HubSpot・Notion・Slackを連携して、HubSpotのフォームからのお問い合わせをNotionに登録し、Slackに通知する方法

ステップ1：HubSpot、Notion、Slackをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【HubSpotのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から「HubSpot」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in to your HubSpot account」をクリックしましょう。

ご自身のアカウントでログインしましょう。

Yoomと連携するために、アカウントを選択し、「アカウントを選択」をクリックします。

【Notionのマイアプリ登録】
検索窓にNotionと入力し、表示された候補から「Notion」を選択します。
すでにNotionにログイン済みの場合、以下の画面が表示されたら「ページを選択する」をクリックしましょう。

アクセスを許可するページを選択します。
今回のフローで使用するページは必ず選択するようにしましょう。
最後に「アクセスを許可する」をクリックします。

【Slackのマイアプリ登録】
検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
すでにSlackにログイン済みの場合、以下の画面が表示されるので、投稿先のチャンネルを選択し「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにHubSpot・Notion・Slackが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：HubSpot「フォームが送信されたら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にHubSpotでフォームを受信したら起動するトリガーの設定を行います。
「フォームが送信されたら」をクリックして下記を設定しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームが送信されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→候補から選択してください

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Notion「レコードを追加する」、Slack「チャンネルにメッセージを送る」のアクションを設定

続いて、Notionにフォームの回答を追加する設定を行いましょう。
今回は、Notionのデータベースはこのように作成しました。
HubSpotのフォームで設定している内容に合わせて、Notionの設定も行なってくださいね。

Yoomの設定に戻りましょう。
「レコードを追加する」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

「データベースID」→候補から選択してください

先ほど作成したデータベースを指定し、設定しましょう。
設定完了後、「次へ」をクリックしましょう。

ページが切り替わったら、「追加するレコードの値」を設定していきます。
この時に、「フォームが送信されたら」で取得できた、フォームの回答内容のアウトプットで設定を行いましょう。
アウトプットで設定を行うことで、フローが起動するごとに値を変動させて登録ができます。
ご自身がNotionで設定した項目に合うアウトプットをそれぞれ設定してくださいね。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
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最後にSlackでチャットを送りましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→チャンネルにメッセージを送る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。

「投稿先のチャンネルID」→候補から選択しましょう

メッセージ内容は任意で設定してくださいね。
今回は以下のように設定を行いました！
アウトプットと直接入力を組み合わせることで、より柔軟にメッセージの内容を通知できますよ。

設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。

実際にテストが成功し、アウトプットに入っている値が表示されると以下のように通知されます！

テストが成功したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：HubSpot・Notion・Slackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

フォーム回答者にメールを送る

さらに今回のテンプレートにアクションを続けることで、フォームに回答を送った方にメールで一時返信を送ることができます。
フォームに回答者のメールアドレスの回答が含まれていれば、そのアウトプットを使用してメール送信できます。
例えば、以下のような内容でメールを作成するのはいかがでしょう？
フォームに送信してすぐにメールで一時返信があれば、送信者の不安を解消できるかもしれません。
メールの種類はGmail、Outlook、Yoomのメール機能の3つから選ぶことができますよ。

分岐を使用する

受信した回答内容でフローの進行先を分岐させることもできます。
例えば、フォームの質問の中に「電話での対応を希望する」という項目を追加し、その項目がYesになっていたら進行先を分けます。
電話対応のチームと、それ以外の対応をするチーム、それぞれのNotionデータベースとSlackチャンネルが用意されていれば、続くアクションは同じでもデータの追加先と通知先を分けられますよ！
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

HubSpotを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

‍1.TimeRexで予定が登録されたら、HubSpotのコンタクトのステージを更新する

はじめに紹介するのは、TimeRexとの連携フローです。商談などの予定の登録をトリガーに、自動でHubSpotのステージの更新を行うため、チーム内で常に最新の情報を確認することができるでしょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.HubSpotのコンタクトのステージが特定のステージに更新されたら、カスタムプロパティの値を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する

次に紹介するのは、freee会計との連携です。HubSpotで取引先のステージが更新のたびにカスタムプロパティの値を取り込み、freee会計での取引先作成と請求書発行を自動で行います。入力作業の削減につながりそうですね。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

3.Chat Plusでチャットが開始されたらHubSpotにコンタクトを作成する

最後に紹介するのは、HubSpotへのコンタクトの追加を自動化するフローです。Chat Plusで開始されたチャットの情報を自動でコンタクトに追加することで、情報をスピーディーに反映できるかもしれません。

HubSpotとNotionを連携するメリットと具体例

メリット1：お問い合わせ対応の遅延防止

HubSpotのフォームに入力された情報がNotionに自動で登録され、Slackに通知されることで、問い合わせ対応の遅延を防ぐことにつながります。 従来、手動でフォームの内容を確認し、関係者に連絡する必要があります。しかしこの自動化によって、フォームに関する情報共有がスムーズに行われるでしょう。お問い合せが発生した際にスピーディーに通知が届くため、対応漏れや遅れを極力抑えることが期待できます。さらに、データをNotionに自動で追加すれば、これまで手入力で管理していた時間を省くことができるでしょう。その結果、迅速な対応を進められる環境を整えることが期待できます。

メリット2：情報の転記作業削減

HubSpotのフォームから送信された情報を手作業でNotionに入力する場合、担当者の負担が多く、他の業務に影響を与えるかもしれません。また手作業による入力ミスや漏れが発生する可能性があります。この自動化を導入することで、情報の転記作業が不要になります。また、情報が統一フォーマットで登録されるため、整理しやすく、データの可読性の向上が期待できます。業務に使用するデータを正確に蓄積することで、チーム全体での対応がスムーズになるでしょう。蓄積したデータを分析に使用する場合、正確性の高いデータを使うことで、より効果の高い施策を実行できるかもしれません。

メリット3：情報共有の円滑化

SlackにHubSpotの問い合わせ内容が通知されることで、チャットに参加する複数の担当者が状況を把握しやすくなり、迅速に対応を開始できます。 特に、サポートや営業チームなど、複数のメンバーが問い合わせ対応を担当する場合、情報共有の効率化は重要なポイントです。手動での連絡を待たずに、担当者の間のコミュニケーションコストを削減しながら、スムーズな対応が可能になるでしょう。また、チームの責任者が問い合わせ内容を把握することで、誰が対応を担当するのか判断し、業務を振り分けることができるでしょう。これにより、チームメンバーの業務負担が偏ることを防止できるかもしれません。

まとめ

HubSpot、Notion、Slackの連携により、問い合わせ対応業務を大幅に効率化できるでしょう。自動化による情報の自動共有と一元管理により、問い合わせ対応スピードの向上やデータ入力時のヒューマンエラーの減少が期待できます。効率的な問い合わせ対応を行うことで、顧客満足度や生産性の向上にもつながるかもしれません。ぜひYoomを活用した連携を業務に取り入れ、業務効率化を実現してみましょう。