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ジョブカン経費精算・ワークフローとZendeskを連携し、申請後のタスク追加を自動化する方法をご紹介します。
手作業での入力を省くことで、担当者の負担が軽減され、作業の遅延軽減が期待できます。
また、承認後の処理のばらつきを防ぐため、統一されたワークフローが実現できるでしょう。
本記事では、具体的なアプリ連携の方法と自動化の設定方法を詳しく解説します。
申請後のタスク追加を自動化することで、手作業やヒューマンエラーによる遅延が減少するでしょう。
申請が承認されると、Zendeskにタスクを自動登録するため、手動入力の作業を省略できます。
これにより、申請の確認やタスク管理がスピーディーに行われるため、担当者の業務負担が軽減されるでしょう。
また、ヒューマンエラーによる遅延も防げるので、業務効率の向上が期待できます。
タスク追加の自動化により、承認後の処理のばらつきがなくなり、統一されたワークフローの実現が期待できます。
どの担当者が対応しても、一貫した結果が得られるため、トラブルの発生を抑えられます。
ワークフローを自動化することで、属人化を防ぎ安定した業務運営をサポートをしてくれるでしょう。
[Yoomとは]
今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請された経費の処理に活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい方
2.Zendeskを活用してタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの状況把握に役立つアプリです。
またZendeskを合わせて使用することで顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローに追加された情報をZendeskに手入力することは、創造的な業務への時間を奪うことになります。
コア業務への時間を多く確保したいと考える方にこのフローは適しています。
ジョブカン経費精算・ワークフローに申請が行われたら自動でZendeskにタスクを作成するため、手入力の手間を省くことができます。
手入力でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性を上げることにつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
工程は2ステップだけなので10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomにジョブカン経費精算・ワークフローとZendeskを接続するため、マイアプリ登録をします。
最初にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらのヘルプページを参考に、登録を行ってください。
続いて、Zendeskのマイアプリ登録を行います。
こちらもヘルプページに記載されているので、こちらを参照しながら登録を行いましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリにこれらのアプリが表示されます。
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請された経費の処理に活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい方
2.Zendeskを活用してタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの状況把握に役立つアプリです。
またZendeskを合わせて使用することで顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローに追加された情報をZendeskに手入力することは、創造的な業務への時間を奪うことになります。
コア業務への時間を多く確保したいと考える方にこのフローは適しています。
ジョブカン経費精算・ワークフローに申請が行われたら自動でZendeskにタスクを作成するため、手入力の手間を省くことができます。
手入力でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性を上げることにつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下の画面より変更できます。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定から行うため、「申請が承認されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なります。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Zendeskの設定を行うため、「チケットを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
スクロールし、「詳細」の設定を行ってください。
こちらも先ほどと同様にジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用します。
Zendeskで確認したいチケットの詳細を記載しましょう。
以下は例として記入しているので、任意で設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定しましょう。
設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローです。
申請書を手動でGoogle Driveに保管する必要がないので、申請書が複数あっても負担に感じにくいでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで精算業務を行う企業の担当者
・企業の経理担当者
・経費申請を行う営業や営業アシスタント
2.Google Driveにファイルの格納を行なっている方
・対応企業のデータやファイルの格納を行う総務担当者
・添付ファイルをフォルダに格納している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
経費精算の申請業務にジョブカン経費精算・ワークフローを使用すると、申請から承認まで一貫して管理が可能になり業務フローが可視化され業務の効率化につながります。
しかし経費精算した領収書ファイルなどの格納は、経費精算を行う際に生じる大きな手間の一つです。
ファイルデータの格納までを一貫した流れで行いたいと考える人はこのフローに適しています。
経費精算の申請を行った際に添付した領収書のデータをGoogle Driveに自動で格納することで領収書ファイルの保存忘れなどを防ぐことが可能です。
また保存するファイル名を申請書の名称と同じものを使用することができるため、保存するファイルがどの申請書のものなのか一目で判断することが可能となります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
2.kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカンワークフローの取引先マスタにも自動登録するフローです。
取引先の登録が自動化されるため、転記の手間が省けます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.取引先企業の対応を部署ごとに対応している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・営業担当や部門長などの顧客担当と精算業務をするアシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneに登録した内容を自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで、手作業による入力ミスをなくすことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完結するため連絡の手間を省き、業務にかかる時間を短縮することが可能です。
・営業担当と帳票作成の担当が違う場合でも、kintonの登録があれば情報共有がスムーズにできるため業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Zendeskでチケットが作成されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
担当者は手作業でのデータ入力から解放され、大幅な時間短縮につながるでしょう。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
4.Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
自動通知されることで、チケットの確認忘れを回避できます。
また、通知先を柔軟に変更できるため、チーム全体への共有が容易になるでしょう。
■概要
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskに新しいチケットが作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとZendeskの連携により、申請後のタスク追加を自動化し、手作業による入力ミスや遅延を防ぐことができます。
これにより安定したワークフローが実現し、業務効率の向上が期待できます。
また、承認情報に基づいてタスクを作成できるため、担当者の負担が軽減されます。
Yoomを使えば、エンジニアでなくても簡単に自動化の設定を行い、短時間でアプリの連携ができるでしょう。
ぜひこの自動化を活用して、業務を効率化しましょう。
興味のある方は、こちらから無料登録をして体験してみてください。
