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「毎月、Microsoft Excelで作成した報告書ファイルをMicrosoft SharePointの各フォルダに手作業でアップロードするのが面倒…」
「ファイルが多くて、どれが最新版かわからなくなることがあって管理が煩雑…」
このように、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間でのファイルのやり取りや同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のExcelファイルが更新されたら自動でSharePointの指定フォルダにも反映されたり、定期的にExcelファイルをSharePointに自動でバックアップしたりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft ExcelのファイルをMicrosoft SharePointへ定期的にアップロードする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で発生する様々なファイル連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">ファイル管理の効率化や情報共有のスピードアップを実現できる</span>ので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Excelで作成・管理しているファイルを定期的にMicrosoft SharePointの指定フォルダへ自動でアップロードしたり、変更を同期したりする基本的な連携フロー</span>です。
手作業でのファイル転送やバージョン管理の手間を削減し、常に最新情報をチームで共有できるようになりますし、必要に応じてOutlookへの通知も可能です！
<span class="mark-yellow">ファイル名に含まれる情報（例えば、プロジェクト名や日付など）を基に、Microsoft ExcelのファイルをMicrosoft SharePoint内の対応するフォルダへ自動的に振り分けて同期する連携フロー</span>です。
整理されたファイル管理を実現し、必要な情報をすぐに見つけられるようになります！
それでは代表的な例として、<span class="mark-yellow">「定期的にMicrosoft ExcelのファイルをMicrosoft SharePointの指定されたフォルダへ自動でアップロードする」フロー</span>を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
このフローでは、定期的にMicrosoft SharePointにアップロードしたいファイルの「アイテムID」と「ファイル名」が記録されたファイルを事前に用意する必要があります。
アイテムIDやファイル名を含むエクセルファイルを作成（更新）するにあたっては、「OneDriveでファイルが追加されたらMicrosoft Excelに追加する」フローや「OneDriveでファイルが更新されたら、Microsoft Excelも自動更新する」フローなどが用意されています。
1から作成する場合には、こちらの記事を参考にしてみてください。
用意したエクセルファイルは、OneDriveかSharePointに格納してください。
ここでは例として、下図の「OneDriveファイル管理.xlsx」をOneDriveに格納しています。
下図はアップロードしたいファイル（OneDrive）の例です。
エクセルファイルをサンプルにしていますが、PDFや画像、Word文書などにも対応しています。
まずは、使用するアプリ（Microsoft Excel・Microsoft SharePoint・OneDrive）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
同様に、Microsoft SharePointとOneDriveもマイアプリに登録しましょう。
どちらもMicrosoftとの連携になるため、同じ手順で登録できます。
このフローで使用する3つのアプリを追加できたら、マイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
これで、スケジュールトリガーの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルは設定したものに変更されています。
例として、「OneDriveファイル管理.xlsx」の場合はA1からB1までが表のヘッダーになっているため、「A1:B」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
これで、ファイルアップロード用のレコードが取得できました。
取得したレコードの数だけループ処理を行って、ファイルアップロードを行います。
ループ処理で用いる値を設定しましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
これで、ループ処理の準備が整いました。
ループ処理において先ずは、Microsoft SharePointにアップロードしたいファイルをOneDriveからダウンロードしましょう。
最後に、OneDriveからダウンロードしたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
右上の「起動する」をクリックすることで、スケジュールトリガーを待たずにフローを起動できます。
用意したエクセルファイルに記録されているファイルが全てMicrosoft SharePointにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回紹介したファイルの自動同期以外にも、Microsoft Excelを使ってメールやアンケート結果を記録したり、SalesforceやNotionなど他サービスと連携してデータを整理することが可能です。また、Microsoft SharePointでは、受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、取引先の登録にあわせてフォルダを生成することもできます。
このように、Microsoft製品のAPIを活用することで、日々の繰り返し作業をノーコードで自動化できます。気になるものがあれば、ぜひ他のテンプレートもお試しになってみてください！
Microsoft Excelを活用して、日々の業務をより効率的に自動化してみませんか？
たとえば、Outlookで受信したメールを自動でMicrosoft Excelに記録したり、Gmailのアンケート結果を即時に反映させたりと、作業の手間を大幅に削減できます。さらに、予算情報の定時通知や他ツールとの連携によるレコード追加など、多彩なフローが揃っています。
データ管理を一段とスマートにしたい方は、ぜひ以下のテンプレートをご覧ください。
Microsoft SharePointを使えば、日々のファイル管理や連携業務を簡単に自動化できます。
たとえば、OutlookやGmailで受信した添付ファイルを自動アップロードしたり、Salesforceの登録に応じてフォルダを作成することも可能です。SlackやDocuSignとの連携も充実しており、チーム内での情報共有がよりスムーズに。
ファイル整理のストレスを減らし、業務の精度を高めたい方におすすめです。
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointのファイル連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのアップロード、整理、同期といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによるファイル管理ミスや情報共有の遅延といったリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いますし、チーム全体の業務効率向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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