ジョブカン経費精算・ワークフローとboardを連携して、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する方法

ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携フローの作り方

Yoomを使ってジョブカン経費精算・ワークフローとboardを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

1. ジョブカン経費精算・ワークフローとboardをマイアプリ登録
2. テンプレートをコピー
3. フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定、その後に続くboardの設定
4. トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携動作を確認

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとboardをマイアプリ連携

まずジョブカン経費精算・ワークフローとboardをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとboardをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜boardの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローとboardを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のテンプレートのページを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるジョブカン経費精算・ワークフローの設定

フローのトリガーとなるジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行います。
このフローはジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに取引先が申請され、承認されると起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のフォームIDの申請が承認され…」をクリックします。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行されたらフローボットが起動します。取引先情報をすぐにboardへ反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※フォームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択します。（フォームがない場合は、下記画像のように一覧にIDは表示されません）

5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3：ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された情報を取得する設定

次にジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに申請された情報を取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
※このフローでは、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用フォームが利用されている前提となります。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.デフォルトで「申請ID」が設定されているので、「テスト」をクリックします。
※「申請ID」は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」から選択できます。

4.テストが成功すると、フォームに申請された情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

※アウトプットの各項目が、下記のように「項目1」「項目2」などのように表示される場合は、こちらのヘルプページを参考にすると、上記のようにジョブカン経費精算・ワークフローと同じ表記名に変更できます。

ステップ4：boardの発注先に登録する設定

最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した取引先情報をboardの発注先に登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する 発注先の登録」をクリックします。

2.boardと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.boardに登録する項目を設定します。
※顧客ごとに変わる「発注先名」などの項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から選択します。これにより、顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。
※APIキーの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

4.上記で、設定したいすべての項目を入力したらテストを行います。
成功したら保存します。
※テストが成功するとステップ3で取得した取引先情報がboardの発注先に登録されます。

5.トリガーをONにすると、以降はジョブカン経費精算・ワークフローで特定のフォームに申請された取引先情報が承認されるたび、boardの発注先にも自動で登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例

他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

申請が承認されたかを手動で確認すると、気づくまでに時間がかかることがあります。
しかし、Google Chatに自動通知されれば、担当者はすぐに承認に気づき、次の業務に迅速に対応できるでしょう。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらfreee人事労務に従業員を登録する

新入社員の情報を申請後、freee人事労務に同じ情報を入力する作業は、新入社員の人数が多いほど負担が増します。
この連携を利用すると、新入社員情報がfreee人事労務に自動登録されます。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

経費の申請があった際に、手動で領収書をダウンロードしてフォルダに保存する場合、保存漏れなどのミスが生じることがあります。
この連携を利用すれば申請時の作業負担が軽減され、資料管理も正確になるでしょう。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携により、取引先情報の登録作業は申請時の1回で完了します。
また、この自動化により、登録作業の効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
さらに、取引先情報を一元管理することで、ツール間でのデータ整合性が保てます。
その結果、取引先情報を申請する担当者をはじめ関係者全員の業務効率が向上するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとboardの連携は、Yoomを活用すればノーコードで実現できます。
この記事を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててください。