■概要
Google Driveにアップロードした契約書などの重要書類を、都度Adobe Acrobat Signに手作業で格納していませんか。
この一連の作業は定型的でありながらも、件数が増えると大きな手間となり、格納漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにアップロードされたファイルを、Adobe Acrobat Signに自動で格納できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAdobe Acrobat Signを併用し、ファイル管理を行っている方
- 契約書や申込書など、重要書類の管理や転記作業に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れをなくし、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルを追加するだけでAdobe Acrobat Signに自動格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になり、格納ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ処理を進めるなど、実行条件を指定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や形式など、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
- Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際に、格納先のベースURLやファイル名を任意に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。
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