ChatGPTを活用したRFP（提案依頼書）の作成術！構成案から要件整理まで検証

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2026-07-16

ChatGPTを活用したRFP（提案依頼書）の作成術！構成案から要件整理まで検証

Yuzuki Amano

💡ChatGPTを活用してRFPを作成するメリット
🤖YoomはRFP作成の関連業務を自動化できます
🛠️ChatGPTでRFPを作成する4つの手順
🧪【実践】ChatGPTでRFP作成を検証
✅ChatGPTでRFPを作成する際の注意点
📌 まとめ
💡Yoomでできること

RFP（提案依頼書）の作成は、プロジェクトの成否を握る重要なプロセスですが、多くの時間と専門的な知識を必要とします。初めて作成を担当するビジネスパーソンにとって、何から手を付ければよいか迷うことも少なくありません。
本記事では、ChatGPTを活用して高品質なRFPを効率的に作成する方法を具体的に解説します。
AIを味方につけることで、網羅性の高い文書を短時間で仕上げることが可能です。
手順や注意点を正しく理解し、スムーズなプロジェクトの立ち上げを実現しましょう！

💡ChatGPTを活用してRFPを作成するメリット

RFP作成では、プロジェクトの目的や必要な要件を整理し、ベンダーへ正確に伝えられる文書にまとめることが重要です。しかし、要件の洗い出しや情報整理、ベンダー視点でのレビューには多くの時間や知識が求められます。

ChatGPTを活用することで、RFP作成における情報整理や文書化、内容確認の工程を効率化できます。

1.網羅性の高い要件定義を支援できる

RFPには、セキュリティ要件や非機能要件など、普段の業務では馴染みの薄い専門的な項目が数多く含まれます。ChatGPTを活用すれば、こうした項目を漏れなく洗い出し、それぞれの意味を整理しながら文書化する作業を効率的に進められます。
また、プロジェクトに応じたRFPの目次案を短時間で作成できるため、検討漏れの防止にも役立ちます。専門用語の言い換えや非技術者向けの説明にも対応できるため、関係者間の認識合わせも円滑になります。さらに、見落としやすい付随要件についても補足を促してくれるため、経験が浅い担当者でも抜け漏れの少ない要件定義書を作成しやすくなります。

2.RFP作成の時間を大幅に短縮できる

白紙の状態からRFPを作成する作業は、精神的にも時間的にも大きな負担です。
ChatGPTを「構成の提案者」や「初稿の執筆者」として活用すれば、これまで数日かかっていた作業を数時間程度まで短縮できる可能性があります。
特に、以下の作業を効率化できるため、RFP作成にかかる工数を大幅に削減できます。

ドラフトの即時生成：箇条書きレベルのメモや断片的なアイデアを入力するだけで、ビジネス文書として整った文章へ展開できます。
情報の集約・整理：社内ヒアリングで集まったさまざまな要望を、一貫性のある論理的な文章へ整理できます。
既存テンプレートのカスタマイズ：一般的なRFPのひな形をベースに、自社の要件を反映した文書へ効率よく仕上げられます。

事務作業に費やす時間を削減することで、ベンダーとの交渉や社内調整など、より重要な判断が求められる業務に時間を充てられるようになります。

3.客観性の高いRFPを作成できる

社内だけでRFPを作成していると、主観的な表現や社内でしか通じない用語が含まれてしまうことがあります。ChatGPTを活用すれば、第三者の視点から文書をチェックし、論理的な矛盾や説明不足な箇所を客観的に指摘してくれるため、文書の分かりやすさと信頼性を高められます。
例えば、次のような観点でRFPをレビューできます。

論理構造のチェック：文書全体を確認し、要件同士の矛盾や因果関係が分かりにくい箇所がないかを整理できます。
ベンダー視点でのレビュー：「この内容だけで正確な見積もりができるか」という視点から評価し、説明不足や曖昧な記述を改善できます。
トーンの統一：複数の担当者が作成した文章でも、表現や文体を統一し、読みやすく一貫性のある文書に仕上げられます。

このように客観的な視点を取り入れることで、ベンダーにとって理解しやすいRFPとなり、より質の高い提案を受けやすくなります。

🤖YoomはRFP作成の関連業務を自動化できます

RFPの作成は、社内の要望をまとめたり、必要な項目を細かく洗い出したりと、非常に手間のかかる作業です。そんな問題もYoomなら解決できます。YoomはAIと様々なアプリを連携させることで、RFPのドラフト作成プロセス自体を自動化し、担当者の負担を劇的に軽減します。

[Yoomとは]

たとえば、Slackで作成依頼を送信したらAIワーカーが社内事例を引用した提案構成案を自動作成するといったことも可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

Slackで作成依頼を送信したらAIワーカーが社内事例を引用した提案構成案を自動作成する

試してみる

■概要
質の高い提案書を作成するためには、過去の事例やナレッジの活用が不可欠ですが、情報を探し出して構成案に落とし込む作業は手間がかかるものです。このワークフローは、Slackで作成依頼を送信するだけで、AI agentが社内の事例を引用した提案書の構成案を自動で作成するため、提案書作成業務の初動をスムーズにします。ai agentを活用した効率的な提案書作成を実現し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
ai agentを活用して、日々の提案書作成業務を効率化したいと考えている営業担当者の方
社内に蓄積されたナレッジや事例を有効活用し、提案の質を向上させたいと考えている方
チーム全体の提案書のクオリティを標準化し、属人化を解消したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
Slackでの依頼を起点に構成案が自動で作成されるため、情報収集や構成検討にかかる時間を短縮し、より重要な業務に時間を充てることができます
AIが社内事例を基に提案構成案を作成するため、担当者による品質のばらつきを抑え、チーム全体の提案クオリティの標準化に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとSlackをYoomと連携します
次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」アクションを設定します
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、社内事例を引用して提案構成案を作成するためのマニュアル（指示）を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」の設定では、提案書の作成依頼を受け付ける任意のチャンネルIDを指定してください
AIワーカーの設定では、利用するAIモデルを任意で選択し、自社の要件に合わせて提案構成案を作成するための指示内容を具体的に設定してください
■注意事項
Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

kintoneのステータスが更新されたら、AIワーカーで提案書ドラフトを自動作成しSlackに通知する

試してみる

■概要
商談が提案フェーズに進んだ際、ヒアリングした内容を整理し、一から提案書の構成を考える作業は多くの時間と労力を要するのではないでしょうか。特に多忙な営業現場では、質の高い提案準備を迅速に開始することが大きな課題となります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、AIワーカーが商談メモを分析して最適な提案構成を自動生成します。Googleドキュメントでのドラフト作成からSlackへの通知までが自動化され、営業担当者はすぐに提案内容のブラッシュアップに注力できる環境が整います。

■このテンプレートをおすすめする方
kintoneで案件管理を行っており、提案書作成の初動をよりスムーズに進めたい営業担当者の方
商談メモからの課題抽出や提案構成案の作成に時間がかかり、効率化を検討しているチームリーダーの方
営業組織全体の提案品質の底上げと、属人化の解消を目指している経営層や営業推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータス更新に伴い、AIワーカーが商談メモを分析して提案書構成を自動作成するため、作成にかかる工数を削減し、質の高い提案準備をスムーズに開始できます。
作成された提案書ドラフトのURLがkintoneに自動保存され、Slackで通知されるため、情報の一貫性が保たれ、チーム内でのスムーズな情報共有が実現します。

■フローボットの流れ
はじめに、kintone、Googleドキュメント、Slack、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーで、kintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
次に、AIワーカーで、顧客の真の課題特定と最適な提案書の構成案を作成するためのマニュアルを作成（指示）をします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、提案フェーズへの移行を検知できるよう、対象とするプロセス管理のステータス名を正確に設定してください。
AIワーカーへの指示（プロンプト）を調整することで、自社の商材特性や特定の提案フォーマットに合わせた、より精度の高い構成案を作成することが可能です。
Googleドキュメントの作成設定では、ファイル名の命名規則を任意で設定し、管理しやすい形式にカスタマイズすることも可能です。

■注意事項
kintone、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

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🛠️ChatGPTでRFPを作成する4つの手順

ChatGPTを使用して高品質なRFPを作成するには、適切なステップを踏むことが重要です

手順1：構成案（目次）を作成する

最初に行うべきは、RFP全体の骨組みとなる構成案（目次）の作成です。
ChatGPTには、以下のような基本情報を伝えた上で、RFPに盛り込むべき項目を提案してもらいます。

プロジェクトの種類
導入目的
自社の業種・事業内容
プロジェクト固有の要件や制約条件

その際は、一般的なRFPの標準項目だけでなく、自社固有の事情も考慮するよう指示することがポイントです。AIが作成した目次案を確認し、不要な項目を削除したり、不足している内容を追加したりしながら整理します。
最初に全体の構成を固めておくことで、その後の執筆で内容がぶれにくくなり、一貫性のあるRFPを作成できます。

手順2：要件を具体化する

構成案が固まったら、各見出しの内容を一つずつ具体化していきます。

特に業務要件や機能要件などの重要な項目では、ChatGPTに

「この機能を実現するために必要な仕様を5つ挙げてください」

といった具体的な指示を出すことで、要件を深掘りできます。
生成された内容は、そのまま採用するのではなく、現場の業務と照らし合わせながら実現可能性を確認し、自社に合った表現へ調整しましょう。一度に全体を作成するのではなく、項目ごとにAIと対話を重ねることで、より具体的で精度の高い要件定義につながります。また、複数の案を出力させることで、自社だけでは思いつかなかった視点や解決策を得られる点も大きなメリットです。

手順3：整合性と抜け漏れを確認する

各項目の執筆が完了したら、ChatGPTを活用して文書全体の整合性や抜け漏れを確認します。
例えば、

「予算と納期のスケジュールに矛盾はないか」
「セキュリティ要件が業務要件と整合しているか」

といった観点でレビューを依頼すると効果的です。
さらに、「このRFPを受け取ったベンダーが不明瞭と感じる箇所はないか」と問いかけることで、第三者視点から客観的なフィードバックも得られます。AIに論理の飛躍や重複表現、説明不足をチェックしてもらうことで、文書の完成度を高められます。こうした最終確認を丁寧に行うことが、ベンダーとの認識齟齬や手戻りを防ぐポイントです。

手順4：文書を整形・校正する

最後に、生成した各パートを統合し、一つの完成されたRFPとして整形・校正します。
ChatGPTには、以下のような観点で見直しを依頼すると効果的です。

文体（です・ます調など）の統一
専門用語や表記揺れの修正
よりフォーマルで分かりやすい表現への言い換え

その後は、人間が最終確認を行います。特に以下の点は必ずチェックしましょう。

機密情報が含まれていないか
自社の方針や文化に反する記述がないか
内容に誤りや認識のズレがないか

AIは文書作成を効率化する強力なツールですが、最終的な責任は作成者にあります。
一言一句を確認したうえで、図表やスケジュール表などの資料も加え、ベンダーへ提出できる状態に仕上げましょう。

🧪【実践】ChatGPTでRFP作成を検証

ここでは、ChatGPTを使い、実際の業務を想定したRFP作成のプロセスを検証しました。
最小限の指示から、どれほど実用的なアウトプットが得られるのかを3つの検証で確認します。

検証1：RFPの構成案を作成

断片的な情報から網羅的なRFPの目次案を作成できるかの確認です。
「社内ポータルサイトの刷新」をテーマに、従業員規模と現状の不満点を伝えて構成を依頼しました。

【検証プロンプト】

従業員500名の製造業です。
社内ポータルサイトを刷新するためのRFPの構成案を作成してください。
現状は『情報の検索性が低い』『モバイル対応していない』という課題があります。
専門的な項目も含めて網羅的にリストアップしてください。

検証結果

結果として、概要からプロジェクトの目的・目標、セキュリティ要件まで、RFPで一般的に必要となる観点を網羅した15項目の構成案が出力されました。章立ても論理的で、読み手であるベンダーが理解しやすい構成になっています。

また、自分では見落としがちな「導入・教育・運用支援」といった項目も含まれており、検討の土台として非常に有用な結果が得られました。
最小限の指示でも、叩き台としてそのまま活用できるレベルの具体性で構成案が作成されており、これを基に内容をブラッシュアップしていけば、経験が浅い担当者でも抜け漏れの少ない要件定義書を作成できると感じました。

検証2：機能要件を具体化

抽象的な要望をベンダーが実装可能なレベルの具体的な機能要件に分解できるかの確認です。

【検証プロンプト】

構成案にある『情報検索性の向上』について、具体的な機能要件を5つ作成してください。
ベンダーが見積もりしやすいよう、具体的な仕様（全文検索の対象範囲、タグ機能の有無など）を含めて記述してください。

検証結果

抽象的な要件が、検索対象、フィルタ条件、権限制御などの観点に分解され、実装可能な仕様レベルまで具体化されました。
全文検索の対象範囲や日本語の表記ゆれへの対応が明記されているほか、タグ・カテゴリ、絞り込み・並び替え、サジェスト、検索ログ分析など、検索機能に必要な要素が幅広く網羅されています。

一方で、検索レスポンス時間や同時アクセス数といった性能要件、権限に応じた検索結果の表示制御など、非機能要件やセキュリティ要件までは含まれていませんでした。これらを別途補足すれば、より完成度の高い要件になります。AIが作成したドラフトをそのまま採用するのではなく、人の目で不足点を補いながらブラッシュアップすることは欠かせません。
ですが、結果としてたたき台としては十分に実用的であり、要件整理の出発点として高い品質の出力でした。

検証3：非機能要件をチェック

見落としがちな運用・保守要件の網羅性と、設定した条件に矛盾がないかをAIに診断させることの有用性の確認です。

【検証プロンプト】

以下の非機能要件案に対して、不足している観点や、論理的な矛盾、または運用上のリスクがあれば指摘してください。
[要件案：SLAは99.9%以上、バックアップは週1回、保守対応は平日9時から17時のみ]

検証結果

提示した3つの非機能要件に対し、「どこが不足しているのか」「どのようなリスクがあるのか」をプロ視点で的確に指摘してくれました。特に、SLAと保守時間の矛盾、バックアップ頻度によるデータ損失リスク、SLAの対象範囲や測定方法の曖昧さなど、実務で見落としやすいポイントまで踏み込めている点は評価できます。
また、性能・セキュリティ・監視・ログなど不足している非機能要件も網羅的に洗い出されており、RFP作成時のチェックリストとしても有用です。内容も表形式で整理されているため、レビューや社内共有がしやすい構成になっています。

さらに、「優先して見直すべき点」を自発的に整理してくれた点も印象的でした。
課題を指摘するだけでなく、どこから見直すべきかまで示されているため、実務でそのまま活用しやすいアウトプットになっています。

✅ChatGPTでRFPを作成する際の注意点

ChatGPTは非常に便利なツールですが、RFPという公式なビジネス文書を作成する際には無視できない注意点も存在します。ここでは、安全かつ効果的にAIを活用するために、特に気をつけるべき3つのポイントについて詳しく説明します。

①ハルシネーションへの注意

ChatGPTは、時として事実に基づかない情報を「もっともらしく」生成するハルシネーション（幻覚）を起こすことがあります。例えば、存在しないIT規格や不可能な技術仕様を、あたかも標準的な要件であるかのように提示することがあります。
これをそのままRFPに載せてしまうと、ベンダーからの信頼を失うだけでなく、実現不可能なプロジェクトをスタートさせてしまう危険があります。
AIが生成した内容は、必ず以下を確認しましょう。

専門用語や技術仕様が正しいか
数値や規格名に誤りがないか
公式ドキュメントや信頼できる情報源で裏付けが取れるか

AIはあくまで下書きを作成するアシスタントであり、内容の正誤を最終的に判断するのは人間であるという認識を常に持ち、徹底した内容の検証を行う姿勢が不可欠です。

②機密情報・個人情報の保護

ChatGPTなどの生成AIでは、利用プランや設定によってデータの取り扱いが異なります。
個人向けChatGPTでは、設定次第で会話内容がモデル改善に利用される場合があるため、RFP作成の過程で自社の独自ノウハウや未公開の事業戦略、顧客の個人情報などをそのまま入力することは避けるのが安全です。
一方で、ChatGPT BusinessやEnterpriseなどでは、公式にデフォルトで学習利用の対象外とされています。情報の取り扱いを誤ると、法的責任やブランド毀損につながるおそれがあるため、利用時には細心の注意を払う必要があります。

▼参考：ChatGPTの料金プラン

【個人向け】

【企業向け】

③自社に合わせて調整する

AIが生成するRFPのドラフトは、あくまで一般的な「標準」に基づいたものです。
そのまま利用すると、

自社の組織文化に合わない
既存システムとの整合性が取れていない
実際の業務フローに適していない
将来的な運用方針に合致していない

といった、ズレが生じる可能性があります。

標準的な要件だけでは、自社にとって使いやすいシステムを実現できず、手作業が残ったり業務が煩雑になったりすることがあります。AIが作成した文章をそのままコピー＆ペーストするのではなく、自社の担当者が内容を一つひとつ確認し、自社の実情に合わせて調整することで、初めて実用的なRFPになります。

📌 まとめ

ChatGPTを活用したRFP作成は、業務の効率化と品質向上の両立を可能にする画期的な手法です。AIに構成のドラフト作成や詳細な要件の深掘り、そして論理的なチェックを分担させることで、担当者は本来注力すべき戦略的な意思決定や社内調整に貴重な時間を使えるようになります。
ただし、AI特有のハルシネーションやセキュリティへの配慮を欠かさず、最終的には必ず人間の経験と知見で内容を精査することが、プロジェクトを成功に導くRFPを完成させるための唯一の道です。AIを頼れるパートナーとして賢く使いこなし、質の高い提案をベンダーから引き出しましょう！

💡Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。