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ジョブカン経費精算・ワークフローとboardで取引先情報を管理する場合、情報の整合性が取れないことや、繰り返しの登録作業に負担を感じることがあるかもしれません。
そうした問題は、2つのツールを連携することで解決できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携すると、顧客情報を一元管理できるだけでなく、登録プロセスを迅速化してヒューマンエラーを防止できます。
本記事では、ノーコードで2つのツールを連携する手順を解説するので、参考にしてみてください。
顧客情報を複数のツールで管理する場合、ツールごとに異なる情報が登録されてしまうことがあります。
その結果、無駄な確認作業が増え、業務が停滞してしまいます。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先情報を自動的にboardの発注先として登録することで、取引先データを一元管理でき、ツール間での情報の相違を防止できるでしょう。
例えば、人によって取引先情報を確認するツールが変わっても、一元管理できることで常に同じ情報をもとに業務を進められます。
その結果、無駄な確認作業が削減され、業務効率の向上が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先情報を、手動でboardに登録する作業は効率的とは言えません。
しかし、2つのツールを連携すれば、手動登録の時間を削減できます。
例えば、顧客情報を手動でboardに登録する業務は、簡単なコピー&ペーストですがミスが許されないため、担当者には慎重に行う必要があり、迅速な登録は難しくなります。
また、他の業務に追われて登録にタイムラグが生じる可能性もあります。
しかし、連携により自動で取引先情報が登録されることで、登録作業が削減され、その後の発注や支払い処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
手動で情報を登録する作業は、スペルミスや数字の誤入力などのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
しかし、2つを連携すれば、boardへの登録時に発生するヒューマンエラーを防止できます。
例えば、複数の取引先情報を入力する場合でも、担当者はジョブカン経費精算・ワークフローのフォームにのみ集中して入力するだけで済みます。
の結果、入力時の負担が軽減し、フォーム入力ミスも減少するでしょう。
次に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで導入できるので、ぜひ試してみてください。
[Yoomとは]
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された取引先情報を、都度boardに手入力する作業に手間を感じていませんか？申請内容を確認しながらの転記作業は時間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、ジョブカン経史精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを使ってジョブカン経費精算・ワークフローとboardを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。
まずジョブカン経費精算・ワークフローとboardをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとboardをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜boardの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローとboardを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のテンプレートのページを開きます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された取引先情報を、都度boardに手入力する作業に手間を感じていませんか？申請内容を確認しながらの転記作業は時間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、ジョブカン経史精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。
フローのトリガーとなるジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行います。
このフローはジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに取引先が申請され、承認されると起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のフォームIDの申請が承認され…」をクリックします。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行されたらフローボットが起動します。取引先情報をすぐにboardへ反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※フォームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択します。（フォームがない場合は、下記画像のように一覧にIDは表示されません）
5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
次にジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに申請された情報を取得する設定を行います。
1.「アプリと連携する 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
※このフローでは、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用フォームが利用されている前提となります。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.デフォルトで「申請ID」が設定されているので、「テスト」をクリックします。
※「申請ID」は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」から選択できます。
4.テストが成功すると、フォームに申請された情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットの各項目が、下記のように「項目1」「項目2」などのように表示される場合は、こちらのヘルプページを参考にすると、上記のようにジョブカン経費精算・ワークフローと同じ表記名に変更できます。
最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した取引先情報をboardの発注先に登録する設定を行います。
1.「アプリと連携する 発注先の登録」をクリックします。
2.boardと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.boardに登録する項目を設定します。
※顧客ごとに変わる「発注先名」などの項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から選択します。これにより、顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。
※APIキーの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
4.上記で、設定したいすべての項目を入力したらテストを行います。
成功したら保存します。
※テストが成功するとステップ3で取得した取引先情報がboardの発注先に登録されます。
5.トリガーをONにすると、以降はジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに申請された取引先情報が承認されるたび、boardの発注先にも自動で登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された取引先情報を、都度boardに手入力する作業に手間を感じていませんか？申請内容を確認しながらの転記作業は時間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、ジョブカン経史精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
申請が承認されたかを手動で確認すると、気づくまでに時間がかかることがあります。
しかし、Google Chatに自動通知されれば、担当者はすぐに承認に気づき、次の業務に迅速に対応できるでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらfreee人事労務に従業員を登録する
新入社員の情報を申請後、freee人事労務に同じ情報を入力する作業は、新入社員の人数が多いほど負担が増します。
この連携を利用すると、新入社員情報がfreee人事労務に自動登録されます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、freee人事労務に従業員を自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご利用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、freee人事労務それぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・freee人事労務の「従業員の作成」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、従業員の氏名、所属部署、雇用形態、入社日などの情報を設定してください。
・フローボットをONにすると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてfreee人事労務に従業員が登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・freee人事労務のオペレーション内で事業所IDや従業員情報を任意の値に変更してご利用ください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする
経費の申請があった際に、手動で領収書をダウンロードしてフォルダに保存する場合、保存漏れなどのミスが生じることがあります。
この連携を利用すれば申請時の作業負担が軽減され、資料管理も正確になるでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで精算業務を行う企業の担当者
・企業の経理担当者
・経費申請を行う営業や営業アシスタント
2.Google Driveにファイルの格納を行なっている方
・対応企業のデータやファイルの格納を行う総務担当者
・添付ファイルをフォルダに格納している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
経費精算の申請業務にジョブカン経費精算・ワークフローを使用すると、申請から承認まで一貫して管理が可能になり業務フローが可視化され業務の効率化につながります。
しかし経費精算した領収書ファイルなどの格納は、経費精算を行う際に生じる大きな手間の一つです。
ファイルデータの格納までを一貫した流れで行いたいと考える人はこのフローに適しています。
経費精算の申請を行った際に添付した領収書のデータをGoogle Driveに自動で格納することで領収書ファイルの保存忘れなどを防ぐことが可能です。
また保存するファイル名を申請書の名称と同じものを使用することができるため、保存するファイルがどの申請書のものなのか一目で判断することが可能となります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携により、取引先情報の登録作業は申請時の1回で完了します。
また、この自動化により、登録作業の効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
さらに、取引先情報を一元管理することで、ツール間でのデータ整合性が保てます。
その結果、取引先情報を申請する担当者をはじめ関係者全員の業務効率が向上するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携は、Yoomを活用すればノーコードで実現できます。
この記事を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててください。
