ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Google スプレッドシートに追加する

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は、件数が増えるほど入力ミスや転記漏れのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請が承認されると、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした手作業による課題を削減し、申請管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートで申請内容を管理している経理や総務担当者の方
承認された申請データの集計や管理を手作業で行っており、工数やミスを削減したいと考えているチームリーダーの方
申請からデータ管理までの一連の流れを自動化し、業務全体の効率化を目指すDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

申請が承認されるたびに自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるコピー＆ペーストや入力の過程を減らすことで、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでAI機能を設定し、申請内容から「申請日」を抽出します
続けて、同様にAI機能で「承認日」を抽出します
最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、自動化の対象としたい申請書のタイトルは任意で設定してください。
申請内容から必要な情報を抽出するための、AIへの指示（プロンプト）は任意の内容に設定できます。
Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象となるシートや追加する列、その内容は任意で設定可能です。

■注意事項

ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。