■概要
Gmailに届く請求書や各種書類などの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3にアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると大きな負担になり、アップロード漏れなどの人的ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする処理を構築でき、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するファイルをAmazon S3で管理しており、手作業でのアップロードに手間を感じている方
- Amazon S3へのファイルアップロードを自動化し、重要なファイルのバックアップ体制を効率的に構築したい方
- ファイル管理業務の自動化を検討しており、具体的なワークフローを探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、Amazon S3へのアップロードミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「レポート」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください
- Amazon S3へのアップロード設定では、保存先となるバケット名やオブジェクトキー（ファイル名）を自由に設定できます
- 完了通知を送るメール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
