■概要
OneDriveのファイルが更新されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの情報を更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による更新では、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーも発生しやすく、データの正確性に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveのファイル更新をトリガーにMicrosoft Excelの該当データを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excel間で、手作業によるデータ連携に手間を感じている方
- ファイル更新時のデータ反映漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 定型的なデータ更新作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveのファイル更新とMicrosoft Excelのデータ更新が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率化に繋がります。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を利用して特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のファイル、シート、行、そして更新するデータを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダ内のファイルの作成または更新を検知の対象とするか、特定のフォルダIDを指定して設定してください。
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えば特定のファイル名やファイル形式の場合のみ処理を継続するなど、業務に合わせた条件を柔軟に設定することが可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、更新するセルに対して固定値を入力するだけでなく、OneDriveから取得したファイル名や更新日時といった動的な値を設定することも可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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