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「Asanaのカスタムフィールド、手動で更新するのが面倒…」
「Google スプレッドシートで管理しているリストを、Asanaの選択肢に毎回反映させるのが手間で、ミスも起きやすい…」
このように、Asanaのプロジェクト管理において、カスタムフィールドのメンテナンス作業に課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートで管理している情報を更新するだけで、Asanaのカスタムフィールドの選択肢が自動的に更新される仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、常に最新の状態でタスク管理を進めることができ、より生産的な業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomにはスプレッドシートの情報を基にAsanaのカスタムフィールドを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを参照して連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Asanaのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内のフローボットに格納されています。
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、Asanaのカスタムフィールドを管理しているシートで任意の行を更新します。
今回はB列を更新対象とします。
「選択型カスタムフィールドの選択肢ID」は、Yoomのフローボット画面でも確認可能です。確認する方法は、以下になります。
※ただし、下記で説明する方法は1タスクを消費するのでご注意ください。
タスク実行数に関する詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、フローボット画面でアプリトリガー直下の「＋」をクリックします。
オペレーション選択画面で、Asanaと検索もしくは選択します。
アクション選択画面に遷移したら、「カスタムフィールドの設定一覧を取得」をクリックします。
フローボットにオペレーションを追加出来たら、連携するアカウント情報を確認します。
次に表示されるAPI接続設定の画面で「プロジェクトID」を候補から選択してください。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
以下の赤枠部分が「選択型カスタムフィールドの選択肢ID」です。
取得した値の「選択型カスタムフィールド設定の選択肢のIDリスト」から確認できます。
ここで、Asanaの画面に移動し、更新対象となるカスタムフィールドを確認しましょう。
まずは、Asanaで特定のプロジェクトを開き、「カスタマイズ」をクリックします。
表示された画面で「フィールド」を選択してください。
すると、以下の画面が表示されます。今回は、以下の赤枠部分を更新対象とします。
Yoomの画面に戻って、テーブル範囲などを設定しましょう！
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題なければ「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
最後の設定です！
ここでは、選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、以下の項目を設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
Asanaの画面に移動し、選択型カスタムフィールドの選択肢が更新されているか確認しましょう。
無事に赤枠箇所が更新されました。
最後に、Yoomの画面で「完了」をクリックします。以上で、フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、表計算の更新や追加を起点に、顧客管理・通知・タスク連携・外部処理の実行などを自動化できます。さらに生成AIによる文章作成や各種ツールからの情報集約により、入力・転記・管理業務を効率化できるでしょう。
Asanaのカスタムフィールド更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた選択肢の追加や変更といった手間のかかる作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新の情報をチーム全体で共有できます。
これにより、プロジェクトメンバーは正確な情報に基づいたタスク管理を行えるようになり、プロジェクトの進行がよりスムーズになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーはどこで確認できますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：トリガーは「行の更新」以外に設定できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、Google スプレッドシートの「行が追加」をトリガーに設定することも可能です。
変更する際は、フローボット編集画面でトリガーを削除し、手動トリガーの「変更」をクリックし、オペレーション選択画面でトリガーにしたいアプリとアクションを選択してください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも連携できますか？
A：
