Googleフォームで契約同意が送信されたら、Notionの顧客ステータスを更新する

■概要

Googleフォームで得た契約同意情報を、手作業でNotionの顧客管理データベースに転記・更新するのは手間がかかる作業であり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで回答が送信されると、自動でNotion上の顧客ステータスが更新されるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionで契約・顧客管理を行っている法務や営業担当者の方
• 手作業によるステータスの更新作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
• 顧客情報の更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制を強化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信をきっかけにNotionのステータスが自動更新されるため、手作業での更新業務にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での対応が不要になることで、ステータスの更新漏れや入力内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに特定の顧客ステータスを更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Notionのレコードを更新するアクションでは、どのレコードを更新するかの条件と、更新後のステータスなどの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。