Notionのデータを日々手作業で更新していると、どうしても時間がかかってしまいますよね。
入力ミスや更新漏れが起きるリスクもあり、情報管理に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
とはいえ、「他のツールとNotionを連携させるのは難しそう」「専門的な知識が必要では？」と感じることもあるかもしれません。
実際、APIなどを使った連携にはプログラミングスキルが必要な場合もあり、ハードルが高く感じるのは当然です。
そんなときに役立つのが、ノーコードで使えるYoomです。
Yoomを使えば、誰でもかんたんにNotionとさまざまなアプリをつなぎ、データ更新を自動化できます。
本記事では、Notionと他アプリを連携してデータを自動更新する方法を、ユースケース別にわかりやすくご紹介します。
作業の効率化や情報の一元管理を実現したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
作業時間が短縮されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客管理やリードの獲得を行っている方
・Hubspotからのフォームデータをもとに迅速に後続の作業を進めたい方
・入力されたデータをスピーディに他のツールと連携させることで効率を上げたいと考える方
・Notionを活用して情報の集約やプロジェクト管理を行っている方
・Notionを利用しているが、手動でのデータ更新に時間を取られていると感じている方
■注意事項
・HubspotとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータを自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Notionのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにアプリの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをNotionに自動で送信・転送する
Hubspotなどのアプリのフォームやフォームアプリを起点にして、Notionのデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。
Googleフォームで契約同意が送信されたら、Notionの顧客ステータスを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで契約同意が送信されたら、Notionの顧客ステータスを更新する」フローは、契約プロセスをスムーズに管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約同意の情報を収集している方
・契約プロセスを自動化し、手作業の負担を減らしたい方
・Notionで顧客管理を行っているチームリーダー
・顧客ステータスの更新を自動化することで、情報共有を迅速化させ、チームの生産性向上を目指す方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
作業時間が短縮されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客管理やリードの獲得を行っている方
・Hubspotからのフォームデータをもとに迅速に後続の作業を進めたい方
・入力されたデータをスピーディに他のツールと連携させることで効率を上げたいと考える方
・Notionを活用して情報の集約やプロジェクト管理を行っている方
・Notionを利用しているが、手動でのデータ更新に時間を取られていると感じている方
■注意事項
・HubspotとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスのデータをNotionに自動で送信・転送する
Google スプレッドシートなどのデータを持つアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。複数のアプリでのデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。
Airtableでレコードが更新されたら、Notionも更新する
試してみる
■概要
「Airtableでレコードが更新されたら、Notionも更新する」ワークフローは、情報更新作業を自動化してくれるため、作業効率が向上します。
自動化により、更新漏れなどの人的エラーも軽減できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用してデータ管理やプロジェクト管理を行っている方
・Notionを利用して情報を整理、共有しているが、手動での更新作業に手間を感じている方
・AirtableとNotionの情報をスピーディに連携させて、漏れなく情報を共有したいと考えている方
・効率的に複数ツールを活用して、業務の迅速化を図りたい方
・手動でのデータ更新による誤りを減らし、正確な情報を維持したい方
・チーム全体で迅速に情報共有を行い、スムーズなプロジェクト進行を目指している方
■注意事項
・AirtableとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新するフローです。
チャットツールのデータをNotionに自動で送信・転送する
Slackなどのチャットアプリを起点にして、Notionのデータを更新するフローです。使い慣れたチャットアプリを起点にして、データの情報更新ができるので便利です。
Slackの投稿内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローを利用すると、チャット上の操作のみでNotion上のデータを更新できます。
直接データベースにアクセスする必要がなくなるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使ってデータや情報を管理している方
・Slackを利用してチームメンバーとのコミュニケーションを行っている方
・Slackの投稿内容をスピーディにNotionと連携させたいと考えている方
・情報共有を迅速に行いたいと考えている方
・プロジェクト管理ツールとしてNotionを採用している企業
・手動での情報更新に手間を感じている方
■注意事項
・SlackとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の負担を軽減します。
短縮できた作業時間を他の業務に充てることができるので、生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを使って日常的にコミュニケーションを行っている方
・Notionを導入してタスクや情報の管理を行っている方
・スピーディにチーム内での情報共有を行いたいと考えている方
・手動での更新作業に手間を感じている方
・特定の情報を迅速に記録し、全員に共有する必要のある方
■注意事項
・Microsoft TeamsとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、実際にNotionのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- NotionとHubspotをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Notionのトリガー設定とHubspotのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
作業時間が短縮されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客管理やリードの獲得を行っている方
・Hubspotからのフォームデータをもとに迅速に後続の作業を進めたい方
・入力されたデータをスピーディに他のツールと連携させることで効率を上げたいと考える方
・Notionを活用して情報の集約やプロジェクト管理を行っている方
・Notionを利用しているが、手動でのデータ更新に時間を取られていると感じている方
■注意事項
・HubspotとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：NotionとHubspotをマイアプリ連携
NotionとHubspotをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Hubspotでフォームを送信とNotionでデータベースを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなデータベースを作成しました。
タスクが完了したら、タスク名と完了日をフォームで送信し、画像の赤枠部分を「完了」に更新する想定で設定していきます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
3.続いてHubspotをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Hubspotを検索します。
表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
表示された画面で、チェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしてください。
マイアプリにNotionとHubspotが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
作業時間が短縮されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客管理やリードの獲得を行っている方
・Hubspotからのフォームデータをもとに迅速に後続の作業を進めたい方
・入力されたデータをスピーディに他のツールと連携させることで効率を上げたいと考える方
・Notionを活用して情報の集約やプロジェクト管理を行っている方
・Notionを利用しているが、手動でのデータ更新に時間を取られていると感じている方
■注意事項
・HubspotとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Hubspotのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Hubspotのフォーム内容をもとにNotionのレコードを更新する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※画像では、候補が表示されていませんが、候補の一覧が表示されます。
5.入力が完了したら「テスト」を実行し、成功すれば「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
※次のステップで設定する際にわかりやすいように、項目名を変更しています。
ステップ4：データベースの設定
1.データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
2.詳細設定を行います。
「更新したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※右側には、左側の項目に対応する値を、アウトプット(取得した値)から選択してください。
「更新後のレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目名は、事前に作成したデータベースの項目名が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionの該当タスクのステータスが「完了」に更新されます。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Notionを使ったその他の自動化例
フォームやデータベース、表計算ツールの情報を追加したり、ページが作成されたりステータスが更新されたら、チャットツールに自動で通知できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
試してみる
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
Notionで特定のステータスに更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Notionで特定のステータスに更新されたら、Discordに通知する」ワークフローは、情報共有の迅速化に貢献します。
Notion上の情報更新と同時にDiscordに通知が届くため、重要な情報をすぐに把握できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでNotionを使ってタスク管理をしているが、重要なステータス更新を見逃してしまうことが多い方
・タスクの進捗状況を迅速に把握し、効率的にプロジェクトを進めたいと考えている方
・コミュニケーションツールとしてDiscordを利用している方
・Discordを日常的に使っていて、タスクのステータス更新をすばやく確認したい方
■注意事項
・NotionとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
「Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する」ワークフローは、情報転記作業を自動化できます。
手作業で行う業務が自動化されるため、人的エラーの回避につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速にNotionに反映させたいと考えている方
・リードの情報を手動で入力する手間を省き、スピーディに管理したいと考える方
・Notionを普段から利用しており、一元管理を進めたい方
・リード情報をスピーディにチームメンバーと共有する必要がある方
・情報の抜け漏れを防ぎ、効率的に営業活動を行いたいと考える方
■注意事項
・SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
Notionと他のツールを連携して、データの更新作業を自動化することで、日々の業務負担を大きく減らすことができます。
この記事で紹介したように、プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えばNotionのデータ更新を手軽に仕組み化できます。
GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなど、さまざまなアプリとの連携にも対応しているのがポイントです。
まずはYoomに無料登録して、Notionをもっと便利に活用してみましょう。
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