GmailからJPEGファイルが送信されたら、JPGに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

取引先からGmailで送られてくるJPEGファイルを、手作業でJPG形式に変換し、指定のフォルダに保存する業務に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけに、JPEGからJPGへのファイル形式の変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したJPEGファイルをJPGに変換する作業を、手動で行っている方
• 日常的に発生する拡張子変換とファイル保存の業務を効率化したい方
• ファイル形式の変換や保存作業における、人的なミスを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• JPEGからJPGへの変換とGoogle Driveへの保存が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどで、受信したJPEGファイルをJPGファイルに変換する操作を自動化します
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名を任意のルールに沿って変更します
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換・リネームしたJPGファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、フローを起動させたいメールのキーワード（送信元アドレス、件名など）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。
• RPA機能では、実際に操作するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、ダウンロードといった操作対象を任意で設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、変更したいファイル名のルールに合わせて、置換対象の文字列や置換後の文字列を任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。その際、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。