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人事異動や組織変更のたびに発生するLINE WORKSのユーザー情報更新作業、一つひとつ手作業で対応することに手間を感じていませんか？
特に、従業員数が多い企業では、部署名や役職の変更、新規アカウントの追加などを手動で行うと、膨大な時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。
もし、従業員情報を管理しているGoogle スプレッドシートなどのリストから、LINE WORKSのユーザー情報を一括で自動的に更新できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な情報システム管理や企画業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSのユーザー情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報をもとにLINE WORKSのユーザー情報を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、LINE WORKSのユーザー情報を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとLINE WORKSをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートの情報を利用してユーザー情報を更新します。
そのため、実際にテストを行うにはGoogle スプレッドシートにユーザー情報を入力しておく必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
メールアドレスにはLINE WORKSに登録する際に作成したメールアドレスを、個人メールアドレスには個人で使用しているメールアドレスを設定しています。
※すでにLINE WORKSに登録している情報や更新したくない情報がある場合は、Google スプレッドシートに記載するようにしてください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、月曜日から金曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意したものを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用しているタブ名を選択してください。
テーブル範囲を設定します。
項目名も含めてデータを入力している範囲を設定してください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
左側の項目にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
今回は以下のように、メールアドレスが設定されているレコードを取得できるように設定しました。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すでは、先ほどのアクションで取得した複数のデータを個別に利用できるように処理します。
メールアドレスや役職などが事前に登録されていますが、使用したい項目名がない場合は追加できます。
+取得した値を追加をクリックしてください。
※使用したい値を1項目ずつ追加します。
オペレーションを設定します。
プルダウンメニューから使用したい値を設定したアクションを選択してください。
今回は先ほど設定した複数のレコードを取得する（最大300件）を選択しました。
次に、取得した値を設定します。
プルダウンメニューから使用したい値を選択してください。
使用したい値を全て設定できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：LINE WORKSのユーザーを更新する設定
ユーザーを更新をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインIDを設定します。
ドメインIDは以下の場所からリンク先から確認できます。
右上に表示されるアカウントからログインしてください。
コピーできたら入力してください。
メールアドレスにはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定可能です。
※このアクションで取得した値を設定する際は、同じ処理を繰り返すの項目内にある〇〇のループ変数となっているものを設定してください。
姓、名を設定します。
こちらもデフォルトで取得した値が設定されていますが、以下のように項目名の後ろに実際の値が表示されていない場合は正しく設定できていません。
先ほどと同様に、入力欄をクリックして取得した値を設定してください。
個人メールアドレスの項目は必須項目となっています。
取得した値を設定しましょう。
その他の項目も同様に、取得した値から設定を行ってください。
今回は使用しないため設定していない項目もありますが、使用したい方は注釈を確認して設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新される全てのユーザーに適用されますのでご注意ください。
ここまで全て設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にユーザー情報が更新されます。
また、すでに登録している情報がある場合、設定している項目を空白にすると空白の状態で更新されます。
設定できる項目はなるべくGoogle スプレッドシートに記載しておき、取得した値として利用できる状態にしておくことをおすすめします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されます。
確認できたら完了をクリックしましょう。
LINE WORKSのユーザー情報が更新されていますのでご確認ください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、LINE WORKSのユーザー情報を一括で更新するフローでした！
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへ記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
まとめ
LINE WORKSのユーザー情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた人事異動や組織変更に伴う大量の更新作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、情報システム担当者や管理者の負担は軽減され、より戦略的なIT企画やセキュリティ対策といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新できる項目は他に何がありますか？
A：
メールアドレス、姓、名、個人メールアドレス、携帯番号、担当業務、生年月日以外だと、ニックネーム、サジェストへの表示、電話番号、Fax番号、勤務先、SNSタイプ、SNSのID、多言語コード、入社日を更新できます。
Q：Google スプレッドシート以外も使えますか？
A：
はい、使えます。
連携できるアプリを知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Google スプレッドシートの入力ミス時の挙動は？
A：
メールアドレス、個人アドレス（一部）以外の入力ミスはそのまま更新されてしまいますのでご注意ください。
メールアドレス、個人アドレス（@以降の誤字で通常使用しないような形式になっているなど）の入力ミスがあった場合はエラーとなります。
※メールアドレスは存在しないメールアドレスが設定されている場合のみエラーとなります。他者のメールアドレスが設定されている場合は上書き更新されてしまいますのでご注意ください。
エラーが発生するとフローボットが停止し、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、再実行は自動で行われません。
エラー修正後に手動で再実行してください。
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