ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認すると自動でGoogleスプレッドシートに追加！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートをマイアプリに連携する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(4)次はGoogleスプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleスプレッドシートをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。

Yoomのマイアプリを確認し、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートが入っていれば、連携完了です！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの、「特定のタイトルの申請が承認されたら」をクリックします。

(2)連携アカウントとアクションを選択する画面が出てきます。ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のタイトルの申請が承認されたら」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面より、トリガーの起動間隔を選択し、申請タイトルを入力します。入力が完了したら、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
※申請タイトルはタイトルに特定のキーワードを含む申請のみトリガー発火対象とします。部分一致となります。

ステップ3:テキストからデータを抽出する

(1)次は「申請日を抽出」をクリックします。

(2)操作条件の設定画面より、抽出対象をアウトプットより選択します。入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法は下記の記事をご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法

(3)次は「承認日を抽出」をクリックします。

(4)操作条件の設定画面がでてきます。(2)と同じように抽出対象をアウトプットより選択します。(2)では申請日の抽出でしたが、この操作は承認日の抽出を設定しています。入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:データベースを操作する

(1)次は「レコードを追加する」をクリックします。

(2)データベースの連携画面より、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

さらに下部へ進み、データベース連携より、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID：スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。
※スプレッドシートのタブ名：「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。

(3)データベース操作の詳細設定より、Googleスプレッドシートへ追加するレコードの値を選択します。
各項目をアウトプットから選択し、選択が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

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(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する」フローボットの完成です！

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを使った自動化例

他にもジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
先にご紹介しました、テンプレートは「ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する」でしたが、以下のテンプレートは申請が差し戻された時にGoogleスプレッドシートに追加するフローです。どちらも使用すれば、申請が差し戻された時も承認された時も自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を追加するフローです。
申請だけでなく、取引先の情報もGoogleスプレッドシートに登録すると自動でジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報が登録されます。こちらは特に、取引先とのやり取りの多い、営業担当者やアシスタントの方におすすめです。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加するフローです。
以下のテンプレートは例えば、新入社員が多く入った時に自動でユーザー情報を追加してくれるので、総務担当者の方などに役に立ちそうです。

まとめ

Yoomの名前を初めて聞いた方もそうじゃない方も、少し興味を持ってくれましたか？Yoomには今回使用したテンプレート以外にも便利なテンプレートがたくさんあります！
いつも仕事で使っているアプリがあるかもしれません。下記のサイトより確認してみてくださいね！
Yoomのテンプレート一覧‍

Yoomを使って、あなたの業務がもっと楽になりますように！