HubSpotとOneDriveを連携して、HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成する方法

手作業による取引先ごとのフォルダ作成を辞めて、自動化を導入してみませんか？
これにより、取引先が登録されるたびに手作業でフォルダを作成する手間から解放されます。
さらに、データの一元管理が可能になり、データを探す手間も省け、業務効率向上も期待できます。
今回は、取引先が登録された際に、自動的にフォルダを作成する方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

• フォルダ作成の手間を省きたいと考えている営業担当者
• 人的ミスを減らして、フォルダの管理精度を向上させたい方
• 取引先ごとにデータを統一して管理したい方

OneDrive for Breezeとは？

HubSpotとOneDriveを接続し、Breeze AssistantというAIがOneDrive内のファイルを横断的に検索し、その内容をもとに回答や引用を生成する連携機能です。
HubSpot上で最新のナレッジを直接引き出せるため、アプリを切り替えることなくスムーズな顧客対応が可能になります。情報を探す手間を最小限に抑え、データに基づいた迅速な意思決定を強力にサポートしてくれるツールです。

Yoomをおすすめする理由

OneDrive for Breezeが情報の参照に特化しているのに対し、Yoomはアプリ間のアクション（動作）を自由自在に組み合わせられます。Yoomをおすすめする主な理由は以下の通りです。

・データの同期とアクションを双方向で自動化できる
・複雑な条件分岐や承認フローを組み込める
・専門知識がなくても、視覚的な操作だけで設定が完了する

例えば、OneDriveに保存されたファイルをHubSpotの特定のレコードに紐付けたり、逆にHubSpotの更新をトリガーにOneDrive上のデータを操作したりといった双方向の連携が可能です。
既存のテンプレートを編集すれば、自社独自の業務フローに合わせたカスタマイズも容易に行えます。

【免責事項】

ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。

HubSpotとOneDriveの連携メリットと具体例

メリット1:時間を短縮できる

業務を効率化するために重要なことは、作業時間を短縮することです。
たとえば、HubSpotに新しく取引先が登録されると、OneDriveに取引先専用のフォルダが自動作成されます。
これにより、営業担当者はフォルダ作成やデータ管理に費やしていた時間を削減できるでしょう。
そのため、本来の業務である営業活動に集中できる環境が整うでしょう。

メリット2:顧客情報を一元管理できる

HubSpotとOneDriveの連携により、フォルダ作成が自動化され、顧客情報の管理が一元化されます。
これにより、取引先ごとにフォルダが自動作成されることで、HubSpotとOneDriveのフォルダデータが統一され確認や管理が容易になるでしょう。
たとえば、営業やサポート担当者が取引先の必要なデータを確認する場合でも、OneDriveのフォルダに格納されているため、スムーズに見つけられるでしょう。
また、新規の取引先情報が一元化されることで、他部署と円滑にコミュニケーションを取れるかもしれません。

メリット3:ヒューマンエラーを最小限にする

フォルダを自動作成することで、ファイル管理に伴う手動の操作ミスを防ぐことができます。
たとえば、手作業でフォルダを作成する際には、フォルダ名の誤入力や誤った保存場所にフォルダを作成してしまうミスがありますが、自動化によってこうしたミスを最小限に抑えられます。
また、HubSpotとOneDriveを連携することで、登録された取引先データと同様のフォルダ名を作成できるため、データの確認がスムーズにできるでしょう。
これにより、データの格納先が確保されるため、安心してデータを扱えるでしょう。

HubSpotとOneDriveを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介します。

[Yoomとは]

HubSpotとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

試してみる

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■概要

HubSpotに新しい取引先情報を登録する際、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されると、自動でOneDriveに取引先ごとのフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとOneDriveを利用し、取引先ごとの情報管理に手間を感じている営業担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成での抜け漏れや命名規則の統一に課題を抱えているチームリーダーの方
• 顧客管理に関連するプロセスを自動化し、営業活動の効率を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOneDriveをYoomと連携してください。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定することで、取引先の新規登録を検知します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した会社名をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダの作成場所（親フォルダ）を任意に指定できます。
• 作成するフォルダの名前は、HubSpotから取得した会社名などの情報を変数として埋め込んだり、「【取引先】」といった固定の文言を組み合わせたりするなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• HubSpot、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• HubSpotとOneDriveをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、HubSpotとOneDriveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、登録フォームで無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:HubSpotとOneDriveをマイアプリ登録

HubSpotとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を事前にしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

【HubSpotの連携方法】

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

試してみる

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■概要

HubSpotに新しい取引先情報を登録する際、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されると、自動でOneDriveに取引先ごとのフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとOneDriveを利用し、取引先ごとの情報管理に手間を感じている営業担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成での抜け漏れや命名規則の統一に課題を抱えているチームリーダーの方
• 顧客管理に関連するプロセスを自動化し、営業活動の効率を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOneDriveをYoomと連携してください。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定することで、取引先の新規登録を検知します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した会社名をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダの作成場所（親フォルダ）を任意に指定できます。
• 作成するフォルダの名前は、HubSpotから取得した会社名などの情報を変数として埋め込んだり、「【取引先】」といった固定の文言を組み合わせたりするなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• HubSpot、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まず、HubSpotの設定から行うため、「新しい会社が作成されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→新しい会社が作成されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしましょう。

続いて、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが間違っていないか確認
• 「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を以下の赤枠から選択しましょう。
入力欄をクリックすることで、候補を選択できます。

次に、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を設定してください。

スクロールし、「フォルダ名」を設定しましょう。
HubSpotの取得した値を使用して、フォルダ名を設定しておけば、自動的にフォルダ名を作成できます。
取得した値は、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

▼OneDriveの画面例

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HubSpotとOneDriveの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

試してみる

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■概要

HubSpotに新しい取引先情報を登録する際、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されると、自動でOneDriveに取引先ごとのフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとOneDriveを利用し、取引先ごとの情報管理に手間を感じている営業担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成での抜け漏れや命名規則の統一に課題を抱えているチームリーダーの方
• 顧客管理に関連するプロセスを自動化し、営業活動の効率を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOneDriveをYoomと連携してください。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定することで、取引先の新規登録を検知します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した会社名をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダの作成場所（親フォルダ）を任意に指定できます。
• 作成するフォルダの名前は、HubSpotから取得した会社名などの情報を変数として埋め込んだり、「【取引先】」といった固定の文言を組み合わせたりするなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• HubSpot、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveを使ったその他の自動化例

1.フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailでメールを自動送付するフローです。
応募フォームに添付された履歴書などをGmailで自動送付できるため、共有が容易になるでしょう。
OneDriveに自動保存することで、書類の紛失を防ぐことができます。

フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付する

試してみる

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■概要

Webフォームから送られてくる応募書類や申込書などのファイル管理に手間を感じていませんか。手作業でのファイル保存や関係者への通知は、時間がかかるだけでなく、保存先のミスや通知漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された書類を自動でOneDriveに保存し、Gmailで関係者に通知を送付する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け付けた添付ファイルの管理を効率化したいと考えているご担当者の方
• OneDriveへのファイル保存や、Gmailでの通知連絡を手作業で行っている方
• フォームからの問い合わせや応募に対して、迅速かつ正確な対応を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、ファイル保存から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル保存やメール作成が減ることで、保存間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーにフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを保存します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームの質問項目や内容は、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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2.Notionのデータベースにページが作成されたら、自動的にOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Notionでページを作成するたびに、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
Notion内のデータをOneDriveに保存することで、データの整理がしやすくなります。

Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

Notionでプロジェクトやタスク管理を行い、関連ファイルをOneDriveで保管している場合、手作業でフォルダを作成する手間が発生しがちです。また、手動での作業はフォルダの作成忘れや命名規則のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、自動でOneDriveに指定したフォルダが作成されるため、ドキュメント管理の効率化とミスの防止を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとOneDriveを連携させ、ファイルやドキュメントの管理を効率化したい方
• 手作業によるフォルダ作成の手間を減らし、業務の自動化を推進したいプロジェクトマネージャーの方
• 情報管理体制を整理し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでページを作成するだけで、連携するOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、手作業の時間を削減し、本来の業務に集中できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理をサポートします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOneDriveをYoomに連携してください。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Notionのページ情報を元にフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースを任意で設定することが可能です。
• OneDriveでフォルダを作成する際、Notionのページタイトルなど、どの情報をフォルダ名に反映させるかを任意で設定できます。

■注意事項

• Notion、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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3.特定のスケジュールになったら自動的にOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付するフローです。
OneDriveを使用して、データの管理を行っている企業におすすめの自動化です。
決まった時間にOneDriveでフォルダが自動作成されるため、手作業でフォルダを作成する手間が省けます。

特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

月次報告や週次定例など、定期的に発生するフォルダ作成と関係者への共有連絡を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、対応忘れのリスクがあるだけでなく、地味に時間を奪うため、より重要な業務への集中を妨げる一因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にOneDriveにフォルダが作成され、Slackへ通知が飛ぶため、手作業による手間や共有漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとSlackを日常的に利用し、定期的なフォルダ作成と共有に手間を感じている方
• 月次報告や週次レポートなど、決まった日時にフォルダを作成し通知する必要がある業務担当者の方
• 定型業務の自動化を進め、作業の抜け漏れ防止や効率化を目指しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定したスケジュールでOneDriveへのフォルダ作成とSlackへの通知が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• フォルダ作成の失念や関係者への通知漏れといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、任意の日時で起動するよう設定します
3. 次に、オペレーションで、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したいタイミング（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
• OneDriveでフォルダを作成する際に、対象のドライブIDや作成するフォルダ名などを任意で設定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

• OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

HubSpotとOneDriveを連携すると、取引先ごとのフォルダ作成が自動化され、ファイルの管理が容易になるでしょう。
これにより、データの一元管理が可能となり、ヒューマンエラーや時間の削減が期待できます。
業務負担を減らすことで、優先すべき業務に集中できる環境が整うでしょう。

さらに、誰でも簡単に始められるYoomを活用すれば、専門知識がなくても手軽に導入できます。
ぜひこの連携を活用して、業務効率化を進めてみてください。

よくあるご質問