AI最新トレンド

・

2026-07-30

ChatGPTで労務相談の回答文作成を効率化！従業員向け案内メールを検証

Yuzuki Amano

✨ChatGPTで労務相談の回答文を作成するメリット
🤖Yoomは労務相談の回答文作成を自動化できます
💡ChatGPTを活用した労務相談の回答文作成シーン
✅ChatGPTで労務相談の回答文を作るプロンプトのコツ
🛠️【検証】ChatGPTで労務相談の回答文を作成してみた
🔍ChatGPTで労務相談の回答文を作成する際の注意点
📌まとめ
💡Yoomでできること

従業員から日々寄せられる労務相談に対し、丁寧かつ正確な回答文をゼロから作成するのは非常に骨が折れる作業です。ChatGPTを活用することで、法的な根拠に基づいたドラフト作成や、相手に配慮した柔らかい言葉選びを瞬時に行えるようになります。
本記事では、実務ですぐに使える具体的な活用シーンやプロンプトのコツを詳しく解説します！

✨ChatGPTで労務相談の回答文を作成するメリット

労務担当者がChatGPTを取り入れる最大の価値は、単なる文章作成のスピードアップだけではありません。ここでは、ChatGPTを導入することで得られる具体的なメリットを3つの視点から紹介します。

▼労務相談の回答作成にかかる負担を軽減できる

労務相談は、給与や休暇、家庭の事情など、従業員の生活に直結するデリケートな内容が多いため、回答文一つを作るのにも細心の注意が必要です。
💭「失礼な言い方になっていないか」
💭「誤解を招く表現はないか」
と悩み、一通のメール作成に30分以上費やしてしまうことも珍しくありません。
ChatGPTにドラフト作成を任せることで、この「ゼロから文章を組み立てる」という心理的な壁を突破できます。AIが出したたたき台をベースに修正を加えるスタイルに変えるだけで、精神的な余裕が生まれ、業務時間を劇的に短縮することが可能になります。

▼従業員に寄り添った丁寧な回答文を作成できる

労務規定は時に無機質で冷たい印象を与えてしまいがちですが、従業員にとっては自身の権利や生活に関わる重要な情報です。特に育休や介護、体調不良による休職などの相談に対しては、制度の解説だけでなく、相手への気遣いを含めたコミュニケーションが求められます。
ChatGPTは「丁寧で温かみのあるトーンで」といった指示を反映するのが得意です。
自社の規定を説明しつつ、相手の状況を思いやる言葉を添えた回答文を生成してくれるため、従業員満足度の向上にもつながる質の高い対応が実現します。

▼法令情報を整理し回答文のドラフト作成を効率化できる

毎年のように行われる法改正の内容をすべて完璧に記憶し、それをわかりやすく説明するのは至難の業です。ChatGPTは、膨大な学習データの中から必要な法令のポイントを抽出して整理する能力に長けています。
例えば、以下のような業務で活用できます。

新しい育児・介護休業法の要点を社内周知用に整理する
法改正の内容を踏まえた従業員向けの案内文を作成する

AIの学習データには期限があるため、直近の法改正については最新の官公庁の情報（Web検索結果や公式サイト等）と照らし合わせる必要がありますが、情報の「要約」と「構成」をAIに任せることで、リサーチから執筆までのスピードを大幅に向上させられます。

🤖Yoomは労務相談の回答文作成を自動化できます

労務相談への対応は、正確性が求められる一方で、個別の事情に合わせた柔軟な言葉選びも必要です。これらをすべて手作業で行うのは、担当者の大きな負担になります。
そんな問題もYoomなら解決できます！

[Yoomとは]

たとえば、Googleフォームで労務相談が送信されたら、AIワーカーで規定や法的根拠に基づき判定しGmailで回答するといったことも可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

Googleフォームで労務相談が送信されたら、AIワーカーで規定や法的根拠に基づき判定しGmailで回答する

試してみる

■概要
従業員からの労務相談について、一件ずつ内容を確認し、社内規定や法的根拠を調べて回答することに手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受け付けた労務相談に対し、AIワーカーが社内規定などを参照して回答案を自動生成し、Gmailで返信する作業を自動化します。定型的な一次対応を自動化することで、担当者はより複雑な相談への対応に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
AIワーカーを活用して労務相談の一次対応を自動化したい人事・労務担当者の方
従業員からの問い合わせ対応の時間を削減し、業務効率を改善したいと考えている方
担当者による回答のばらつきをなくし、対応品質を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの相談投稿を起点に回答作成から返信までを自動化し、担当者の対応時間を短縮します。
AIが参照情報に基づいて回答案を作成するため、担当者ごとの知識の差による回答のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Google 検索、Googleドキュメント、GoogleフォームをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAIワーカーを選択し、受け取った相談内容をもとに社内規定などを参照して回答文を生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、AIワーカーが生成した回答文を相談者に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
AIワーカーの設定では、利用するAIモデルを選択し、自社の運用に合わせた回答を生成するための指示（プロンプト）を任意で設定してください。
参照データとして使用するGoogle スプレッドシートのIDと、対象のシート名を任意で設定してください。
トリガーとなるGoogleフォームで、相談を受け付けるフォームのIDを任意で設定してください。
AIが回答生成の際に参照する社内規定などが記載されたGoogleドキュメントのIDを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Gmail、Googleドキュメント、Google 検索、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

フォーム回答をもとにChatGPTで文章を生成し、Googleドキュメントで書類を発行する

試してみる

■概要
ChatGPTで生成した文章をGoogleドキュメントに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？あるいは、定型的な書類作成のたびに時間を取られているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、ChatGPTが内容に沿った文章を自動で生成し、Googleドキュメントとして書類を発行する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTとGoogleドキュメントを連携させ、議事録や報告書作成を効率化したい方
フォームで受け付けた内容をもとに、定型的な書類を自動で作成したいと考えている方
手作業による文章のコピー＆ペーストや、書類のフォーマット調整に時間を費やしている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム入力から書類発行までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来注力すべき業務に集中できます。
文章のコピー＆ペーストや手動での書類作成が不要になるため、転記ミスやフォーマットの崩れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
トリガーに「フォームトリガー機能」を選択し、書類作成の元となる情報を入力するフォームを設定します。
次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとに文章を生成させます。
最後に、オペレーションで「書類発行機能」を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定して、生成された文章を元に書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、書類作成に必要な情報を収集するため、質問項目や回答形式を任意に設定できます。
ChatGPTに与えるプロンプトは自由にカスタマイズできるため、フォームの回答を要約させたり、特定の形式で文章を生成させたりといった調整が可能です。
Googleドキュメントで書類を発行する際、あらかじめ用意した雛形にChatGPTが生成したテキストなどを埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
■注意事項
ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。

詳細を見る  試してみる

💡ChatGPTを活用した労務相談の回答文作成シーン

ChatGPTは、定型的な問い合わせから複雑なヒアリング設計まで、労務業務の幅広い場面で力を発揮します。具体的にどのようなシーンで活用できるのか、イメージしやすい5つの事例をピックアップしました。

1.育児休業の取得に関する問い合わせへの回答

育休に関する相談は、期間の計算や給付金の手続きなど、説明すべき事項が多岐にわたります。ChatGPTを使えば、

出産予定日から逆算した育休開始日の案内
社会保険料免除に関する平易な解説

を含む返信文を数秒で作成できます。特に初めて育休を取得する従業員に対して、不安を解消するようなステップ別のガイドを添えた回答文を用意することで、スムーズな手続きを支援できます。

2.有給休暇の付与日数や申請期限に関する回答

「あと何日休めますか？」
「いつまでに申請すればいいですか？」

といった日常的な質問への回答も、AIで効率化できます。
就業規則に定められた付与日数表や申請ルールをChatGPTに読み込ませておけば、個別の勤続年数に応じた正確な回答文を自動で生成できます。担当者がわざわざ規程集を開く手間を省き、即座にレスポンスを返すことが可能になります。

3.社会保険の扶養手続きや必要書類の案内

結婚や出産に伴う扶養追加の手続きは、必要書類の不備が発生しやすい項目です。
ChatGPTに

配偶者を扶養に入れるために必要な書類リスト
提出期限の注意点

を箇条書きでまとめさせ、それをメール本文に反映させることで、従業員のミスを防ぐわかりやすい案内が送れます。事実発生日からの日数を計算させた案内文の作成も得意分野です。

4.休職・復職フローに関するステップ別の案内

メンタルヘルス不調や私傷病による休職の相談では、今後の流れを明確に示して安心感を与えることが重要です。ChatGPTは、

診断書の提出
休職期間中の連絡方法
傷病手当金の申請
復職面談

までの複雑なプロセスを、時系列に沿った読みやすいフロー形式で書き起こすことができます。
従業員とその家族が何度も読み返せるような、丁寧なガイド作成に最適です。

5.離職面談で使用するヒアリング項目の設計

退職が決まった従業員から本音を引き出すための離職面談（エグジットインタビュー）の準備にも、ChatGPTが役立ちます。

「職場環境の改善につなげるための、上司には言いにくい不満を優しく聞き出す質問案」

をAIに考えさせることで、形式的ではない深いヒアリングが可能になります。
退職理由の分析をAIに任せ、組織課題を抽出するための事前準備も効率的に行えます。

✅ChatGPTで労務相談の回答文を作るプロンプトのコツ

ChatGPTから期待通りの回答を得るためには、指示出し（プロンプト）の工夫が欠かせません。
労務業務において特に重要となる、AIの「ハルシネーション」を防ぎつつ、自社に最適化された文章を出力させるためのテクニックを紹介します。

①役割を具体的に設定する

プロンプトの冒頭で

「あなたは10年の経験を持つ人事労務の専門家です」
「従業員の心理に配慮した丁寧なコミュニケーションを得意とする労務担当者です」

といった役割（ロール）を与えてください。
これにより、AIは専門用語の正確な使用や、労務対応として適切なトーンを意識して文章を生成するようになります。役割設定の有無だけで、回答のプロフェッショナル感が大きく変わります。

②自社の就業規則や状況を前提として与える

ChatGPTは一般的な法律知識は持っていますが、あなたの会社の独自の規定（申請期限が3日前なのか7日前なのか等）は知りません。

「当社の就業規則では、有給休暇の申請は前日の午前中までと定めています」

といった具体的なルールをプロンプトの中に条件として書き込むことが重要です。
自社の規程テキストを一部コピー＆ペーストして「この規程に基づいて回答して」と指示するのが最も確実な方法です。

③回答のトーンや形式を明確に指定する

「箇条書きでわかりやすく」
「不安を取り除くような優しい口調で」

など、アウトプットの形式やトーンを指定してください。
また、

「500文字以内で」
「3つのステップに分けて」

といった文字数や構造の指定も有効です。目的や送付相手に合わせて指示を変えることで、そのままコピー＆ペーストして使える完成度の高い文章が得られます。

④法的な制約や確認事項を含めるように指示する

労務の回答にはリスクが伴います。プロンプトの中に、

「回答の最後に、『この内容は一般的な解釈に基づくものであり、詳細は個別の状況により異なる場合があります』といった注意書きを必ず添えてください」

という指示を含めておきましょう。
また、「根拠となる条文を明示して」と指示することで、人間が後から正誤確認（ファクトチェック）をしやすくする工夫も大切です。

【プロンプトテンプレート】

あなたは人事労務の専門家です。
以下の相談について回答してください。
# 相談内容
（入力）
# 当社の就業規則・社内ルール
（入力）
# 回答条件
・就業規則を前提に回答する
・丁寧で分かりやすい文章にする
・必要に応じて箇条書きを使う
・根拠となる法令や条文があれば示す
・不明な点は推測せず明記す
・最後に「この内容は一般的な解釈に基づくものであり、詳細は個別の状況により異なる場合があります」という注意書きを付ける

🛠️【検証】ChatGPTで労務相談の回答文を作成してみた

実際にChatGPT（無料プラン）を使用して、労務実務で頻出する3つのケースを検証しました。
どのようなプロンプトで、どのような結果が得られるのかを具体的に見ていきましょう。

検証1：育休案内のメール文面作成

従業員から育休取得の意向を受けた際の返信メールを検証しました。

【検証プロンプト】

あなたは人事労務の専門家です。
以下の相談について回答してください。
# 相談内容
第一子の出産を控えた従業員から、育児休業取得について相談メールが届きました。
お祝いの言葉とともに、今後の手続きの流れ（申請書の提出、社会保険料の免除、育児休業給付金）を説明する返信メールを作成してください
# 当社の就業規則・社内ルール
・育児休業の申請は、取得開始日の1か月前までに行うこととしています。
# 回答条件
・就業規則を前提に回答する
・丁寧で分かりやすい文章にする

検証結果

非常に温かみのあるお祝いの言葉から始まり、必要な手続きが箇条書きで整理された文面が生成されました。初めて育休を取得する従業員が感じる不安に配慮したトーンになっており、実用性の高い内容でした。

また、会社独自のルールである「育休申請は開始1か月前まで」という条件も適切に文章へ反映されており、お祝いの言葉と制度説明のバランスが取れていました。

「申請書の提出」「社会保険料免除」「育児休業給付金」についても、それぞれ分かりやすく区切って説明されており、専門用語を使いすぎず、従業員目線で理解しやすい表現になっていた点も評価できます。一から文面を作成する手間を省けるため、業務効率化にもつながると感じました。

検証2：就業規則に基づいた有給休暇の回答作成

複雑な有給付与ルールの説明を検証しました。

【検証プロンプト】

あなたは人事労務の専門家です。
以下の相談について回答してください。
# 相談内容
入社2年目の正社員から、「今年は何日有給が付与されますか？」と質問がありました。
有給休暇の付与日数、有効期限、申請期限について回答してください。
# 当社の就業規則・社内ルール
・年次有給休暇の付与日数は労働基準法に基づきます。
・有給休暇の有効期限は2年間です。
・有給休暇の申請は前日までに行うルールです。
# 回答条件
・従業員向けの返信文として作成する
・専門用語は避け、丁寧で分かりやすい文章にする
・根拠となる法令や条文があれば示す

検証結果

「11日」という正確な付与日数とともに、有給休暇の仕組みが分かりやすく整理されました。
「付与日数」「有効期限」「申請期限」の3点が漏れなく含まれており、専門用語を避けながら、従業員が自身のケースに当てはめてイメージしやすい説明になっています。

また、法令（労働基準法第39条）への言及も適切で、条番号や内容に誤りがない点からも精度の高さがうかがえます。法律の文言をそのまま伝えるのではなく、従業員にとって理解しやすい表現へ置き換えられており、そのまま社内チャットなどで利用できるレベルの回答でした。

ここから入社日や会社独自の有給付与基準日などの情報を確認し、同じチャット上で追記することで、その従業員に合わせた個別回答へ調整することもできました。

検証3：複雑な休職手続きのステップ化

メンタルヘルス不調による休職相談への対応を検証しました。

【検証プロンプト】

あなたは人事労務の専門家です。
以下の相談について回答してください。
# 相談内容
メンタル不調により休職を検討している従業員から相談がありました。
休職に向けた手続きや、休職中の流れ、復職までのステップについて説明してください。
# 当社の就業規則・社内ルール
・休職制度の詳細：心身の不調などで通常勤務が難しいと会社が認めた場合、療養のため休職できる。
・休職期間：同じ理由での休職は、勤続3年未満は最長6か月、3年以上は最長1年まで。
・必要な手続き：医師の診断書の提出、所定の休職願の提出、上長・人事との面談で休職開始日とおおよその期間を決定する。
# 回答条件
・従業員向けの説明文として作成する
・不安を和らげるような安心感のあるトーンにする
・「診断書の提出」「休職期間の決定」「傷病手当金の申請」「復職までの流れ」の4つのステップで整理する
・専門用語は避け、丁寧で分かりやすい文章にする
・根拠となる法令や制度があれば示す
・不明な点は推測せず明記する

検証結果

まず「治療と体調の回復を最優先に考えてください」という労いの言葉が入り、その後に指定した4つのステップが見出し付きで分かりやすく整理されました。複雑な制度や手続きを「ステップ」で区切ることで、不安を感じている従業員でも落ち着いて今後の流れを把握しやすい構成になっています。

傷病手当金などの公的制度についても説明内容に誤りがなく、「申請できる可能性があります」といった表現で過度な断定を避けている点も評価できます。

全体的に命令的・事務的な印象がなく、メンタル不調を抱える従業員に配慮した安心感のあるトーンに仕上がっています。
人間が同じレベルの配慮を盛り込んだ文章を一から作成するには相応の時間がかかりますが、ベースとなるプロンプトを入力するだけで1分程度で作成できる点は、大きな業務効率化につながると感じました。

🔍ChatGPTで労務相談の回答文を作成する際の注意点

ChatGPTは非常に便利なツールですが、労務というデリケートな領域で活用する際には、絶対に守らなければならない一線があります。リスクを適切に管理しながら、賢く使いこなすための注意点を整理しました。

▼従業員の個人情報は入力しない

これが最も重要なルールです。
ChatGPTに入力した情報は、設定によってはAIの学習に利用される可能性があります。
そのため、氏名・マイナンバー・詳細な給与額・具体的な病名などの個人情報をそのまま入力することは避けましょう。

入力する際は、以下のように情報を抽象化・匿名化することが重要です。

従業員Aさん
30代の正社員
標準報酬月額30万円のケース

このように個人を特定できない形で入力することを徹底してください。

▼AIの回答をそのまま利用せず確認する

ChatGPTは時に「もっともらしい嘘（ハルシネーション）」をつくことがあります。
特に数字の計算や、最新の細かな施行規則については誤りを含む可能性があるため、出力された回答文は必ず人間が目を通し、内容の正確性を確認してください。AIはあくまで「ドラフト作成の助手」であり、最終的な責任は人間が負うというスタンスを崩さないことが重要です。

【重要な確認ポイント】

法令名や条文、制度の内容に誤りがないか
最新の法改正や行政通達の内容が反映されているか
数字や日数、金額などの計算・数値に誤りがないか
自社の就業規則や運用ルールと矛盾していないか
断定的な表現になっていないか、不確かな内容には確認を促す表現が入っているか

▼法的判断が必要な場合は専門家へ確認する

特に解雇、ハラスメントの処遇、複雑な賃金計算など、法的な争点になりやすい事案については、AIの回答だけで判断してはいけません。ChatGPTで整理した論点や回答案を「たたき台」として活用し、最終的な法的な妥当性については、必ず顧問の社会保険労務士や弁護士といった専門家に確認を仰いでください。AIは専門家への相談をスムーズにするための「事前準備ツール」として位置づけるのが正解です。

📌まとめ

ChatGPTを労務相談の回答文作成に活用することは、担当者の作業時間を大幅に短縮するだけでなく、従業員一人ひとりに寄り添った質の高いコミュニケーションを実現するための有効な手段です。個人情報の扱いや最終的な内容確認といった注意点を守りつつ、AIを「頼れる副担当者」として迎えることで、労務部門の価値はさらに高まります。
まずは定型的な案内文の作成から、その利便性を体感してみてください！

💡Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。