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IT社会において、企業のニーズに寄り添うソフトウェア開発は重要な業務と言えるでしょう。
そのため、日々顧客からの要望を管理し、それを実現するためのフェーズにいち早く入る必要があります。
このような時に便利なのが、Zendeskのような問い合わせ管理ツールです。顧客のニーズに寄り添ったソフトウェア開発をするためのヒントが保管可能となる上、問い合わせに対して現在どのような対応をとっているのか、フェーズの確認も容易になります。
では、このような情報共有をスムーズに行うためにも、ソフトウェア開発チームが使用しているJira Softwareと連携するのはいかがでしょうか。
まずは、連携することで具体的にどのようなメリットがあるのか紹介します。
Jira Softwareに課題が作成されると、Zendeskにチケットが自動的に作成されるようになります。
これによりカスタマーサポートが最新の対応状況を把握しやすくなり、顧客への説明がスムーズになるでしょう。
顧客に対し、間違った情報や曖昧な返事を避けるためにも、チーム間の素早い情報共有は重要です。しかし、異なるチームである以上、情報共有の際にはタイムラグが生じやすいと言えます。
このような問題点の改善に繋がる可能性があるため、ぜひ活用してみましょう。
Jira Softwareに作成された課題がZendeskに自動的に追加されるため、開発チームがカスタマーチームに対応状況を説明する手間が省けます。
また、カスタマーチームにおいても、開発チームから引き継いだ対応状況をZendeskに手入力する必要がなくなり、業務フローを時短できるでしょう。
このような細かい手間が削減できれば、顧客への対応やソフトウェア開発に集中できる時間の確保にも繋がるのではないでしょうか。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加するというフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理でJira Softwareを活用している方
・プロジェクトで発生した課題をJira Softwareに追加している方
・進捗管理をJira Softwareで行っているプロジェクトマネージャー
2.情報共有の効率化を図りたい方
・Jira Softwareの課題をZendeskに自動で連携したい方
・異なるツールを使用するチーム間の情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクト管理をする上で有用なツールです。
しかし、チーム間で異なるツールを使用して業務を進めている場合、Jira Softwareで作成された課題内容の連携にタイムラグが発生する可能性があります。
Jira Softwareで追加された課題をZendeskに自動で追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
ツール間の情報連携が自動で行われるため、両方のチームが同じ情報をスピーディーに共有することができるため、効率的に業務を進めることができます。
■注意事項
・Jira Software、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携します。
1.検索する
検索ボックスに「Jira Software」と入力し、Jira Softwarのアイコンをクリックします。
2.アカウント名の設定とアクセストークンの取得
必須項目を設定していきます。
詳しくは、赤枠内のJira Sofrwareのマイアプリ登録方法をご覧ください。
4.追加をクリック
2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば完了となります。
1.検索する
検索ボックスに「Zendesk」と入力し、Zendeskのアイコンをクリックします。
2.アカウント名の設定とアクセストークンの取得
アカウント名とアクセストークンの入力をしましょう。
Zendeskに登録してあるメールアドレスを、ZendeskのSupport管理センターから取得したAPIトークンと「:」で繋ぎ合わせ、base64形式にエンコードします。
【例】 メールアドレス/Yoom@xxxx.xx.jp
APIトークン/ABCDE1234fghIJK567
【エンコード文字列】
Yoom@xxxx.xx.jp:ABCDE1234fghIJK567
4.追加をクリック
2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば完了となります。
以上でJira SoftwareとZendeskのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理でJira Softwareを活用している方
・プロジェクトで発生した課題をJira Softwareに追加している方
・進捗管理をJira Softwareで行っているプロジェクトマネージャー
2.情報共有の効率化を図りたい方
・Jira Softwareの課題をZendeskに自動で連携したい方
・異なるツールを使用するチーム間の情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクト管理をする上で有用なツールです。
しかし、チーム間で異なるツールを使用して業務を進めている場合、Jira Softwareで作成された課題内容の連携にタイムラグが発生する可能性があります。
Jira Softwareで追加された課題をZendeskに自動で追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
ツール間の情報連携が自動で行われるため、両方のチームが同じ情報をスピーディーに共有することができるため、効率的に業務を進めることができます。
■注意事項
・Jira Software、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Jira Softwareのアイコンの「課題が作成されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔を決める
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.サブドメインとプロジェクトキーの入力
まずはサブドメインを入力します。
赤枠に沿って、Jira SoftwareのURLからコピー＆ペーストをしましょう。
プロジェクトキーはサブドメインを入力することで、画像のように一覧表示されます。
Zendeskと連携したいプロジェクトキーを選択しましょう。
6.テストの実行
下へスクロールし、テストボタンをクリックします。
テスト成功と表示されたら保存を押しましょう。
1.Zendeskのアイコンをクリックする
Zendeskのアイコンの「チケットを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.サブドメインの設定
赤枠の指示にそってコピー＆ペーストしましょう。
3.件名を決める
件名設定しましょう。
ボックスにカーソルを合わせクリックし、Jira Softwareのアイコンを選択します。
先ほどテストで送信したJira Softwareのデータが一覧表示されるので、件名に該当するものを選択しましょう。
今回の場合、課題タイトルを選ぶのがおすすめです。
4.詳細を入力する
チケットに表示する詳細を入力しましょう。
件名に同じくボックスをクリックし、Jira Softwareのデータを選択していきます。
5.レイアウトを整える
今回は課題の詳細以外にも、画像のようなデータを挿入しました。
記号を用いて見やすくすることで、視認性がアップします。
6.テストの実行
テストボタンをクリックします。テストが成功したら保存を押しましょう。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でJira SoftwareとZendeskを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加する
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理でJira Softwareを活用している方
・プロジェクトで発生した課題をJira Softwareに追加している方
・進捗管理をJira Softwareで行っているプロジェクトマネージャー
2.情報共有の効率化を図りたい方
・Jira Softwareの課題をZendeskに自動で連携したい方
・異なるツールを使用するチーム間の情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクト管理をする上で有用なツールです。
しかし、チーム間で異なるツールを使用して業務を進めている場合、Jira Softwareで作成された課題内容の連携にタイムラグが発生する可能性があります。
Jira Softwareで追加された課題をZendeskに自動で追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
ツール間の情報連携が自動で行われるため、両方のチームが同じ情報をスピーディーに共有することができるため、効率的に業務を進めることができます。
■注意事項
・Jira Software、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
他にJira SoftwareとZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
要望に合わせたソフトウェア開発が完了した際、その旨が自動的にZendeskに追加されるため、問い合わせに対する返答が行いやすくなります。
■概要
Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客情報を一元管理し、サポートに活用している方
2.Jira Softwareを活用して課題管理を行う方
・課題やプロジェクトに関するレポートを作成し業務に役立てている方
・タスクの細分化やプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは迅速な顧客対応を行うために有効的なツールです。
Jira Softwareで管理するタスクと顧客情報を関連付けることで、チーム全体の連携が強化されます。
しかし、Jira Softwareのタスク完了後、Zendeskに毎回手作業で反映を行うのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
チーム内への情報共有を確実に、スピーディーに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、Jira Softwareのタスク完了を自動でZendeskに反映し、スピーディーな情報共有を行うことができます。
また手入力の必要がないため、手作業によるミスや漏れを未然に防ぎ生産性向上につながります。
■注意事項
・Zendesk、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Zendeskでチケットが作成されたらJira Softwareに追加する
ZendeskからJira Softwareに課題を追加することも可能です。開発チームの対応スピード向上に繋がるでしょう。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらJira Softwareに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・顧客からの問い合わせや問題をZendeskで受け付けて開発チームへの対応依頼をJira Softwareで管理したい方
・Zendeskのチケットを手動でJira Softwareの課題に転記する手間を省いて業務効率を向上させたい方
・ZendeskとJira Softwareの情報連携を強化して顧客対応と開発対応の連携をスムーズにしたい方
2.プロジェクトマネージャー・プロダクトオーナー
・ZendeskとJira Softwareの連携により、顧客の声を開発プロセスに反映させて製品やサービスの改善に役立てたい方
・カスタマーサポートと開発チームの連携状況を可視化してプロジェクト全体の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートを効率的に管理するためのツールですが、新しく作成されたチケットを手作業でJira Softwareに転記するのは、時間と手間がかかってしまうことが度々あり転記ミスや情報漏れの原因にもなります。
このフローを活用することにより、Zendeskでチケットが作成されると自動的にJira Softwareに必要な情報が追加され、サポート担当者や開発チームは、ZendeskとJira Softwareの両方を確認する必要がなくなり、最新の情報を効率的に共有することができます。
また、手作業による転記作業が不要になるため、業務効率が向上し入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Zendesk、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
Zendeskの問い合わせをより詳細に編集、管理したい場合は、Google スプレッドシートとの連携もおすすめです。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・チケット情報をZendeskとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をGoogleスプレッドシートで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をGoogleスプレッドシートに取り込み、詳細な分析を行いたい方
・チケットデータをグラフ化したり、ピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートを効率的に管理するための優れたツールですが、新しく作成されたチケットを手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、転記ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することができます。
これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。また、データ入力のミスや情報の漏れを防ぎ効率的なチケット管理も可能になります。
■注意事項
・Zendesk、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jira SoftwareとZendeskを使用した自動化の導入は、チーム間の連携強化に役立つはずです。
顧客への問い合わせ対応の際、どのような返答をするべきか判断しやすくなるため、カスタマーサービスの業務負担軽減にも繋がるでしょう。
手入力の手間を省き時間を節約することも可能です。ぜひこの機会にお試しください！
