「Asanaのカスタムフィールド、手動で更新するのが面倒…」
「Google スプレッドシートで管理しているリストを、Asanaの選択肢に毎回反映させるのが手間で、ミスも起きやすい…」
このように、Asanaのプロジェクト管理において、カスタムフィールドのメンテナンス作業に課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートで管理している情報を更新するだけで、Asanaのカスタムフィールドの選択肢が自動的に更新される仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、常に最新の状態でタスク管理を進めることができ、より生産的な業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはスプレッドシートの情報を基にAsanaのカスタムフィールドを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクト管理において、カスタムフィールドの選択肢を手動で更新する作業は手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、選択肢のマスターデータをGoogle スプレッドシートで管理している場合、両方の情報を常に同期させるのは負担になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、Asanaのカスタムフィールドが自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートで情報を管理しており、手作業での同期に手間を感じている方
- Asanaのカスタムフィールドの選択肢を、常に最新の情報へ自動で更新したいと考えているプロジェクト管理者の方
- タスク管理の運用を効率化し、入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新情報が自動でAsanaのカスタムフィールドに反映されるため、手作業での転記や更新作業の時間を短縮できます
- 手動での更新作業がなくなることで、選択肢の入力ミスや古い情報が残り続けるといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な状態を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「選択型カスタムフィールドの選択肢を更新」アクションを設定し、対象のフィールドと更新内容を指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートのどのシート（タブ）が更新された際にワークフローを起動させるか、任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください
- Asanaのオペレーション設定では、更新対象としたいプロジェクトのカスタムフィールドを任意で指定し、Google スプレッドシートからどの情報を反映させるかを設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Google スプレッドシートとAsanaを連携しカスタムフィールドを自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとAsanaとのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクト管理において、カスタムフィールドの選択肢を手動で更新する作業は手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、選択肢のマスターデータをGoogle スプレッドシートで管理している場合、両方の情報を常に同期させるのは負担になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、Asanaのカスタムフィールドが自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートで情報を管理しており、手作業での同期に手間を感じている方
- Asanaのカスタムフィールドの選択肢を、常に最新の情報へ自動で更新したいと考えているプロジェクト管理者の方
- タスク管理の運用を効率化し、入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新情報が自動でAsanaのカスタムフィールドに反映されるため、手作業での転記や更新作業の時間を短縮できます
- 手動での更新作業がなくなることで、選択肢の入力ミスや古い情報が残り続けるといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な状態を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「選択型カスタムフィールドの選択肢を更新」アクションを設定し、対象のフィールドと更新内容を指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートのどのシート（タブ）が更新された際にワークフローを起動させるか、任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください
- Asanaのオペレーション設定では、更新対象としたいプロジェクトのカスタムフィールドを任意で指定し、Google スプレッドシートからどの情報を反映させるかを設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを参照して連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Asanaのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクト管理において、カスタムフィールドの選択肢を手動で更新する作業は手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、選択肢のマスターデータをGoogle スプレッドシートで管理している場合、両方の情報を常に同期させるのは負担になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、Asanaのカスタムフィールドが自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートで情報を管理しており、手作業での同期に手間を感じている方
- Asanaのカスタムフィールドの選択肢を、常に最新の情報へ自動で更新したいと考えているプロジェクト管理者の方
- タスク管理の運用を効率化し、入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新情報が自動でAsanaのカスタムフィールドに反映されるため、手作業での転記や更新作業の時間を短縮できます
- 手動での更新作業がなくなることで、選択肢の入力ミスや古い情報が残り続けるといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な状態を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「選択型カスタムフィールドの選択肢を更新」アクションを設定し、対象のフィールドと更新内容を指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートのどのシート（タブ）が更新された際にワークフローを起動させるか、任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください
- Asanaのオペレーション設定では、更新対象としたいプロジェクトのカスタムフィールドを任意で指定し、Google スプレッドシートからどの情報を反映させるかを設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内のフローボットに格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaの選択型カスタムフィールドの選択肢を更新する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、Asanaのカスタムフィールドを管理しているシートで任意の行を更新します。
今回はB列を更新対象とします。
「選択型カスタムフィールドの選択肢ID」は、Yoomのフローボット画面でも確認可能です。確認する方法は、以下になります。
※ただし、下記で説明する方法は1タスクを消費するのでご注意ください。
タスク実行数に関する詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、フローボット画面でアプリトリガー直下の「＋」をクリックします。
オペレーション選択画面で、Asanaと検索もしくは選択します。
アクション選択画面に遷移したら、「カスタムフィールドの設定一覧を取得」をクリックします。
フローボットにオペレーションを追加出来たら、連携するアカウント情報を確認します。
次に表示されるAPI接続設定の画面で「プロジェクトID」を候補から選択してください。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
以下の赤枠部分が「選択型カスタムフィールドの選択肢ID」です。
取得した値の「選択型カスタムフィールド設定の選択肢のIDリスト」から確認できます。
