【ノーコードで実現】Zoho CRMに登録された連絡先を自動で取得する方法

「このお客様の情報、Zoho CRMのどこにあったかな…」

「毎回Zoho CRMを開いて連絡先を検索し、他のツールにコピー＆ペーストするのが面倒…」

このように、Zoho CRMに蓄積された顧客情報の検索や確認作業に、手間や時間を取られていませんか？

もし、チャットツールでの簡単な指示などをきっかけに、Zoho CRMから該当する連絡先情報を自動で検索・取得できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。

これにより、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや営業活動に集中できる時間を創れるかもしれません！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはZoho CRMから連絡先情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Chatworkの投稿からZoho CRMの連絡先を取得するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Chatworkに投稿された条件をもとにZoho CRMで連絡先を取得し、結果をChatworkに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Chatwork

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ChatworkとZoho CRMのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Chatworkのトリガー設定とZoho CRM、Chatworkのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Chatworkに投稿された条件をもとにZoho CRMで連絡先を取得して通知する

試してみる

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■概要

Zoho CRMに登録されている連絡先の情報を取得したい時、都度アプリを開いて検索するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、取得した情報をチームに共有するためにコピー＆ペーストを繰り返す作業は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Chatworkへの投稿をきっかけにZoho CRMから特定の連絡先を自動で取得し、Chatwork上で確認できるため、こうした情報検索や共有の手間をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMで管理している連絡先を頻繁に取得し、チームで共有している方
• Zoho CRMとChatworkを日常的に利用しており、アプリ間の手作業を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報共有での連絡漏れや、コピー＆ペーストのミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿だけでZoho CRMの連絡先を自動で取得できるため、アプリ間の移動や検索の手間を削減できます。
• 手作業での情報のコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を検索」アクションを設定し、Chatworkの投稿内容をもとに連絡先を検索します。
4. 次に、AIオペレーションの「テキストを生成」を設定し、取得した連絡先情報を見やすい形式に整形します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」を設定し、整形した情報を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMの連絡先を通知するChatworkのルームは、任意で設定できます。
• テキストを生成するオペレーションでは、プロンプトの内容を編集することで、連絡先情報を箇条書きにするなど任意の形に整形できます。
• 連絡先を通知するChatworkのメッセージ内容は、取得した情報と固定テキストを組み合わせるなど、自由に設定することが可能です。

■注意事項

• ChatworkとZoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：ChatworkとZoho CRMをマイアプリ連携

1．Chatworkのマイアプリ連携

以下のナビをご覧ください。

2．Zoho CRMのマイアプリ連携

以下のナビをご覧ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーの「試してみる」をクリックします。

Chatworkに投稿された条件をもとにZoho CRMで連絡先を取得して通知する

試してみる

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■概要

Zoho CRMに登録されている連絡先の情報を取得したい時、都度アプリを開いて検索するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、取得した情報をチームに共有するためにコピー＆ペーストを繰り返す作業は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Chatworkへの投稿をきっかけにZoho CRMから特定の連絡先を自動で取得し、Chatwork上で確認できるため、こうした情報検索や共有の手間をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMで管理している連絡先を頻繁に取得し、チームで共有している方
• Zoho CRMとChatworkを日常的に利用しており、アプリ間の手作業を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報共有での連絡漏れや、コピー＆ペーストのミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿だけでZoho CRMの連絡先を自動で取得できるため、アプリ間の移動や検索の手間を削減できます。
• 手作業での情報のコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を検索」アクションを設定し、Chatworkの投稿内容をもとに連絡先を検索します。
4. 次に、AIオペレーションの「テキストを生成」を設定し、取得した連絡先情報を見やすい形式に整形します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」を設定し、整形した情報を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMの連絡先を通知するChatworkのルームは、任意で設定できます。
• テキストを生成するオペレーションでは、プロンプトの内容を編集することで、連絡先情報を箇条書きにするなど任意の形に整形できます。
• 連絡先を通知するChatworkのメッセージ内容は、取得した情報と固定テキストを組み合わせるなど、自由に設定することが可能です。

■注意事項

• ChatworkとZoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Chatworkのトリガー設定

「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」をクリックします。

連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

下記を参考に、ChatworkでWebhookの設定をしてください。

• Webhookを設定する – ヘルプ | Chatwork

Webhookが設定できたら、設定したルームに検索したいワードのみ投稿します。

その後Yoomの設定画面に戻ってテストをクリックしましょう。
成功したら保存してください。

ここで取得した値を次以降のステップで活用します。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Zoho CRMで連絡先を検索する設定

ここでは、 Chatworkの投稿を使ってZoho CRMで連絡先を検索します。
「連絡先を検索」をクリックしましょう。

ステップ3と同様、連携するアカウントを確認したらアクションは変更せず「次へ」をクリックします。

API接続設定を行ないます。
まずはドメインを設定しましょう。

検索対象項目はプルダウンから選択します。
プルダウンで選択した項目は、今回のフロー関連で今後起動するすべてのフローに適用されます。

値は取得した値から選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。