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IntercomとMicrosoft Excelを連携して、Intercomで新規に会話が作成されたらMicrosoft Excelにタスクを自動追加する方法
Intercomで会話が作成された際に、Microsoft Excelにタスクを追加する自動化についてご紹介します。
この自動化によって、アプリ間の移動が減少し、効率的なタスク管理を実現できるでしょう。
タスクの進捗状況を把握でき、チーム内への情報共有が円滑に行われることで、結果的にチーム内の連携も強化されるかもしれません。
特に、多くの会話情報を扱う際は、誤入力が起こるリスクも高まるため、有効な自動化になるはずです。
本記事では、アプリ連携のメリットと自動化の設定方法を詳しく解説します。
IntercomとMicrosoft Excelを連携するメリット
メリット1:タスクの確認を効率化できる
IntercomとMicrosoft Excelを連携し、新規会話が作成された際、Microsoft Excelに自動でタスクを追加できます。
会話データをもとにMicrosoft Excelにタスクを追加することで、異なるツールをそれぞれ使い分ける必要がなくなり、スムーズに業務に取り組めるでしょう。
たとえば、Intercomで顧客からの問い合わせ内容がMicrosoft Excelにタスクとして自動保存されるため、チーム内でスピーディーにタスクを確認できます。
これにより、タスクの進捗状況を把握し、情報共有をスムーズに行うことで、結果的にチーム内の連携も強化されるでしょう。
メリット2:情報漏れや誤入力を防ぐ
会話情報を元にMicrosoft Excelにタスクを自動追加することは、正確なデータの保持にも繋がります。
Intercomの情報を手動でMicrosoft Excelに転記する場合、入力漏れや誤入力といったミスにつながり、正しいデータを反映できない懸念があります。
しかし、自動化を活用すれば、顧客との会話情報を自動でMicrosoft Excelに反映できるため、ヒューマンエラーを回避することができます。
これにより、入力漏れや誤入力を防ぎながらタスクの追加ができるため、正確なデータが保てるでしょう。
[Yoomとは]
IntercomとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
今回は「Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客からの問い合わせ対応でIntercomを使用している方
・業務でIntercomを活用する方
・顧客サポートを行っているカスタマーサポートの方
2.Microsoft Excelでタスク管理をしている方
・Microsoft Excelでタスクの共有を行う方
・Microsoft Excelへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるのがメリットです。
しかし、顧客対応の内容を都度Microsoft Excelに追加している場合、手動による追加作業は非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をMicrosoft Excelに自動で追加することができます。
Microsoft Excelに追加された内容はチーム内で共有や編集ができるため、タスク管理を効率化することが可能です。
また、Intercomの会話情報がMicrosoft Excelに集約されるため、追加内容を一覧で確認することができ、タスクの進行状況を視覚的に把握することができます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客からの問い合わせ対応でIntercomを使用している方
・業務でIntercomを活用する方
・顧客サポートを行っているカスタマーサポートの方
2.Microsoft Excelでタスク管理をしている方
・Microsoft Excelでタスクの共有を行う方
・Microsoft Excelへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるのがメリットです。
しかし、顧客対応の内容を都度Microsoft Excelに追加している場合、手動による追加作業は非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をMicrosoft Excelに自動で追加することができます。
Microsoft Excelに追加された内容はチーム内で共有や編集ができるため、タスク管理を効率化することが可能です。
また、Intercomの会話情報がMicrosoft Excelに集約されるため、追加内容を一覧で確認することができ、タスクの進行状況を視覚的に把握することができます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- 新しく会話が作成されたら起動するフローボットの設定
- レコードを追加するアクションの設定
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
IntercomとMicrosoft ExcelをYoomと接続する方法
YoomにIntercomとMicrosoft Excelを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに行えます。
まずは、Intercomのマイアプリ登録をしましょう。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録を行ってください。
次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、サインインします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
両方のマイアプリ登録ができたら、マイアプリ欄にIntercomとMicrosoft Excelが表示されます。
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加する方法
自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客からの問い合わせ対応でIntercomを使用している方
・業務でIntercomを活用する方
・顧客サポートを行っているカスタマーサポートの方
2.Microsoft Excelでタスク管理をしている方
・Microsoft Excelでタスクの共有を行う方
・Microsoft Excelへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるのがメリットです。
しかし、顧客対応の内容を都度Microsoft Excelに追加している場合、手動による追加作業は非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をMicrosoft Excelに自動で追加することができます。
Microsoft Excelに追加された内容はチーム内で共有や編集ができるため、タスク管理を効率化することが可能です。
また、Intercomの会話情報がMicrosoft Excelに集約されるため、追加内容を一覧で確認することができ、タスクの進行状況を視覚的に把握することができます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客からの問い合わせ対応でIntercomを使用している方
・業務でIntercomを活用する方
・顧客サポートを行っているカスタマーサポートの方
2.Microsoft Excelでタスク管理をしている方
・Microsoft Excelでタスクの共有を行う方
・Microsoft Excelへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるのがメリットです。
しかし、顧客対応の内容を都度Microsoft Excelに追加している場合、手動による追加作業は非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をMicrosoft Excelに自動で追加することができます。
Microsoft Excelに追加された内容はチーム内で共有や編集ができるため、タスク管理を効率化することが可能です。
また、Intercomの会話情報がMicrosoft Excelに集約されるため、追加内容を一覧で確認することができ、タスクの進行状況を視覚的に把握することができます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
まずは、Intercomの設定を行うため、「新しく会話が作成されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Intercomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→新しく会話が作成されたら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分の中から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
Microsoft Excelに移動し、テスト用としてタスクの項目名を入力しましょう。
例として以下のように設定しました。
Yoomの画面に戻ってスクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
- 「ファイルの保存場所」→任意で設定
- 「ドライブID」→赤枠の候補から選択
スクロールし、「アイテムID」と「シート名」を候補から設定しましょう。
Microsoft Excelで設定した項目名が以下のように表示されるので、「追加するレコードの値」をアウトプットを利用して設定してください。
赤枠の矢印をクリックすると、Intercomのアウトプットを利用できます。
項目名に合うアウトプットを設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
その他のIntercomとMicrosoft Excelを使った自動化の例
1.Intercomでユーザーが返信したら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
社内ではMicrosoft Teamsを使用していて、Intercomの返信を見逃してしまう場合におすすめの自動化です。
Microsoft Teamsに通知されるので、スピーディーに対応ができるようになります。
■概要
Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に顧客とのコミュニケーションを行う必要がある方
- カスタマーサポート担当者
- 営業担当者
- サポートチームマネージャー
2.手動での会話確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 顧客情報の迅速な共有を必要とするチームリーダー
3.IntercomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
- Intercomを使用して顧客とのコミュニケーションを管理しているユーザー
- Microsoft Teamsを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・IntercomとMicrosoft Teamsを連携することで、顧客対応とチームコミュニケーションを一元管理でき業務の透明性が高まります。
・ユーザーが返信するたびに瞬時にMicrosoft Teamsに通知されるため、チーム内での情報共有が迅速に行えます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に顧客とのコミュニケーションを行う必要がある方
- カスタマーサポート担当者
- 営業担当者
- サポートチームマネージャー
2.手動での会話確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 顧客情報の迅速な共有を必要とするチームリーダー
3.IntercomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
- Intercomを使用して顧客とのコミュニケーションを管理しているユーザー
- Microsoft Teamsを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・IntercomとMicrosoft Teamsを連携することで、顧客対応とチームコミュニケーションを一元管理でき業務の透明性が高まります。
・ユーザーが返信するたびに瞬時にMicrosoft Teamsに通知されるため、チーム内での情報共有が迅速に行えます。
■注意事項
・Intercom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.フォームに問い合わせがあったら、自動的にkintoneとMicrosoft Excelそれぞれに情報を登録するフローです。
問い合わせ内容を自動的に記録でき、記録漏れや誤記を防げます。
■概要
フォームからの問い合わせ対応時、kintoneとMicrosoft Excelの両方に手作業で情報を入力する二重入力に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでkintoneとMicrosoft Excelに自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をkintoneとMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- データの転記ミスや登録漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにkintoneとMicrosoft Excelへ情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を登録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、同様にフォームの回答内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、問い合わせフォームとして必要な質問項目を自由に作成・編集することが可能です。
- kintoneのオペレーションでは、レコードを追加したいアプリのIDを任意で設定し、フォームの回答内容をどのフィールドに登録するかを指定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、使用するドライブIDやファイル（アイテムID）、シート名、テーブル範囲などを指定し、どのセルにどの情報を登録するかを設定します。
■注意事項
- kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365をご利用中の場合使用できます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
フォームからの問い合わせ対応時、kintoneとMicrosoft Excelの両方に手作業で情報を入力する二重入力に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでkintoneとMicrosoft Excelに自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をkintoneとMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- データの転記ミスや登録漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにkintoneとMicrosoft Excelへ情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を登録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、同様にフォームの回答内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、問い合わせフォームとして必要な質問項目を自由に作成・編集することが可能です。
- kintoneのオペレーションでは、レコードを追加したいアプリのIDを任意で設定し、フォームの回答内容をどのフィールドに登録するかを指定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、使用するドライブIDやファイル（アイテムID）、シート名、テーブル範囲などを指定し、どのセルにどの情報を登録するかを設定します。
■注意事項
- kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365をご利用中の場合使用できます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Microsoft Excelの雛形から納品書を作成し、Outlookで自動送付するフローです。
転記作業が不要となり、納品書作成の手間が省けます。
■概要毎月の納品書作成や送付業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。Microsoft Excelの雛形ファイルに手作業で情報を転記し、Outlookでメールを作成して送付する作業は、件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Microsoft Excelでの納品書作成からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化し、請求関連業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとOutlookを使い、手作業で納品書作成や送付を行っている経理・営業担当者の方
- 納品書の金額や送付先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を未然に防ぎたい方
- 毎月発生する定型業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに入力するだけで納品書の作成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を元に納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「Outlookに送信する」アクションで、作成された納品書を添付したメールを取引先などに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社で運用している任意の雛形ファイルを指定して、納品書を作成することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、宛先となるメールアドレスや件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、手作業で納品書作成や送付を行っている経理・営業担当者の方
- 納品書の金額や送付先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を未然に防ぎたい方
- 毎月発生する定型業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたいと考えている方
- フォームに入力するだけで納品書の作成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を元に納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「Outlookに送信する」アクションで、作成された納品書を添付したメールを取引先などに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社で運用している任意の雛形ファイルを指定して、納品書を作成することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、宛先となるメールアドレスや件名、本文などを自由に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
新規会話が発生した際にタスクを自動で追加することで、わざわざアプリを切り替える必要がなく、効率的にタスク管理ができるようになります。
また、手動入力によるミスを軽減し、データの正確性を高め、結果的には業務プロセスの向上にも繋がるかもしれません。
この自動化を活用して、正確なデータに基づいたタスク管理を実現してみましょう。
Yoomを実際に操作したいという方は、こちらから無料登録を行ってください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
