Hubspotのコンタクトのステージが特定のステージに更新されたら、カスタムプロパティの値を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する

■概要

HubSpotでの顧客管理とfreee会計での請求書発行、これらの連携を手作業で行うことで、情報の転記ミスや対応漏れのリスクを感じていませんか。特に、営業と経理間でのやり取りには手間がかかり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタ-クトステージが更新されると、freee会計へ自動で取引先が作成され請求書が発行されるため、一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な請求業務を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとfreee会計を利用し、請求書発行業務を手作業で行っている方
• 顧客管理から請求までのプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• 営業担当者と経理担当者間の連携をスムーズにし、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのステージ更新をトリガーに請求書発行までが自動化され、手作業での転記や発行作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力間違いや請求漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとfreee会計をYoomと連携します。
2. トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、特定のステージに更新された場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
5. オペレーションでfreee会計の「取引先の作成」アクションを設定し、取得した情報を基に取引先を作成します。
6. 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、作成した取引先情報と紐付けて請求書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、HubSpotのコンタクト情報に含まれる特定のステージを条件として指定できます。例えば「コンタクトステージが『受注』に更新されたら」といった条件を設けることで、任意のタイミングで請求書発行プロセスを自動化させることが可能です。

■注意事項

• HubSpot、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。