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「ClickUpで特定のカスタムフィールドを持つタスクを毎日確認する作業、もっと楽にならないかな…」
「担当者や進捗状況など、カスタムフィールドで絞り込んでタスクを探すのに時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、ClickUpでのタスク検索や確認作業が負担になっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ClickUpで設定したカスタムフィールドの条件に合致するタスクを毎朝自動で検索し、その結果をSlackに通知できる仕組み</span>があれば、タスクの確認漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpのタスクをカスタムフィールドの条件で検索する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎朝ClickUpで特定のカスタムフィールドのタスクを検索し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：マイアプリ連携ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackについては、こちらのナビで登録方法を紹介しているので参考にしてみてくださいね。
ClickUpのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
ClickUpの「カスタムフィールドでタスクを検索」をクリック。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
事前準備として、以下のタスクを2つ作成しました。(作成するのは1つのタスクだけでも大丈夫です)
テスト用なので、入力する内容は架空の情報でOKです！
「team」は、入力欄クリック時に表示されるメニューから選択してください。
「space」も同様に入力しましょう。
「folder」も候補から選択してください。
「list_id」も同じように候補から選びましょう。
「field_id」を入力したら、テストをクリックしましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に指定したタスクの詳細情報が追加されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
テスト用に作成したタスクが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
続いて、先ほど取得した値を活用してSlackに送信するためのメッセージ内容を生成します。
AIアイコンの「テキストを生成する」をクリック。
下記のような画面になるので、必要に応じて「変更」からアクションの修正が可能です。
変更を押すと、下記のようにアクションを選択する画面になります。
（）内に表記されている消費タスクに注意し、必要に応じて変更してください。
続いて、プロンプトを設定します。
デフォルトで下記のように設定されていますが、入力欄をクリックすることで、他の取得した値を活用することもできます。
固定値であるテキストと、変動値である取得した値を活用し、運用内容にあわせてお好きにカスタマイズしてくださいね。
プロンプト内容
アウトプットを使用し設定して下さい
タスク名：{{タスク名の一覧}}
タスクID：{{タスクIDの一覧}}
ステータス：{{ステータスの一覧}}
URL：{{URLの一覧}}
上記はリスト型になっていますが、個々に表示してください
設定できればテストをクリックしましょう。
テストが成功したら完了です。
保存を押しましょう。
最後に、先ほど取得したタスクの情報をSlackに通知しましょう。
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「投稿先のチャンネルID」にメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
※ 検索欄にチャンネル名を入れることで候補が絞られます。
「メッセージ」に投稿内容を設定。
入力欄クリック時に表示されるタスク取得アクションのメニューから、取得したタスクの情報を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの動的な値と定型文を組み合わせて、タスクの作成を通知するメッセージを設定しましょう。
設定を終えたら「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定したチャンネルにタスク作成の通知が投稿されます。
メッセージが送信できない場合には、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールして再度お試しください。
下記のリンクも参考にしてください。
期待するメッセージが投稿されていることを確認できればOKです。
Yoom画面に戻って、ページ下部の「保存する」をクリック。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、ClickUpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotやGoogleフォームで送信された情報を素早くClickUpに登録したり、TrelloやZoho CRMの更新内容を自動で反映させることができます。
これにより、手動でのタスク作成や転記作業が不要になり、タスク管理が効率化されるでしょう。
特に、顧客情報や進行中の案件の管理が求められるチームにおすすめです。
ClickUpでカスタムフィールドを用いたタスク検索を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで毎日手作業で行っていた特定のタスクを探す手間を削減し、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは常に最新のタスク状況を把握でき、本来集中すべきコア業務に時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：「次と等しくない」や「次を含む」といった条件で検索できますか？
A：はい、可能です。
Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、「次と等しくない」や「次を含む」といった特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
分岐についてはこちらをご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：ClickUpのどのプランから、この自動化は利用可能ですか？
A：ClickUpとSlackの連携は、Yoomのフリープランで利用できるアプリです。
Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
なお、今回のフローでは最低でも
の計5タスクを消費します。
月に20件以上、チャンネルにメッセージを送る場合、有料プランがおすすめです。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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