Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
毎月の納品書作成や送付業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。Microsoft Excelの雛形ファイルに手作業で情報を転記し、Outlookでメールを作成して送付する作業は、件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Microsoft Excelでの納品書作成からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化し、請求関連業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、手作業で納品書作成や送付を行っている経理・営業担当者の方
- 納品書の金額や送付先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を未然に防ぎたい方
- 毎月発生する定型業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに入力するだけで納品書の作成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を元に納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「Outlookに送信する」アクションで、作成された納品書を添付したメールを取引先などに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社で運用している任意の雛形ファイルを指定して、納品書を作成することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、宛先となるメールアドレスや件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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