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「タスクの締め切りをうっかり忘れてしまい、慌てて対応した…」
「毎日Microsoft Excelを確認して、手動でTelegramにリマインダーを送る作業が面倒…」
このように、日々のタスク管理やリマインド業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Excelなどで管理しているタスクの中から期日が近いものを自動で抽出し、指定した時間にTelegramへリマインダーを送信できる仕組みがあれば、タスクの抜け漏れを確実に防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTelegramに自動でリマインダーを送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Excelのタスク情報を基にTelegramへ自動でリマインダーを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎日Microsoft Excelで期日の近いタスクを取得し、Telegramでリマインダーを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Telegram／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Microsoft ExcelとTelegramをマイアプリ連携
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Microsoft Excelのマイアプリ連携
下記ナビを参考にして連携を進めてください。
※Microsoft Excelは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているMicrosoft Excelも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2．Telegramのマイアプリ連携
下記ナビを参考にして連携を進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3： スケジュールトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スケジュールトリガー」をクリックします。
ここで指定したスケジュールでMicrosoft Excelのレコードを取得します。
今回は、毎日9時にフローボットを実行するスケジュールを設定しました。
スケジュールトリガーの設定については、以下のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
ステップ4： 日付の計算処理設定
続いて、フローを起動した日付から、一週間後の日付に変換する設定を行いましょう。
詳しくは下記のリンクをご確認ください。
下記赤枠をクリックします。
まずは、変換対象の日時・日付を指定しましょう。
入力欄をクリックし、日付タブを選択することで下記のように値を引用することができます。
加算／減算設定は、プルダウンで変更できます。
今回は、一週間後の日付を取得したいため、下記のように設定しました。
変換対象の日時・日付形式と変換後の形式は、デフォルトのままでOKです。
設定が完了したら「テスト」を実行してください。
成功すると、指示した通りの日付で変換されたデータが反映されているはずです。
最後に「完了」を押すのを忘れずにしましょう。
ステップ5：Microsoft Excelから複数のレコードを取得する
続いて、Microsoft Excelから特定期日のレコードを複数取得する設定を行いましょう。
下記赤枠をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのままでOKです。
アカウント情報を確認し、下へスクロールしてください。
事前準備として、Microsoft Excelでレコードを作成しておきましょう。
今回はタスク管理表として、以下のような内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ったら、連携するデータベースを設定しましょう。
各項目について、注釈に沿って入力してください。
ドライブID、アイテムID、シート名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
また、テーブル範囲の設定に関しては、原則Google スプレッドシートと同様です。
以下のヘルプページもご確認ください。
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
画面が切り替わったら、データベース操作の詳細について設定をしましょう。
取得したいレコードの条件
今回は、Microsoft Excel上のレコードから、期日が一週間後になっているレコードのみを自動で取得する設定を行います。
条件として、Microsoft Excelの「期日」列を基準にし、値を「等しい」「計算後の値＝一週間後」を設定します。
また、「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、条件を追加することができます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくレコードが取得されるか確認してみましょう。
テストが正常に完了すると、取得した値にデータが反映するはずです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリック。
ステップ6： AI機能でテキスト生成
続いて、Microsoft Excelから取得したレコードの内容をもとに、AI機能でテキストを生成する設定を行いましょう。
「テキストを生成する」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
変換タイプ「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」がデフォルトで設定されているので、修正したい場合は「変更」を押してください。
※テキストを生成する機能のアクションは「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
確認し「次へ」をクリックします。
プロンプトには、生成するテキストとプロンプトを設定します。
入力欄をクリックして表示される、取得した値を活用して入力しましょう。
このように、取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
言語は、必要に応じて入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくテキストが生成されるか確認してみましょう。
以下の画像の取得した値をもとに、この後のステップでTelegramでメッセージを送信することが可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ7： Telegramでメッセージを送信する設定
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した生成結果を利用して、Telegramでメッセージを送信しましょう。
下記赤枠をクリックします。
アクションはテンプレートのままでOKです。
Telegramと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認し、次の設定へ移りましょう！
チャットIDをTelegramから確認して入力してください。
メッセージ内容を、先ほど取得した値を活用して設定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
固定値であるテキストと、変動値である取得した値を活用して、お好きにカスタマイズしてくださいね。
設定が済んだら「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功しました！
指定した通りのメッセージが送信されているのを確認できました！
最後にYoom画面に戻って「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Telegramを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、TelegramのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまな業務ツールで発生する更新や登録、投稿、メール受信などの変化を自動で検知し、その内容をTelegramの通知先へ自動で届ける仕組みが構築できます。
これにより、確認作業に追われずに重要な情報だけを素早く把握でき、業務効率が向上するでしょう。
まとめ
Microsoft ExcelとTelegramの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの期日確認やリマインド通知の手間を削減し、ヒューマンエラーによる抜け漏れを防ぐことができます。
これにより、チーム全体のタスク管理がスムーズになり、メンバーは本来のコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしConfluenceに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：担当者ごとにリマインド先を変えられますか？
A：
はい、可能です。
Microsoft Excelのアクション設定の後、分岐処理や進行先を切り替える処理を挟むことで、リマインド先の振り分けができます。
例えば、下記のように設定することで、担当者別に進行先を切り替えることが可能です。
※「分岐する」と「進行先を切り替える」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Microsoft Excel以外のツールでも連携できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、Microsoft Excel以外にも様々なアプリとの連携ができます。
下記リンクより、お使いのアプリが連携可能か是非チェックしてみてくださいね。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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