【プログラミング不要】Notionのデータを自動更新する方法

データベース/CRMサービスのデータをNotionに自動で送信・転送する

Google スプレッドシートなどのデータを持つアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。複数のアプリでのデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。

チャットツールのデータをNotionに自動で送信・転送する

Slackなどのチャットアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。使い慣れたチャットアプリを起点にして、データの情報更新ができるので便利です。

Notionのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、実際にNotionのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回はHubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新するフローボットを作成していきます！</span>
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• NotionとHubspotをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Notionのトリガー設定とHubspotのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：NotionとHubspotをマイアプリ連携

NotionとHubspotをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Hubspotでフォームを送信とNotionでデータベースを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなデータベースを作成しました。
タスクが完了したら、タスク名と完了日をフォームで送信し、画像の赤枠部分を「完了」に更新する想定で設定していきます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。

次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

3.続いてHubspotをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Hubspotを検索します。
表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。

次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

表示された画面で、チェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしてください。

マイアプリにNotionとHubspotが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Hubspotのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※画像では、候補が表示されていませんが、候補の一覧が表示されます。

5.入力が完了したら「テスト」を実行し、成功すれば「保存する」をクリックします。
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※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
※次のステップで設定する際にわかりやすいように、項目名を変更しています。

ステップ4：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

2.詳細設定を行います。
「更新したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※右側には、左側の項目に対応する値を、アウトプット(取得した値)から選択してください。

「更新後のレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目名は、事前に作成したデータベースの項目名が表示されます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionの該当タスクのステータスが「完了」に更新されます。

ステップ5：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Notionを使ったその他の自動化例

フォームやデータベース、表計算ツールの情報を追加したり、ページが作成されたりステータスが更新されたら、チャットツールに自動で通知できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

終わりに

Notionと他のツールを連携して、データの更新作業を自動化することで、日々の業務負担を大きく減らすことができます。
この記事で紹介したように、プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えばNotionのデータ更新を手軽に仕組み化できます。
GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなど、さまざまなアプリとの連携にも対応しているのがポイントです。

まずはYoomに無料登録して、Notionをもっと便利に活用してみましょう。