Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、AIで要約してJira Softwareに課題を追加する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で発生したタスクや依頼事項を、都度Jira Softwareに手作業で起票するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。特に、複数のチャネルを管理していると情報の追跡は一層困難になります。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージをAIが自動で要約し、Jira Softwareに課題として追加します。Jira SoftwareとTeams間の連携を自動化し、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの依頼を、手作業でJira Softwareに転記している方
• Jira SoftwareとMicrosoft Teamsを活用し、プロジェクトのタスク管理を効率化したいリーダーの方
• チャットでの依頼のタスク化を自動化し、対応漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを基にAIが要約を行い、Jira Softwareへ自動で課題が作成されるため、転記や要約作成の時間を短縮できます。
• 手作業による起票漏れや情報の誤りを防ぎ、タスク管理の抜け漏れをなくし、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとJira SoftwareをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、トリガーで取得したメッセージ内容を要約するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでJira Softwareを選択し、「課題を追加」アクションで、AIが生成した要約を基に課題を作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動したいチャネルを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、受け取ったメッセージから要約や分析を行うなど、目的に応じてプロンプトを自由にカスタマイズすることが可能です。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスクが異なるためご注意ください。
• Jira Softwareに課題を追加するオペレーションでは、課題を登録したい任意のプロジェクトキーを設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。