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【ノーコードで実現】Microsoft TeamsとBoxを連携しファイルの整理・格納を自動化する方法
■概要Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
「Microsoft Teamsで共有されたあのファイル、Boxのどこに保存したかな…」
「毎回Microsoft TeamsのチャットやチャネルからBoxへ手動でファイルをアップロードするのが手間…」
このように、Microsoft TeamsとBox間でのファイルのやり取りや整理に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にBoxの指定フォルダに格納されたり、特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルだけを整理したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsで共有されたファイルをBoxに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Microsoft TeamsとBoxを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとBox間で発生する様々なファイル連携や情報整理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、ファイル管理の効率化や情報共有の迅速化を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft TeamsのファイルをBoxに自動で格納する
Microsoft Teamsのチャネルやチャットで送信されたファイルを、指定したBoxフォルダへ自動的に格納する基本的な連携フローなので、手作業でのファイル移動やアップロードの手間をなくし、迅速かつ確実なファイル共有を実現できます！
■概要Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Microsoft Teamsの投稿からAIでデータを抽出しBoxでフォルダを自動作成する
Microsoft Teamsのメッセージ投稿内容をAIが解析し、プロジェクト名や顧客名といった特定の情報を抽出した上で、その情報に基づいてBox内に自動で適切なフォルダを作成しファイルを整理するフローです。
手作業によるフォルダ作成や分類の手間を大幅に削減し、体系的で検索しやすいファイル管理体制を構築します！
■概要
Microsoft Teamsでの活発なコミュニケーション後、そこから重要な情報を探し出し、Boxへ手作業でフォルダを作成して整理することに時間を要していませんか。また、手作業による情報の見落としや転記ミスも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに投稿されたMicrosoft Teamsのメッセージ内容を基に、AIが関連データを抽出し、Boxに適切なフォルダを自動で作成するため、これらの情報整理に関する手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報をBoxで整理しており、手作業による管理に非効率を感じている方
- AIを活用して情報抽出やフォルダ作成を自動化し、業務の精度を高めたいと考えている方
- 定型的な情報整理業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに入力されたMicrosoft Teamsの情報を基に、AIによるデータ抽出からBoxでのフォルダ作成までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 自動処理により、情報の転記ミスやフォルダ作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能の「フォームトリガー」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容などを受け付けるフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションで、分岐機能の「分岐する」を設定し、フォームから送信された情報に基づいて処理を分岐させます。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームで受け取ったテキストデータから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションで、Boxの「フォルダを作成」を設定し、抽出した情報に基づいてBox内にフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能において、フォームから送信されるどの情報に基づいて処理を分岐させるか、その条件を任意で設定してください。
- AI機能でテキストを生成する際には、抽出したい情報（例：プロジェクト名、顧客名、期限など）や、対象となるテキストデータを任意でカスタマイズしてください。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名や、どの親フォルダの配下に作成するかのコンテンツIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft Teamsでの活発なコミュニケーション後、そこから重要な情報を探し出し、Boxへ手作業でフォルダを作成して整理することに時間を要していませんか。また、手作業による情報の見落としや転記ミスも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに投稿されたMicrosoft Teamsのメッセージ内容を基に、AIが関連データを抽出し、Boxに適切なフォルダを自動で作成するため、これらの情報整理に関する手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報をBoxで整理しており、手作業による管理に非効率を感じている方
- AIを活用して情報抽出やフォルダ作成を自動化し、業務の精度を高めたいと考えている方
- 定型的な情報整理業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに入力されたMicrosoft Teamsの情報を基に、AIによるデータ抽出からBoxでのフォルダ作成までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 自動処理により、情報の転記ミスやフォルダ作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能の「フォームトリガー」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容などを受け付けるフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションで、分岐機能の「分岐する」を設定し、フォームから送信された情報に基づいて処理を分岐させます。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームで受け取ったテキストデータから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションで、Boxの「フォルダを作成」を設定し、抽出した情報に基づいてBox内にフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能において、フォームから送信されるどの情報に基づいて処理を分岐させるか、その条件を任意で設定してください。
- AI機能でテキストを生成する際には、抽出したい情報（例：プロジェクト名、顧客名、期限など）や、対象となるテキストデータを任意でカスタマイズしてください。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名や、どの親フォルダの配下に作成するかのコンテンツIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsで条件に合う特定のファイルをBoxに自動で格納する
Microsoft Teamsで送信されたファイルの中から、ファイル名、送信者、あるいは特定のキーワードを含むメッセージに添付されたファイルなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを選別してBoxに自動格納することで、関連性の高いファイルのみを効率的に整理・管理し、後から必要な情報を見つけやすくします！
■概要
「Microsoft Teamsで送信された特定のファイルをBoxに自動で格納する」ワークフローは、チーム内でのファイル共有を効率化し、手動での管理作業を削減する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでやり取りされるファイルをBoxに自動保存することで、必要なファイルを一元管理でき、検索や共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを日常的に活用しており、ファイル管理に時間を取られているビジネスユーザーの方
- 複数のチームメンバーとファイルを共有する際に、手動での保存作業を自動化したいと考えている管理者の方
- ファイルの一元管理を実現し、情報の整理整頓を図りたいと考えているIT担当者の方
- TeamsとBoxの連携を強化し、業務プロセスの効率化を目指している経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル管理の効率化：Teamsで送信されたファイルが自動でBoxに保存されるため、手動での整理が不要になります。
- 情報の一元化：Boxに格納されたファイルは一箇所に集約され、必要な情報を迅速にアクセスできます。
- 作業時間の削減：自動化により、ファイル保存にかかる時間を他の重要な業務に充てることができます。
■概要
「Microsoft Teamsで送信された特定のファイルをBoxに自動で格納する」ワークフローは、チーム内でのファイル共有を効率化し、手動での管理作業を削減する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでやり取りされるファイルをBoxに自動保存することで、必要なファイルを一元管理でき、検索や共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを日常的に活用しており、ファイル管理に時間を取られているビジネスユーザーの方
- 複数のチームメンバーとファイルを共有する際に、手動での保存作業を自動化したいと考えている管理者の方
- ファイルの一元管理を実現し、情報の整理整頓を図りたいと考えているIT担当者の方
- TeamsとBoxの連携を強化し、業務プロセスの効率化を目指している経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル管理の効率化：Teamsで送信されたファイルが自動でBoxに保存されるため、手動での整理が不要になります。
- 情報の一元化：Boxに格納されたファイルは一箇所に集約され、必要な情報を迅速にアクセスできます。
- 作業時間の削減：自動化により、ファイル保存にかかる時間を他の重要な業務に充てることができます。
Microsoft TeamsとBoxを連携しファイルの整理・格納を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルにファイルが投稿された際に、そのファイルをBoxの指定フォルダへ自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft Teams、Box、Microsoft SharePointのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft SharePointの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますのでパスワードを入力し「サインイン」してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットの流れに埋もれてしまい、後から探し出すのに苦労することはないでしょうか。 また、手動でファイルをBoxに移動・保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でBoxの指定フォルダに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理を自動化したいと考えている方
- チャットで共有されたファイルの保存漏れや、手作業での格納に課題を感じている方
- 散在しがちなファイルをBoxに集約し、情報資産の管理を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でBoxに格納されるため、手動でファイルを保存する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ファイルは自動で指定のフォルダに集約されるため、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の一元化を実現します。
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定できます。
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Microsoft Teamsのどのチャネルへメッセージが投稿されたらトリガーとするか設定します。
まだ、対象となるMicrosoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなチームとチャネルを準備しました。
また、この後のテスト操作のため、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。今回は、下図のように資料を添付したメッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。 - チームID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されます。先ほど作成したMicrosoft Teamsのチームを選択してください。
- チャネルID：チームID同様、候補からMicrosoft Teamsのチャネルを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどMicrosoft Teamsに投稿した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
ステップ4：分岐条件の設定
1.先ほどのMicrosoft Teamsで投稿したメッセージに、ファイルが添付されているかどうかで分岐する条件を設定しましょう。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.詳細な分岐の条件を設定していきましょう!
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- タイトル：任意で変更可能です。
- オペレーション
- 取得した値
Microsoft Teamsで添付したファイルが対象になるよう、デフォルトで入力されているので変更せずそのままでOKです。
- 分岐条件：今回は、ファイルの添付有無で分岐したいため、下図のように設定しました。分岐条件を追加することも可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクション設定
1.Microsoft Teamsのメッセージに添付したファイルはMicrosoft SharePointに保存されます。ここでは、Microsoft SharePointに保存されているファイルをダウンロードするための設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定の画面に遷移しますが、各項目を入力する前にMicrosoft SharePointに保存されている添付ファイルを確認しましょう。
下図のように、Microsoft Teamsのメッセージに添付したファイルが保存されていることが確認できました!
Microsoft SharePointに保存されているファイルが確認できたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
- サイトID：入力欄をクリックすると、下図のような候補が表示されます。添付ファイルが保存されていた、Microsoft SharePointのサイトIDを選択してください。
- ドライブID：サイトIDと同じように、添付ファイルが保存されていたMicrosoft SharePointのドライブIDを選択してください。
- アイテムID：入力欄をクリックすると、下図のようなアウトプットが表示されるのでMicrosoft TeamsのファイルIDを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、ダウンロードしたファイルがMicrosoft Teamsのメッセージに添付したものか確認してください。
指定したファイルが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Boxのアクション設定
1.ここでは、ダウンロードしたファイルをBoxにアップロードする設定を行いましょう。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをアップロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.Boxにファイルをアップロードするため、具体的な設定を行っていきます。
アップロードしたいBoxのフォルダをまだ作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなテスト用フォルダにアップロードしたいと思います。
Boxのフォルダ準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- ファイル名：入力欄したの注釈を参考に、お好きなファイル名を入力してください。
- 格納先フォルダのコンテンツID：先ほど作成したフォルダを選択しましょう。コンテンツIDの確認方法については、入力欄下の注釈を参考にしてくださいね。
- ファイルの添付方法、ファイル：前のステップでダウンロードしたファイルがデフォルトで入力されているので、変更せずそのままで大丈夫です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルがアップロードされているはずなので確認してみましょう。
下図のように、指定したファイル名でファイルが保存されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Microsoft TeamsとBoxに関するその他の自動化事例
Microsoft TeamsとBoxを使った自動化は、今回ご紹介した自動でファイルを格納する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Microsoft Teamsでのメッセージ投稿や特定条件に基づき、OneDriveにフォルダ作成、Outlookでメール送信、Slack通知、Asanaでタスク作成などを自動化できます。
■概要毎月の月末には、締め作業や報告書の提出など、忘れられない定型業務が多く発生するのではないでしょうか？これらのリマインドを手作業で行っていると、抜け漏れが発生したり、他の業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月自動で月末を判定し、指定した時間にMicrosoft Teamsへ通知を送ることができるため、重要なタスクの実行忘れを防ぎ、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
■注意事項- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で、特定のメッセージをもとにAsanaへタスクを手動で登録する作業は、手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要な情報が流れてしまうと、業務の遅延にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定条件のメッセージ投稿をトリガーに、Asanaへ自動でタスクを作成できるため、管理業務プロセスの改善にも役立つでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsのチャネルでタスク依頼を受け、Asanaで管理している方
- 手作業でのタスク転記による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
- チーム内の情報共有とタスク管理の連携をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージからAsanaへのタスク作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとAsanaをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、特定の条件（キーワードを含むなど）に合致するメッセージのみ処理を進めるようにします。
- 続けて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにAsanaにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件（メッセージに特定のキーワードが含まれる、特定のユーザーからの投稿など）で後続の処理を実行するかを任意に設定・追加できます。
- 「テキストからデータを抽出する」では、メッセージ本文のどの部分をタスク名や詳細として抽出するか、抽出パターンを任意で設定できます。
- Asanaで「タスクを追加する」では、タスクの担当者やプロジェクト、期日などを前段で取得した値や固定値を用いて任意に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で、特定のメッセージをもとにAsanaへタスクを手動で登録する作業は、手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要な情報が流れてしまうと、業務の遅延にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定条件のメッセージ投稿をトリガーに、Asanaへ自動でタスクを作成できるため、管理業務プロセスの改善にも役立つでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsのチャネルでタスク依頼を受け、Asanaで管理している方
- 手作業でのタスク転記による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
- チーム内の情報共有とタスク管理の連携をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージからAsanaへのタスク作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとAsanaをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、特定の条件（キーワードを含むなど）に合致するメッセージのみ処理を進めるようにします。
- 続けて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにAsanaにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件（メッセージに特定のキーワードが含まれる、特定のユーザーからの投稿など）で後続の処理を実行するかを任意に設定・追加できます。
- 「テキストからデータを抽出する」では、メッセージ本文のどの部分をタスク名や詳細として抽出するか、抽出パターンを任意で設定できます。
- Asanaで「タスクを追加する」では、タスクの担当者やプロジェクト、期日などを前段で取得した値や固定値を用いて任意に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを使った便利な自動化例
DocuSign証明書格納、Salesforceレコードの内容に基づき、フォルダ作成、月初にBoxでフォルダ作成などを自動化できます。
■概要DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、顧客管理のために手動でBoxにフォルダを作成する作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Mailchimpへの購読者追加をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MailchimpとBoxを連携させて、手作業による顧客管理を効率化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのフォルダ作成における、入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 顧客管理フローを標準化し、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに購読者が追加されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、MailchimpとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名で作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名を任意の値や、Mailchimpのトリガーから取得したメールアドレスなどの情報を用いて動的に設定できます。
■注意事項
- MailchimpとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、顧客管理のために手動でBoxにフォルダを作成する作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Mailchimpへの購読者追加をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MailchimpとBoxを連携させて、手作業による顧客管理を効率化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのフォルダ作成における、入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 顧客管理フローを標準化し、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに購読者が追加されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、MailchimpとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名で作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名を任意の値や、Mailchimpのトリガーから取得したメールアドレスなどの情報を用いて動的に設定できます。
■注意事項
- MailchimpとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Microsoft TeamsとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードやフォルダ整理、関連情報の検索といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる格納ミスや情報共有の遅延リスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑なファイル管理業務から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
