Google Driveに書類が格納されたら、AIワーカーで自律的な文書管理を行い適切なフォルダに移動する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに日々保存される契約書や請求書などの書類整理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのフォルダ分けは、人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、AIによる自律的な文書管理が実現可能です。Google Driveに新しいファイルが格納されると、AIが内容を自動で解析し、適切なフォルダへ移動させるため、ファイル管理業務を効率化し、整理の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存された大量の書類の整理や管理に課題を感じている方
- AIを活用した文書管理の仕組みをノーコードで構築したいと考えている方
- 手作業によるファイルの格納ミスなどを防止し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されるとAIが自動で整理を行うため、これまで手作業で行っていたファイル振り分けの時間を短縮できます。
- AI agentによる一貫したルールでの文書管理が実現するため、格納場所の間違いといった人的ミスを防ぎ、業務の属人化を削減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、ダウンロードしたファイルの内容を解析して適切なフォルダへ移動するためのマニュアル(指示)を作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、書類の格納を検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- AIワーカーに与える指示内容は、実際の管理ルールに合わせて自由にカスタマイズ可能です。また、連携するGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのアカウントもご自身の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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