HubSpotとホットプロファイルを連携して、HubSpotにコンタクトを作成したら、ホットプロファイルにリードを自動登録する方法

 HubSpotやホットプロファイルを活用すると営業活動を効率化でき、大変便利です。
しかし、企業内でHubSpotとホットプロファイルを別々に運用している場合では、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルにも転記する必要があるため、手間がかかり誤字や入力漏れの可能性があります。
本記事では、アプリ連携させることで、HubSpotにコンタクトを作成したら、ホットプロファイルに自動でリードを登録する方法をご紹介します。
Yoomを活用しアプリ連携することで、プログラミングレスで業務を自動化する方法を分かりやすく解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

・手動作業を削減することで、リード管理の効率化を目指している方
・リード管理の誤字や入力漏れを減らし、営業活動の精度を向上させたいと考えている営業担当者
・データの一貫性を向上させ、顧客管理を円滑化させたい方

HubSpotとホットプロファイルの連携メリットと具体例

メリット1：手動作業の削減で時間の節約

アプリ連携することで、HubSpotに新規コンタクトが作成されると、ホットプロファイルに自動でリード情報が登録されます。
これにより、担当者は手入力での転記作業を行う必要がなくなるため、作業効率が向上できる可能性があります。
例えば、営業担当者が新規の顧客情報をHubSpotに登録すると、自動でその情報を引用しホットプロファイルにも入力されるため、業務をスムーズに進行できリードの対応に素早く取り掛かれるかもしれません。
これにより、営業活動の初動を迅速化でき、商談準備や顧客との関係構築といった重要な業務に充てる時間を増やせるため、業務全体の生産性向上が期待できます。

メリット2：ヒューマンエラーの削減

手入力作業の自動化により、ヒューマンエラーを削減できます。
特に、異なるシステム間の転記作業は、手動で行う場合どうしてもミスが起こりやすい部分です。
例えば、営業担当者がホットプロファイルのリード情報を手入力する際、誤字や入力漏れがある可能性がありますが、HubSpotの新規コンタクト情報から自動的にリード情報を転記できるため、これらのエラーを防ぐことができ、情報の正確性が向上するかもしれません。
この結果、リードへの対応を正確かつ迅速に行えるため、商談機会を逃すことなく、リード管理の精度の向上が見込めます。
この自動化により人的ミスを最小限に抑え、信頼性の高い結果を得られる可能性があります。

メリット3：データの一貫性向上

アプリ連携することで、顧客データの一貫性を向上させ、異なるシステム間での情報の食い違いを防ぐことが可能です。
例えば、HubSpotのコンタクトに顧客情報が登録されたら自動的にホットプロファイルにも反映されることで、同じ情報を基に営業活動を行うことができます。
これにより、営業チーム全体が最新の顧客情報を正確に共有でき、商談の進捗や過去のやり取りなどを一元管理できる可能性があります。
また、情報を正確に管理できることで、顧客対応が円滑になり、情報共有ミスを減らせるため、全体の業務効率の向上が期待できます。

[Yoomとは]

HubSpotとホットプロファイルの連携フローの作り方

ここからは、HubSpotとホットプロファイルを連携し「HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」というフローの作成手順を見ていきましょう！

〈下記プロセスで作成します〉
・HubSpotとホットプロファイルをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・HubSpotのトリガー設定と、その後に続くホットプロファイルのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、HubSpotとホットプロファイルの連携動作を確認

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

試してみる

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■概要

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者

・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方

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2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方

・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。

[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。

■注意事項‍

・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まずは、こちらからYoomの無料登録をしてください。

ステップ1:HubSpotとホットプロファイルをマイアプリ連携

1.HubSpotの登録方法

「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からHubSpotを選択してください。

ホットプロファイルとの連携を行いたいHubSpotのアカウントを選び、「アカウントを選択」を押してください。

画面が切り替わったらボックスをチェックし、「アプリを接続」をクリックします。

2. ホットプロファイルの登録方法
続いて「新規接続」から、ホットプロファイルを選択してください。

ホットプロファイルの新規登録画面が表示されるので、注釈を参考に上記項目を入力し「追加」をクリックしてください。

続いて、下記の「試してみる」をクリックしてください。
早速フローを作成していきましょう！

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

試してみる

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■概要

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者

・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方

‍

2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方

・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。

[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。

■注意事項‍

・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。

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ステップ2:HubSpotでコンタクトが作成されたら起動するトリガーの設定

まず、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。

こちらのページはすでに設定済みです。
タイトルは任意で変更できます。
トリガーアクションが「新しいコンタクトが作成されたら」になっているのを確認して「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔を選択してください。
※プランによって、起動間隔を選択できない可能性がありますのでご注意ください。

起動間隔を設定できたら、HubSpotにテスト用のコンタクトを作成してください。

テストをクリックすると、先ほど作成したコンタクト情報がアウトプットされるので、確認後設定を保存しましょう。

ステップ3:ホットプロファイルにリードを登録する

次に、「リードを登録」という項目をクリックしてください。

先ほど同様こちらのページも、すでに設定されています。
タイトルは任意で変更できます。
アクションが「リードを登録」と選択されているのを確認して、次に進みます。

リード情報を登録したい会社IDを入力してください。
会社ID以外の情報はすでに設定されているため、変更不要です。

HubSpotでコンタクトが作成された「姓」、「名」、「電話番号」、「メールアドレス」、「携帯電話番号」の情報を取得し、ホットプロファイルのリードに自動で登録できるように設定されています。

その他にも自動取得したい情報がある場合は上記画像のように設定します。
姓を自動取得する方法：枠内をクリックし、新しいコンタクトが作成されたらの中にある「姓」をクリックしてください。
枠内に{{姓}}と表示されればOKです！

設定が完了したら、テストを行いアウトプットが取得されたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーをONにする

これで、フローが完成しました！上記画像が表示されるので、「トリガーをON」を選択してください。

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

試してみる

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■概要

HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者

・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方

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2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方

・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。

[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。

■注意事項‍

・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。

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その他のホットプロファイルを使った自動化例のご紹介

1.ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
このフローを活用すると、Googleカレンダーに自動で予定を追加できるため、共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏れを防ぐため、確実なタスク処理が期待できます。

ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される

試してみる

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■概要

ホットプロファイルで管理しているタスクを、別途Googleカレンダーに手入力で登録していませんか？この作業は二度手間になるだけでなく、入力漏れや日時の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで期限付きのタスクが追加されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、タスク管理とスケジュール管理をスムーズに連携させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ホットプロファイルでタスク管理を行い、対応漏れを防ぎたいと考えている営業担当者の方
• メンバーのタスクをGoogleカレンダーで可視化し、進捗管理を効率化したいマネージャーの方
• 手作業による二重入力や転記ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ホットプロファイルにタスクを追加するだけで、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ホットプロファイルとGoogleカレンダーをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得したタスク情報の中から、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションの計算機能で、タスクの期日情報などを基に日時の計算を行います
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定し、タスク情報をカレンダーに登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、ホットプロファイルから取得したタスク情報（担当者や内容など）を利用して、後続のオペレーションを起動させるための条件を任意にカスタマイズできます。
• 日時・日付の加算減算では、変換対象の日付として前段のホットプロファイルで取得した値を変数として利用でき、変換後の形式も候補の中から自由に選択可能です。
• Googleカレンダーに予定を作成する設定では、予定のタイトルや説明といった各項目に、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ホットプロファイルはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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2. メールの署名情報をAIで自動抽出し、名刺情報登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルの名刺情報に登録するフローです。
このフローを活用すると、メールを受信した際、AIが自動で署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかを担当者に確認できます。
担当者が承認した場合のみ、名刺情報が登録されるため不要な情報の登録を防ぎ、顧客管理の効率化が見込まれます。

メールの署名情報をAIで抽出し、登録するか担当者に確認後、ホットプロファイルに名刺情報登録する

試してみる

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■概要

メールの署名情報をAIで抽出し、名刺情報登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルの名刺情報に登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.データ分析担当者

顧客情報を分析し、マーケティング戦略や営業活動の改善に役立てたい方

ホットプロファイルのデータを他のシステムと連携させて、より高度な分析を行いたい方

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2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業

・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方

・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

メールの署名から手作業で名刺情報を抽出しホットプロファイルに登録するのは、時間と労力がかかってしまうことが度々あり入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。

このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認します。担当者が承認した場合のみ、名刺情報が登録されるため不要な情報の登録を防ぐことができ、より効率的な顧客管理が可能になります。

■注意事項‍

・ホットプロファイルとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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3.Zoomでミーティングが終了したら内容を自動で文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
このフローを活用すると、会議参加者は議事録作成を行う手間を削減でき、会議内容の振り返りや次のアクションを円滑化できる可能性があります。

Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する

試してみる

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■概要

Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン

・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方

・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方

・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方

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2.チームリーダー・マネージャー

・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方

・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方

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3.議事録作成担当者

・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方

・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。

このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。

■注意事項‍

・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

HubSpotとホットプロファイルを連携し、HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを自動で登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、リード管理の誤字や入力漏れを減らしリード管理を効率化できる可能性があります。
また、異なるシステム間のデータの一貫性を向上させ、顧客管理の円滑化が期待できます。
Yoomを活用すると、シンプルな操作で簡単に自動化できます。
HubSpotやホットプロファイル以外のアプリとも連携することが可能です。
まずは無料でお試しください！