Jira Softwareの課題をZendeskに自動追加！顧客に最新の情報を提供しやすくする方法

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

Jira SoftwareとZendeskの連携フローの作り方

STEP1:マイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携します。

Jira SoftwareとYoomの連携

1.検索する
‍検索ボックスに「Jira Software」と入力し、Jira Softwarのアイコンをクリックします。

2.アカウント名の設定とアクセストークンの取得

必須項目を設定していきます。
詳しくは、赤枠内のJira Sofrwareのマイアプリ登録方法をご覧ください。

4.追加をクリック

2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば完了となります。

ZendeskとYoomの連携

1.検索する
‍検索ボックスに「Zendesk」と入力し、Zendeskのアイコンをクリックします。

2.アカウント名の設定とアクセストークンの取得

アカウント名とアクセストークンの入力をしましょう。
Zendeskに登録してあるメールアドレスを、ZendeskのSupport管理センターから取得したAPIトークンと「:」で繋ぎ合わせ、<span class="mark-yellow">base64形式にエンコード</span>します。

【例】 メールアドレス/Yoom@xxxx.xx.jp

                 APIトークン/ABCDE1234fghIJK567

【エンコード文字列】

　 　Yoom@xxxx.xx.jp:ABCDE1234fghIJK567

詳しくは、以下をご確認ください‍

Zendeskのマイアプリ登録方法‍

base64エンコードについて

4.追加をクリック

2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば完了となります。

以上でJira SoftwareとZendeskのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。

STEP2:Jira Softwareのトリガー設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍Jira Softwareのアイコンの「課題が作成されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔を決める

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。‍

5.サブドメインとプロジェクトキーの入力

まずはサブドメインを入力します。
赤枠に沿って、Jira SoftwareのURLからコピー＆ペーストをしましょう。

プロジェクトキーはサブドメインを入力することで、画像のように一覧表示されます。
Zendeskと連携したいプロジェクトキーを選択しましょう。

6.テストの実行
下へスクロールし、テストボタンをクリックします。
テスト成功と表示されたら保存を押しましょう。

STEP3:Zendeskの設定

1.Zendeskのアイコンをクリックする
‍Zendeskのアイコンの「チケットを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.サブドメインの設定

赤枠の指示にそってコピー＆ペーストしましょう。

3.件名を決める

件名設定しましょう。

ボックスにカーソルを合わせクリックし、Jira Softwareのアイコンを選択します。

先ほどテストで送信したJira Softwareのデータが一覧表示されるので、件名に該当するものを選択しましょう。
今回の場合、課題タイトルを選ぶのがおすすめです。

4.詳細を入力する

チケットに表示する詳細を入力しましょう。
件名に同じくボックスをクリックし、Jira Softwareのデータを選択していきます。

5.レイアウトを整える

今回は課題の詳細以外にも、画像のようなデータを挿入しました。
記号を用いて見やすくすることで、視認性がアップします。‍

6.テストの実行
‍テストボタンをクリックします。テストが成功したら保存を押しましょう。‍

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でJira SoftwareとZendeskを使用したフローボットの作成は完了です。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Jira Softwareで課題が作成されたらZendeskに追加する

Jira SoftwareとZendeskを使ったその他の自動化例

他にJira SoftwareとZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
‍要望に合わせたソフトウェア開発が完了した際、その旨が自動的にZendeskに追加されるため、問い合わせに対する返答が行いやすくなります。

2.Zendeskでチケットが作成されたらJira Softwareに追加する
‍ZendeskからJira Softwareに課題を追加することも可能です。開発チームの対応スピード向上に繋がるでしょう。

3.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
‍Zendeskの問い合わせをより詳細に編集、管理したい場合は、Google スプレッドシートとの連携もおすすめです。

まとめ

Jira SoftwareとZendeskを使用した自動化の導入は、チーム間の連携強化に役立つはずです。
顧客への問い合わせ対応の際、どのような返答をするべきか判断しやすくなるため、カスタマーサービスの業務負担軽減にも繋がるでしょう。
手入力の手間を省き時間を節約することも可能です。ぜひこの機会にお試しください！