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「この画像ファイル、JPEG形式だからアップロードできない…JPG形式に変換しないと…」
「毎日たくさんの画像を受け取るけど、いちいち形式を変換するのが本当に面倒…」
このように、JPEGとJPGというわずかな拡張子の違いによって、ファイルがシステムに受け入れられず、手作業での変換に時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Slackやメールなどで受け取ったJPEG形式のファイルを自動でJPG形式に変換し、指定のストレージサービスに保存できる仕組み</span>があれば、このようなファイル形式に関する煩わしさから解放され、よりスムーズなファイル管理を実現し、本来集中すべき業務に取り組むことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JPEG形式のファイルをJPG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールで受け取ったJPEG形式のファイルを、JPG形式へ自動で変換・保存する具体的な自動化の例を紹介します。
この連携により、ファイル形式の違いを意識することなく、業務を円滑に進めることが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで受信したJPEG形式のファイルを自動で検知し、JPG形式に変換した上で指定のストレージサービスに格納する</span>ことができるので、チーム内でのファイル共有のたびに発生していた手動での変換作業がなくなり、コミュニケーションとファイル管理がよりスムーズになります。
<span class="mark-yellow">Gmailをはじめとするメールサービスに添付されたJPEGファイルを自動でJPG形式に変換し、オンラインストレージに直接保存する</span>ことが可能であり、メールを確認して手動でファイルをダウンロード・変換・アップロードするという一連の手間を完全に排除できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールを通じて送信されたJPEGファイルを、自動的にJPG形式へと変換して指定のフォルダに整理・保存する</span>こともできるため、応募書類やアンケート回答など、不特定多数から画像ファイルを収集する際の管理業務を大幅に効率化します。
それではここから代表的な例として、Slackの特定チャンネルにJPEGファイルが投稿されたら、自動でJPG形式に変換してBoxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、SlackとBoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Slack」と入力し、検索結果からSlackのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
4.続いてBoxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からBoxを検索します。
次の画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
5.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにSlackとBoxが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】SlackからJPEGファイルが送信されたら、JPGに変換しBoxに格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSlackに、JPEGファイルを送信しておきましょう！
※後続のSlackのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなJPEGファイルを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「ファイルがチャンネルに投稿されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「投稿されたファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルのダウンロードリンク」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、JPEGファイルをWebサイトで、JPGファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するJPEGファイルをアップロードして、JPGファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にBoxにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、JPG形式への変換対応以外にもSlackを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Slackに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
データ入力からレポート作成、システム連携、そして問い合わせ対応まで、幅広い業務の効率化と人的ミスの削減を実現します。
JPEGからJPGへのファイル形式変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換の手間や、形式の違いによるアップロードエラーといった非効率な業務から解放されます。</span>これにより、ファイル管理業務全体がスムーズになり、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしファイル形式の変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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