HubSpotとOneDriveで取引先ごとのフォルダ作成を自動化してみた！

手作業による取引先ごとのフォルダ作成を辞めて、自動化を導入してみませんか？
これにより、取引先が登録されるたびに手作業でフォルダを作成する手間から解放されます。
さらに、データの一元管理が可能になり、データを探す手間も省け、業務効率向上も期待できます。
今回は、取引先が登録された際に、自動的にフォルダを作成する方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

フォルダ作成の手間を省きたいと考えている営業担当者
人的ミスを減らして、フォルダの管理精度を向上させたい方
取引先ごとにデータを統一して管理したい方

HubSpotとOneDriveの連携メリットと具体例

メリット1:時間を短縮できる

業務を効率化するために重要なことは、作業時間を短縮することです。
たとえば、HubSpotに新しく取引先が登録されると、OneDriveに取引先専用のフォルダが自動作成されます。
これにより、営業担当者はフォルダ作成やデータ管理に費やしていた時間を削減できるでしょう。
そのため、本来の業務である営業活動に集中できる環境が整うでしょう。

メリット2:顧客情報を一元管理できる

HubSpotとOneDriveの連携により、フォルダ作成が自動化され、顧客情報の管理が一元化されます。
これにより、取引先ごとにフォルダが自動作成されることで、HubSpotとOneDriveのフォルダデータが統一され確認や管理が容易になるでしょう。
たとえば、営業やサポート担当者が取引先の必要なデータを確認する場合でも、OneDriveのフォルダに格納されているため、スムーズに見つけられるでしょう。
また、新規の取引先情報が一元化されることで、他部署と円滑にコミュニケーションを取れるかもしれません。

メリット3:ヒューマンエラーを最小限にする

フォルダを自動作成することで、ファイル管理に伴う手動の操作ミスを防ぐことができます。
たとえば、手作業でフォルダを作成する際には、フォルダ名の誤入力や誤った保存場所にフォルダを作成してしまうミスがありますが、自動化によってこうしたミスを最小限に抑えられます。
また、HubSpotとOneDriveを連携することで、登録された取引先データと同様のフォルダ名を作成できるため、データの確認がスムーズにできるでしょう。
これにより、データの格納先が確保されるため、安心してデータを扱えるでしょう。

HubSpotとOneDriveを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介します。

[Yoomとは]

HubSpotとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

HubSpotとOneDriveをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、HubSpotとOneDriveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらのYoom公式サイトで無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:HubSpotとOneDriveをマイアプリ登録

HubSpotとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を事前にしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

まず、HubSpotのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」でHubSpotを検索、またはアプリ一覧から探してください。

HubSpotのマイアプリ登録はヘルプページに記載されているので、参照して登録しましょう。

次に、OneDriveのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様にアプリ一覧または、「アプリ名で検索」からOneDriveを検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

マイアプリにHubSpotとOneDriveが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まず、HubSpotの設定から行うため、「新しい会社が作成されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可能
「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが間違っていないか確認
「トリガーアクション」→新しい会社が作成されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→お好みで変更可能
「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが間違っていないか確認
「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を以下の赤枠から選択しましょう。
入力欄をクリックすることで、候補を選択できます。

次に、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を設定してください。

スクロールし、「フォルダ名」を設定しましょう。
HubSpotのアウトプットを使用して、フォルダ名を設定しておけば、自動的にフォルダ名を作成できます。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HubSpotとOneDriveの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

OneDriveを使ったその他の自動化例

1.フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailでメールを自動送付するフローです。
‍応募フォームに添付された履歴書などをGmailで自動送付できるため、共有が容易になるでしょう。
OneDriveに自動保存することで、書類の紛失を防ぐことができます。

2.Notionのデータベースにページが作成されたら、自動的にOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Notionでページを作成するたびに、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
Notion内のデータをOneDriveに保存することで、データの整理がしやすくなります。

3.特定のスケジュールになったら自動的にOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付するフローです。
OneDriveを使用して、データの管理を行っている企業におすすめの自動化です。
決まった時間にOneDriveでフォルダが自動作成されるため、手作業でフォルダを作成する手間が省けます。

まとめ

HubSpotとOneDriveを連携すると、取引先ごとのフォルダ作成が自動化され、ファイルの管理が容易になるでしょう。
これにより、データの一元管理が可能となり、ヒューマンエラーや時間の削減が期待できます。
業務負担を減らすことで、優先すべき業務に集中できる環境が整うでしょう。

さらに、誰でも簡単に始められるYoomを活用すれば、専門知識がなくても手軽に導入できます。
ぜひこの連携を活用して、業務効率化を進めてみてください。