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「Zendeskに溜まった保留中チケットの確認、毎回手作業で大変…」
「どのチケットから対応すべきか、ステータスの把握に時間がかかってしまう…」
このように、Zendeskの保留中チケットの管理に手間がかかり、本来の顧客対応に集中できていないと感じていませんか？
もし、特定のタイミングでZendeskの保留中チケットを自動で検索し、その結果をスプレッドシートなどに一覧化できる仕組みがあれば、手作業での確認業務から解放されます！
そのうえ、対応漏れを防ぎながら、より迅速で質の高い顧客サポートを実現できます！
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入し、日々のチケット管理業務を効率化しましょう！
YoomにはZendeskの保留中チケットを検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで新規メッセージを受信したら、Zendeskから保留中のチケットを検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailと連携するとできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
Zendeskをマイアプリ連携
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
連携方法は以下の手順をご参照ください。
Zendeskの連携方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートと連携してできることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Zendeskの保留中チケットの情報をGoogle スプレッドシートに自動で記載します。
まずは情報を記載するためのGoogle スプレッドシートを用意する必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
※今回ご紹介するテンプレートでは、同じシートを利用するのではなく、フローボットが起動するたびに新しいシートをコピーして使用します。
シートのコピー先として別のGoogle スプレッドシートを利用したい方はそちらもご用意ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほど連携したGmailアカウント宛に、指定したキーワードを含むメールを送信します。このフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したタイミングで起動するため、テスト用に実際のメール受信が必要です。
今回は、以下のような内容のメールを受信しました。
※キーワードは、件名または本文のいずれかに含めてください。
メールを受信していることを確認できたら、Yoomの画面に戻り、キーワードを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示され、取得した値を確認できます。取得した値は、この後の設定でも使用できる動的な値として利用可能です。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
保留中のチケットを検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
