【ノーコードで実現】要約ツール活用して文章を自動で要約する方法

フォームで受け取った文章をAIで要約し、メールで自動送信する

フォームに入力された文章をAIで要約し、GmailやOutlookなどのメールツールで自動送信します。
関係者への報告メール作成の手間を削減したり、要約されたニュース記事を担当者に自動配信したりする際に便利ですね！
定型的な報告業務を自動化することで、より重要な業務に集中できる時間を生み出します。

フォームで受け取った文章をAIで要約し、データベースやドキュメントツールに自動で追加する

フォーム送信された文章をAIで要約し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベース、ドキュメントツールに自動で追加します。
議事録の要約をナレッジベースに蓄積したり、顧客からのフィードバックの要点を一覧化したりするのに役立ち、情報の整理・活用が容易になりますよ！
データの転記ミスや入力漏れを防ぎ、効率的な情報管理が見込めます。

フォームで送信された文章をAIで要約して、通知するフローを作ってみよう

ここでは、数ある自動化フローの中から「Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Slackに通知する」フローの作成手順を解説します。
このフローを使えば、フォームに寄せられた意見や問い合わせの要点を、担当者がSlackですぐに確認できるようになります。

Yoomは、このような便利な連携もプログラミング不要で、画面操作だけで簡単に設定できるハイパーオートメーションです。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Googleフォーム、Google Drive、Slackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定、AIオペレーション設定、Slackのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Googleフォーム、Google Drive、Slackのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。

以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです！

パスワードを入力し「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。

同様にGoogle Driveを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。

最後にSlackを検索してください。
ワークスペースのSlack URLを入力し「続行する」をクリックします。

次にメールアドレスを入力し「メールアドレスでサインインする」をクリックしてください。

メールアドレスに届く認証コードを入力します。

Yoomの投稿先を選択して「許可する」をクリックするとSlackのマイアプリ連携が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

コピーしたテンプレートを開き、設定を行います。
まず「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。

テストする準備として、フォームを作成して回答したものを用意してください。今回は例として以下のようなフォームを作り、自分で回答してみました。

Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から手動で以下の赤枠の項目を追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！

ステップ4：Google Driveのアクション設定

続いて「ファイルをダウンロードする」をクリック。

こちらもステップ3と同様に、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されます。ステップ3で用意した添付ファイルのIDを選択してテストしてください。

成功したら保存しましょう！

ステップ5：OCR設定

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

アクションのプルダウンから読み取りたい内容を選択し「次へ」をクリックします。

ファイルを読み取る際の詳細を設定していきます。今回はテンプレートを使用しているので設定をそのまま使って大丈夫です！

抽出したい項目や言語など、任意で変更することもできます。設定を確認したらテストしてください。

成功したら保存します。画像ファイルからタイトルと内容を抽出できましたね！

ステップ6：要約する設定

もう1段階AIオペレーションを挟みます。「要約する」をクリック。

こちらもステップ5と同様にアクションを選択して「次へ」をクリックしてください。

詳細設定に入ります。文字数、もしあれば要約の条件、必要に応じて言語を指定してテストしてください。今回は下記のように指定してみました。

成功したら保存してください。AIによる要約結果を取得できました！

ステップ7：Slackのアクション設定

ここまできたらあと一息です！「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

ステップ3・4同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるので、まず投稿先のチャンネルIDを候補のプルダウンから選択してください。

次にメッセージ内容を入力します。事前に取得したアウトプットをクリックすると簡単に作成できますよ！今回は以下の3項目を入れてみました。
内容が完成したらテストしましょう。

成功したら保存してください。Slackの指定したチャンネルにメッセージが届きました！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

お疲れ様でした！

文章要約に関するその他の自動化例

文章の要約は、様々な業務に応用できます。ここでは、今回ご紹介したフロー以外にも、業務効率化に役立つテンプレート事例をいくつかご紹介します。
情報収集の自動化から議事録作成まで、AIと各種ツールを組み合わせることで、さらに幅広い業務を効率化できます。

まとめ

今回は、AIを活用して文章を自動で要約し、その結果を様々なツールに連携する方法についてご紹介しました。
日々大量に発生するテキスト情報の処理に追われ、要点把握や情報共有に時間がかかっていた方も多いでしょう。

Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、フォームへの入力やメール受信などをきっかけにAIが自動で文章を要約し、SlackやMicrosoft Teams、Gmail、Google スプレッドシート、Notionといった普段お使いのツールに必要な情報を届ける仕組みを簡単に構築できますよ！
これにより、<span class="mark-yellow">情報収集や内容把握にかかる時間を削減できるだけでなく、チーム内での迅速な情報共有や、議事録・報告書作成といった業務の負担軽減にもつながりますね。</span>
面倒な要約作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるかもしれませんよ！

Yoomでは、今回ご紹介した以外にも様々な業務自動化テンプレートをご用意しています。
テンプレートを使えば、複雑な設定は不要ですぐに自動化を試すことも可能です。
ぜひこの機会にAIによる文章要約の自動化を体験し、業務効率化への第一歩を踏み出してみませんか？

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