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手作業による取引先ごとのフォルダ作成を辞めて、自動化を導入してみませんか？
これにより、取引先が登録されるたびに手作業でフォルダを作成する手間から解放されます。
さらに、データの一元管理が可能になり、データを探す手間も省け、業務効率向上も期待できます。
今回は、取引先が登録された際に、自動的にフォルダを作成する方法をご紹介します。
業務を効率化するために重要なことは、作業時間を短縮することです。
たとえば、HubSpotに新しく取引先が登録されると、OneDriveに取引先専用のフォルダが自動作成されます。
これにより、営業担当者はフォルダ作成やデータ管理に費やしていた時間を削減できるでしょう。
そのため、本来の業務である営業活動に集中できる環境が整うでしょう。
HubSpotとOneDriveの連携により、フォルダ作成が自動化され、顧客情報の管理が一元化されます。
これにより、取引先ごとにフォルダが自動作成されることで、HubSpotとOneDriveのフォルダデータが統一され確認や管理が容易になるでしょう。
たとえば、営業やサポート担当者が取引先の必要なデータを確認する場合でも、OneDriveのフォルダに格納されているため、スムーズに見つけられるでしょう。
また、新規の取引先情報が一元化されることで、他部署と円滑にコミュニケーションを取れるかもしれません。
フォルダを自動作成することで、ファイル管理に伴う手動の操作ミスを防ぐことができます。
たとえば、手作業でフォルダを作成する際には、フォルダ名の誤入力や誤った保存場所にフォルダを作成してしまうミスがありますが、自動化によってこうしたミスを最小限に抑えられます。
また、HubSpotとOneDriveを連携することで、登録された取引先データと同様のフォルダ名を作成できるため、データの確認がスムーズにできるでしょう。
これにより、データの格納先が確保されるため、安心してデータを扱えるでしょう。
HubSpotとOneDriveを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介します。
[Yoomとは]
今回は「HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者
2.OneDriveでファイルの管理をしている方
・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらのYoom公式サイトで無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
HubSpotとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を事前にしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。
まず、HubSpotのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」でHubSpotを検索、またはアプリ一覧から探してください。
HubSpotのマイアプリ登録はヘルプページに記載されているので、参照して登録しましょう。
次に、OneDriveのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様にアプリ一覧または、「アプリ名で検索」からOneDriveを検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、サインインしてください。
マイアプリにHubSpotとOneDriveが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者
2.OneDriveでファイルの管理をしている方
・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まず、HubSpotの設定から行うため、「新しい会社が作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を以下の赤枠から選択しましょう。
入力欄をクリックすることで、候補を選択できます。
次に、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を設定してください。
スクロールし、「フォルダ名」を設定しましょう。
HubSpotのアウトプットを使用して、フォルダ名を設定しておけば、自動的にフォルダ名を作成できます。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者
2.OneDriveでファイルの管理をしている方
・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailでメールを自動送付するフローです。
応募フォームに添付された履歴書などをGmailで自動送付できるため、共有が容易になるでしょう。
OneDriveに自動保存することで、書類の紛失を防ぐことができます。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・フォームに回答があれば、書類の保存とGmailの通知を自動化できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Notionのデータベースにページが作成されたら、自動的にOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Notionでページを作成するたびに、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
Notion内のデータをOneDriveに保存することで、データの整理がしやすくなります。
■概要
Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトやデータ管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのフォルダ作成作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.NotionとOneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・NotionとOneDriveの統合により、データが一元管理されます。
・関連する情報が簡単にアクセスできるようになり、業務プロセスの透明性が向上します。
・データの整理や構造化が容易になり、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・Notion、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
3.特定のスケジュールになったら自動的にOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付するフローです。
OneDriveを使用して、データの管理を行っている企業におすすめの自動化です。
決まった時間にOneDriveでフォルダが自動作成されるため、手作業でフォルダを作成する手間が省けます。
■概要
特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.OneDriveで帳票類を管理し、データの管理を行なっている方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Slackをコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・定型業務を自動化することで業務漏れを防ぎます。
・一連の流れを自動で行うことで業務効率を上げることができます。
■注意事項
・Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotとOneDriveを連携すると、取引先ごとのフォルダ作成が自動化され、ファイルの管理が容易になるでしょう。
これにより、データの一元管理が可能となり、ヒューマンエラーや時間の削減が期待できます。
業務負担を減らすことで、優先すべき業務に集中できる環境が整うでしょう。
さらに、誰でも簡単に始められるYoomを活用すれば、専門知識がなくても手軽に導入できます。
ぜひこの連携を活用して、業務効率化を進めてみてください。
