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「Zendeskに溜まった保留中チケットの確認、毎回手作業で大変…」
「どのチケットから対応すべきか、ステータスの把握に時間がかかってしまう…」
このように、Zendeskの保留中チケットの管理に手間がかかり、本来の顧客対応に集中できていないと感じていませんか？
もし、特定のタイミングでZendeskの保留中チケットを自動で検索し、その結果をスプレッドシートなどに一覧化できる仕組みがあれば、手作業での確認業務から解放されます！
そのうえ、対応漏れを防ぎながら、より迅速で質の高い顧客サポートを実現できます！
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入し、日々のチケット管理業務を効率化しましょう！
YoomにはZendeskの保留中チケットを検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで新規メッセージを受信したら、Zendeskから保留中のチケットを検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailと連携するとできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
Zendeskをマイアプリ連携
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
連携方法は以下の手順をご参照ください。
Zendeskの連携方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートと連携してできることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Zendeskの保留中チケットの情報をGoogle スプレッドシートに自動で記載します。
まずは情報を記載するためのGoogle スプレッドシートを用意する必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
※今回ご紹介するテンプレートでは、同じシートを利用するのではなく、フローボットが起動するたびに新しいシートをコピーして使用します。
シートのコピー先として別のGoogle スプレッドシートを利用したい方はそちらもご用意ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほど連携したGmailアカウント宛に、指定したキーワードを含むメールを送信します。このフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したタイミングで起動するため、テスト用に実際のメール受信が必要です。
今回は、以下のような内容のメールを受信しました。
※キーワードは、件名または本文のいずれかに含めてください。
メールを受信していることを確認できたら、Yoomの画面に戻り、キーワードを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示され、取得した値を確認できます。取得した値は、この後の設定でも使用できる動的な値として利用可能です。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
保留中のチケットを検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
サブドメインを設定します。注釈を確認しながら、サブドメインを入力してください。
ソート順について今回は使用しないため空白となっておりますが、使用したい方は候補から選択もできます。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全ての保留中チケットの検索設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
シート（タブ）をコピーするをクリックします。
ここまで同様にアカウントを確認し、アクションは変更せずに次に進みます。
スプレッドシートID（コピー元）を設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
シートIDも同様に、入力欄をクリックし使用したいものを選択します。
コピー先のシートIDはコピー元と同じスプレッドシートを選択しました。ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google スプレッドシートにシートがコピーされていますのでご確認ください。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
同じ処理を繰り返すアクションでは、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に使用できるように処理を行います。
今回はデフォルトで保留中のチケットを検索アクションで取得した、チケットのURLが設定されています。
今回は「+取得した値」を追加をクリックし、値の追加を行います。
オペレーションでは値を追加したいアクションを選択します。
今回は以下のように保留中のチケットを検索を選択しました。
次に取得した値を設定します。
プルダウンメニューから追加したい値を選択しましょう。
今回はチケットの件名を選択しました。
同じようにチケットの優先度も追加しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行いましょう。
使用したい値が全て設定できているのを確認したら完了をクリックします。
レコードを追加するをクリックします。
ステップ5と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へ進みます。
スプレッドシートIDには、ステップ5でコピー先として設定したGoogle スプレッドシートを設定しましょう。
次に、スプレッドシートのタブ名を設定します。
入力欄をクリックし、以下のように取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テーブル範囲を設定します。
項目名を入力している箇所も含めてレコードを追加したい範囲を設定しましょう。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
追加するレコードの値には、Google スプレッドシートの項目名が表示されます。
それぞれに値を設定しましょう。
取得した値を使用したい場合は、以下のように同じ処理を繰り返すの項目にある○○のループ変数となっているものを選択してください。
全て設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にレコードが追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのコピー先に設定したシートにレコードが追加されますのでご確認ください。
※実際のフロー稼働時は、ステップ4で取得した保留中のチケット数のレコードが追加されます。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がGmailで新規メッセージを受信したら、Zendeskから保留中のチケットを検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローでした！
Zendeskの保留中チケット管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケットのステータス確認や情報集約の手間を削減し、対応漏れや確認ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、サポート担当者は最新のチケット状況を把握でき、より迅速な顧客対応に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば実現できます。プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：定期的にZendeskのチケットを自動チェックできますか？
A：
はい、できます。
Yoomには決まった日時や、曜日などでフローボットを起動できる、スケジュールトリガーもございます。
スケジュールトリガーについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
Q：検索結果をSlackなどに通知できますか？
A：
はい、できます。
YoomではZendeskやSlackを含め、様々なアプリと連携できます。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
