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Notionのデータを日々手作業で更新していると、どうしても時間がかかってしまいますよね。
入力ミスや更新漏れが起きるリスクもあり、情報管理に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
とはいえ、「他のツールとNotionを連携させるのは難しそう」「専門的な知識が必要では？」と感じることもあるかもしれません。
実際、APIなどを使った連携にはプログラミングスキルが必要な場合もあり、ハードルが高く感じるのは当然です。
そんなときに役立つのが、ノーコードで使えるYoomです。
Yoomを使えば、誰でもかんたんにNotionとさまざまなアプリをつなぎ、データ更新を自動化できます。
本記事では、Notionと他アプリを連携してデータを自動更新する方法を、ユースケース別にわかりやすくご紹介します。
作業の効率化や情報の一元管理を実現したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
YoomにはNotionを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
HubSpotのフォームで得た情報を、手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、関連するNotionのデータベースレコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法で、Notionのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにアプリの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Hubspotなどのアプリのフォームやフォームアプリを起点にして、Notionのデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。
■概要
Googleフォームで得た契約同意情報を、手作業でNotionの顧客管理データベースに転記・更新するのは手間がかかる作業であり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで回答が送信されると、自動でNotion上の顧客ステータスが更新されるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotのフォームで得た情報を、手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、関連するNotionのデータベースレコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートなどのデータを持つアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。複数のアプリでのデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。
■概要
AirtableとNotionを併用してタスクやプロジェクトを管理しているものの、片方の情報を更新した際に、もう片方への反映を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードが更新された際に、Notionのデータベースも自動で更新されるため、二重入力の手間や更新漏れといった課題を解消し、常に最新の情報を両方のツールで維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の共有シートで情報のやり取りを行う部署
・タスク管理として使用して、進行状況を管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・企業情報を書き溜めている営業アシスタント
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人での同時編集が可能なため、業務の進行を効率化するのに適したツールです。
さらにNotionを使用しタスクごとの細かな情報管理を行うことで、業務のより効率化します。
しかし、Google スプレッドシートで情報が更新されたらNotionの情報も手入力で更新しなければならないのは、業務の標準化を妨げます。
チーム全体が創造的な業務に注力できるようになりたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートで情報が更新されたら自動でNotionの情報も更新することで、手作業による手間を省きます。
手入力でかかっていた時間を短縮することで、より重要な業務へ使うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackなどのチャットアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。使い慣れたチャットアプリを起点にして、データの情報更新ができるので便利です。
■概要
Slackの特定のチャンネルに投稿された情報を、都度Notionにコピー＆ペーストで転記する作業は、手間がかかる上に抜け漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容から必要な情報を抽出して自動でNotionのレコードを更新できます。これにより、手作業による情報転記の手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsでのディスカッションやタスク依頼を、都度Notionに手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容をもとにNotionのデータベースが自動で更新されます。手作業による情報連携の手間をなくし、抜け漏れのないタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にNotionのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
HubSpotのフォームで得た情報を、手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、関連するNotionのデータベースレコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
NotionとHubspotをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Hubspotでフォームを送信とNotionでデータベースを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなデータベースを作成しました。
タスクが完了したら、タスク名と完了日をフォームで送信し、画像の赤枠部分を「完了」に更新する想定で設定していきます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
3.続いてHubspotをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Hubspotを検索します。
表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
表示された画面で、チェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしてください。
マイアプリにNotionとHubspotが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
HubSpotのフォームで得た情報を、手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、関連するNotionのデータベースレコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※画像では、候補が表示されていませんが、候補の一覧が表示されます。
5.入力が完了したら「テスト」を実行し、成功すれば「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
※次のステップで設定する際にわかりやすいように、項目名を変更しています。
1.データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
2.詳細設定を行います。
「更新したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※右側には、左側の項目に対応する値を、アウトプット(取得した値)から選択してください。
「更新後のレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目名は、事前に作成したデータベースの項目名が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionの該当タスクのステータスが「完了」に更新されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
フォームやデータベース、表計算ツールの情報を追加したり、ページが作成されたりステータスが更新されたら、チャットツールに自動で通知できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報の一元管理をしたい方
・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した様々な情報をNotionの個別のページとして自動で作成し、管理したい方
・Notionのページを情報集約の場として活用し、チームメンバーと共有したい方
2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方
・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方
・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど
・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗を、更新のたびにDiscordでチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での通知は、漏れや遅延が発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページが特定のステータスに更新された際に、自動でDiscordの指定チャンネルへ通知できます。これにより、リアルタイムでの情報共有を実現し、コミュニケーションロスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、情報共有やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースへ追加できるため、手作業による手間をなくし、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Notionと他のツールを連携して、データの更新作業を自動化することで、日々の業務負担を大きく減らすことができます。
この記事で紹介したように、プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えばNotionのデータ更新を手軽に仕組み化できます。
GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなど、さまざまなアプリとの連携にも対応しているのがポイントです。
まずはYoomに無料登録して、Notionをもっと便利に活用してみましょう。
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