Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
試してみる
「Microsoft Teamsで共有されたあのファイル、Boxのどこに保存したかな…」
もし、Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にBoxの指定フォルダに格納されたり、特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルだけを整理したりできる仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsで共有されたファイルをBoxに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
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Microsoft TeamsとBoxを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとBox間で発生する様々なファイル連携や情報整理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
Microsoft TeamsのファイルをBoxに自動で格納する
Microsoft Teamsのチャネルやチャットで送信されたファイルを、指定したBoxフォルダへ自動的に格納する 基本的な連携フローなので、手作業でのファイル移動やアップロードの手間をなくし、迅速かつ確実なファイル共有を実現できます！
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
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Microsoft Teamsの投稿からAIでデータを抽出しBoxでフォルダを自動作成する
Microsoft Teamsのメッセージ投稿内容をAIが解析し、プロジェクト名や顧客名といった特定の情報を抽出した上で、その情報に基づいてBox内に自動で適切なフォルダを作成しファイルを整理する フローです。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してBoxでフォルダを作成する
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Microsoft Teamsで条件に合う特定のファイルをBoxに自動で格納する
Microsoft Teamsで送信されたファイルの中から、ファイル名、送信者、あるいは特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを選別してBoxに自動格納する ことで、関連性の高いファイルのみを効率的に整理・管理し、後から必要な情報を見つけやすくします！
Microsoft Teamsで送信された特定のファイルをBoxに自動で格納する
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Microsoft TeamsとBoxを連携しファイルの整理・格納を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿された際に、そのファイルをBoxの指定フォルダへ自動で格納する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft Teams、Box、Microsoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定とBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
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ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する 検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
Boxの連携
1.検索する 検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft SharePointの連携
1.検索する 検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
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1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
2.連携アカウントとアクションを設定します。
3.ここでは、Microsoft Teamsのどのチャネルへメッセージが投稿されたらトリガーとするか設定します。
また、この後のテスト操作のため、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。今回は、下図のように資料を添付したメッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。こちら
チームID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されます。先ほど作成したMicrosoft Teamsのチームを選択してください。
チャネルID：チームID同様、候補からMicrosoft Teamsのチャネルを選択してください。 入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
ステップ4：分岐条件の設定
1.先ほどのMicrosoft Teamsで投稿したメッセージに、ファイルが添付されているかどうかで分岐する条件を設定しましょう。
2.詳細な分岐の条件を設定していきましょう!
タイトル：任意で変更可能です。
オペレーション
取得した値
「分岐する」の設定方法
分岐条件：今回は、ファイルの添付有無で分岐したいため、下図のように設定しました。分岐条件を追加することも可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクション設定
1.Microsoft Teamsのメッセージに添付したファイルはMicrosoft SharePointに保存されます。ここでは、Microsoft SharePointに保存されているファイルをダウンロードするための設定をします。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
3.API接続設定の画面に遷移しますが、各項目を入力する前にMicrosoft SharePointに保存されている添付ファイルを確認しましょう。
Microsoft SharePointに保存されているファイルが確認できたら、Yoom画面に戻りましょう。
サイトID：入力欄をクリックすると、下図のような候補が表示されます。添付ファイルが保存されていた、Microsoft SharePointのサイトIDを選択してください。
ドライブID：サイトIDと同じように、添付ファイルが保存されていたMicrosoft SharePointのドライブIDを選択してください。
アイテムID：入力欄をクリックすると、下図のようなアウトプットが表示されるのでMicrosoft TeamsのファイルIDを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
ステップ6：Boxのアクション設定
1.ここでは、ダウンロードしたファイルをBoxにアップロードする設定を行いましょう。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
3.Boxにファイルをアップロードするため、具体的な設定を行っていきます。
Boxのフォルダ準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
ファイル名：入力欄したの注釈を参考に、お好きなファイル名を入力してください。
格納先フォルダのコンテンツID：先ほど作成したフォルダを選択しましょう。コンテンツIDの確認方法については、入力欄下の注釈を参考にしてくださいね。
ファイルの添付方法、ファイル：前のステップでダウンロードしたファイルがデフォルトで入力されているので、変更せずそのままで大丈夫です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
Microsoft TeamsとBoxに関するその他の自動化事例
Microsoft TeamsとBoxを使った自動化は、今回ご紹介した自動でファイルを格納する以外にも様々な業務に応用できます。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Microsoft Teamsでのメッセージ投稿や特定条件に基づき、OneDriveにフォルダ作成、Outlookでメール送信、Slack通知、Asanaでタスク作成などを自動化できます。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
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Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
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毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
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Boxを使った便利な自動化例
DocuSign証明書格納、Salesforceレコードの内容に基づき、フォルダ作成、月初にBoxでフォルダ作成などを自動化できます。
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
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Mailchimpで購読者が追加されたらBoxにフォルダを作成する
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Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
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まとめ
Microsoft TeamsとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードやフォルダ整理、関連情報の検索といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる格納ミスや情報共有の遅延リスクも低減できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
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