・
「Microsoft Teamsで共有されたあのファイル、Boxのどこに保存したかな…」
「毎回Microsoft TeamsのチャットやチャネルからBoxへ手動でファイルをアップロードするのが手間…」
このように、Microsoft TeamsとBox間でのファイルのやり取りや整理に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にBoxの指定フォルダに格納されたり、特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルだけを整理したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで共有されたファイルをBoxに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとBox間で発生する様々なファイル連携や情報整理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャネルやチャットで送信されたファイルを、指定したBoxフォルダへ自動的に格納する</span>基本的な連携フローなので、手作業でのファイル移動やアップロードの手間をなくし、迅速かつ確実なファイル共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのメッセージ投稿内容をAIが解析し、プロジェクト名や顧客名といった特定の情報を抽出した上で、その情報に基づいてBox内に自動で適切なフォルダを作成しファイルを整理する</span>フローです。
手作業によるフォルダ作成や分類の手間を大幅に削減し、体系的で検索しやすいファイル管理体制を構築します！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで送信されたファイルの中から、ファイル名、送信者、あるいは特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを選別してBoxに自動格納する</span>ことで、関連性の高いファイルのみを効率的に整理・管理し、後から必要な情報を見つけやすくします！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿された際に、そのファイルをBoxの指定フォルダへ自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft SharePointの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Microsoft Teamsのどのチャネルへメッセージが投稿されたらトリガーとするか設定します。
まだ、対象となるMicrosoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなチームとチャネルを準備しました。
また、この後のテスト操作のため、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。今回は、下図のように資料を添付したメッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどMicrosoft Teamsに投稿した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
1.先ほどのMicrosoft Teamsで投稿したメッセージに、ファイルが添付されているかどうかで分岐する条件を設定しましょう。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.詳細な分岐の条件を設定していきましょう!
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.Microsoft Teamsのメッセージに添付したファイルはMicrosoft SharePointに保存されます。ここでは、Microsoft SharePointに保存されているファイルをダウンロードするための設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定の画面に遷移しますが、各項目を入力する前にMicrosoft SharePointに保存されている添付ファイルを確認しましょう。
下図のように、Microsoft Teamsのメッセージに添付したファイルが保存されていることが確認できました!
Microsoft SharePointに保存されているファイルが確認できたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、ダウンロードしたファイルがMicrosoft Teamsのメッセージに添付したものか確認してください。
指定したファイルが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.ここでは、ダウンロードしたファイルをBoxにアップロードする設定を行いましょう。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをアップロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.Boxにファイルをアップロードするため、具体的な設定を行っていきます。
アップロードしたいBoxのフォルダをまだ作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなテスト用フォルダにアップロードしたいと思います。
Boxのフォルダ準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルがアップロードされているはずなので確認してみましょう。
下図のように、指定したファイル名でファイルが保存されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Microsoft TeamsとBoxを使った自動化は、今回ご紹介した自動でファイルを格納する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Microsoft Teamsでのメッセージ投稿や特定条件に基づき、OneDriveにフォルダ作成、Outlookでメール送信、Slack通知、Asanaでタスク作成などを自動化できます。
DocuSign証明書格納、Salesforceレコードの内容に基づき、フォルダ作成、月初にBoxでフォルダ作成などを自動化できます。
Microsoft TeamsとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのアップロードやフォルダ整理、関連情報の検索といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる格納ミスや情報共有の遅延リスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑なファイル管理業務から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.webp)
.webp)