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ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートをYoomを使って連携すると承認された申請情報を自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます！
本記事ではジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携するメリットと連携する方法を詳しくご紹介します。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携するメリットからご紹介します。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携することによって、経理担当者は手動でのデータ入力業務から解放されるでしょう。例えば、経費申請が承認されると、自動でGoogleスプレッドシートにデータが追加されるので、二重入力やミスの心配が減ります。連携することで、空いた時間を他の業務に使うことができそうですね！
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携させると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報がGoogleスプレッドシート上で確認できるようになります。権限の関係でジョブカン経費精算・ワークフローの管理画面を見ることができないメンバーでも、Googleスプレッドシートにデータが保存されているため、そこで承認された申請を確認できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携するメリットをご紹介しました。
「便利そうだけど、そもそもYoomって何？」そう思った方もいるはず！
Yoomは、専門的な知識がなくても、簡単にアプリ同士を連携できるノーコードツールです。
SaaSツール同士の連携を通じてワークフローを自動化するためのツールで、簡単な操作で連携設定ができるテンプレートやサポートも豊富に揃っています。
そのため、プログラミングの知識に自信がない方や初心者の方でもテンプレートをコピーして順番通りに設定していくだけで簡単にフローボットが作成できます。
「いきなり有料で始めるのはちょっと…」という方も多いと思います。
Yoomでは２週間無料で試すことができます。
まずは下記のサイトより無料で使ってみてくださいね！
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ここからは、実際にテンプレートを使って「ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する」フローの連携方法をご紹介します。
使用するテンプレートは下のバナーの「試してみる」より一緒に始めてみましょう！
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・中小企業の経理担当者
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・日常的にGoogleスプレッドシートを業務で使用している方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、申請業務を効率化できるのはメリットです。
しかし、承認された申請の詳細を確認する際は、各申請にアクセスする必要があり時間がかかってしまいます。
このテンプレートは、特定のタイトルの申請が承認されたらGoogleスプレッドシートに追加することができます。
各申請の詳細がGoogleスプレッドシート上に一覧化されるため、申請内容を迅速に確認できるようになります。
コミュニケーションツールと連携することで、申請の完了有無を特定のメンバーへ通知を出すことも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法
(4)次はGoogleスプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleスプレッドシートをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。
Yoomのマイアプリを確認し、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートが入っていれば、連携完了です！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・中小企業の経理担当者
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・日常的にGoogleスプレッドシートを業務で使用している方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、申請業務を効率化できるのはメリットです。
しかし、承認された申請の詳細を確認する際は、各申請にアクセスする必要があり時間がかかってしまいます。
このテンプレートは、特定のタイトルの申請が承認されたらGoogleスプレッドシートに追加することができます。
各申請の詳細がGoogleスプレッドシート上に一覧化されるため、申請内容を迅速に確認できるようになります。
コミュニケーションツールと連携することで、申請の完了有無を特定のメンバーへ通知を出すことも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
アプリトリガーの、「特定のタイトルの申請が承認されたら」をクリックします。
(2)連携アカウントとアクションを選択する画面が出てきます。ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のタイトルの申請が承認されたら」のままで、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面より、トリガーの起動間隔を選択し、申請タイトルを入力します。入力が完了したら、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
※申請タイトルはタイトルに特定のキーワードを含む申請のみトリガー発火対象とします。部分一致となります。
(1)次は「申請日を抽出」をクリックします。
(2)操作条件の設定画面より、抽出対象をアウトプットより選択します。入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法は下記の記事をご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
(3)次は「承認日を抽出」をクリックします。
(4)操作条件の設定画面がでてきます。(2)と同じように抽出対象をアウトプットより選択します。(2)では申請日の抽出でしたが、この操作は承認日の抽出を設定しています。入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。
(2)データベースの連携画面より、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
さらに下部へ進み、データベース連携より、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID：スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。
※スプレッドシートのタブ名：「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
(3)データベース操作の詳細設定より、Googleスプレッドシートへ追加するレコードの値を選択します。
各項目をアウトプットから選択し、選択が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。
これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する」フローボットの完成です！
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・中小企業の経理担当者
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・日常的にGoogleスプレッドシートを業務で使用している方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、申請業務を効率化できるのはメリットです。
しかし、承認された申請の詳細を確認する際は、各申請にアクセスする必要があり時間がかかってしまいます。
このテンプレートは、特定のタイトルの申請が承認されたらGoogleスプレッドシートに追加することができます。
各申請の詳細がGoogleスプレッドシート上に一覧化されるため、申請内容を迅速に確認できるようになります。
コミュニケーションツールと連携することで、申請の完了有無を特定のメンバーへ通知を出すことも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
先にご紹介しました、テンプレートは「ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する」でしたが、以下のテンプレートは申請が差し戻された時にGoogleスプレッドシートに追加するフローです。どちらも使用すれば、申請が差し戻された時も承認された時も自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・社内の経費精算を担当している人事部門の方
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・社内の情報をGoogleスプレッドシートで管理している方
・アプリケーションのアウトプット情報をGoogleスプレッドシートに転記したいと検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できるのはメリットです。
しかし、申請の差し戻しが発生した場合、気づかずに対応が遅れてしまうケースが懸念されます。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートに差し戻しの内容を一元管理することができます。
現在の対応状況が一目で分かるようになり、申請の差し戻しで未対応のものがあれば迅速に担当者へ依頼を出すことができます。
コミュニケーションツールと連携することで、対応期限が近い差し戻しの申請を担当者へリマインドすることも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。
申請だけでなく、取引先の情報もGoogleスプレッドシートに登録すると自動でジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報が登録されます。こちらは特に、取引先とのやり取りの多い、営業担当者やアシスタントの方におすすめです。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う総務部の方
・情報の共有速度を上げ、常に最新情報をチームで共有したいチームの責任者
2.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費の処理にワークフローを活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい部門長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは編集の履歴を確認できるため、情報の透明性を高く保つために有効的なツールです。
またジョブカン経費精算・ワークフローを業務に使用することでタスクが可視化され、チーム全体への情報の共有を効率的に行います。
しかしGoogleスプレッドシートでデータの追加があった際、改めてジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力することは、情報の伝達ミスを招くリスクがあります。
業務で使用する情報の正確性を高く保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートへ情報登録後、自動でジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報を作成することで、登録内容の精度を保ちます。
手作業でかかっていた時間を他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加するフローです。
以下のテンプレートは例えば、新入社員が多く入った時に自動でユーザー情報を追加してくれるので、総務担当者の方などに役に立ちそうです。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業とシートを共有して情報のやり取りを行う方
・チームの共有シートを複数人で編集したいプロジェクトの責任者
2.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・申請された経費を正確に処理する経理担当
・申請された内容の進捗状況を確認し、素早い処理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはあらゆる情報の一元管理に有効的なツールです。
併せてジョブカン経費精算・ワークフローを使用することで書類の電子化をすることができ、効率的に業務を進行します。
しかしGoogleスプレッドシートに登録された情報をジョブカン経費精算・ワークフローへ改めて入力しなければならないのは、業務効率化の妨げとなります。
定型的な業務をなるべく簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、その内容を引用しジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録を行うため、手作業の手間を省きます。
また手作業でかかっていた時間を省くこともできるため、他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomの名前を初めて聞いた方もそうじゃない方も、少し興味を持ってくれましたか？Yoomには今回使用したテンプレート以外にも便利なテンプレートがたくさんあります！
いつも仕事で使っているアプリがあるかもしれません。下記のサイトより確認してみてくださいね！
Yoomのテンプレート一覧
Yoomを使って、あなたの業務がもっと楽になりますように！
