登録するよう設定できます

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■注意事項

• Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。