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業務効率化や情報共有の円滑化を目指す企業が増える中、データベース管理には「JUST.DB」、コミュニケーションには「Microsoft Teams」を活用している方も多いでしょう。
そこでこの2つを連携すると、業務を効率化できるかもしれません。
本記事では、JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
手動での連携作業を削減し、業務のスピードアップと正確性の向上を実現しましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBのAPIを利用して登録されたレコード情報を受け取り、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてそれを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、JUST.DBとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
必須項目を設定してください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JUST.DB・Microsoft Teamsがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それではアプリトリガーを設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルは任意で変更してください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
こちらの記事を参考に、Webhookを設定してください。
JUST.DBに移動し、テストレコードを作成してください。
作成後、フローボットに戻りテストを行います。
アウトプットにレコードの詳細が取得できたら保存しましょう。
続いて「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
メッセージは以下のように設定しました。
赤枠はアウトプットを利用しました。
こちらもテストして成功したら保存します。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知をメールで受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。
レコード登録→取得を行い、Microsoft Teamsに通知した後、Microsoft Excelにレコードを追加することで、JUST.DBを利用していない他部署にも情報連携がしやすくなります。
探したい情報をすぐに探せそうですね。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
その他にも、YoomにはJUST.DBを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.HubSpotのフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
JUST.DBで回答内容を管理している場合、手動で回答内容を転記するのは時間と手間がかかります。
このフローを使えば、大規模なイベントの際のアンケートでも問題なく集計できそうですね。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、手作業でJUST.DBに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、迅速で正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
部署ごとに利用しているアプリが違う場合、どちらの案件ステータスが正しいのか、分からなくなることがあると思います。
このフローであればアプリ間のステータスを同期できるので、無駄な確認作業を減らせそうです。
■概要
JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
・案件に関連する顧客情報などの管理に活用している方
2.JUST.DBのデータベースを活用している方
・データベースを活用してタスク管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件の詳細情報を一元管理することで情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
併せてJUST.DBでも案件管理を行うことで、多方面から情報の可視化ができ業務の進行を円滑にすることができます。
しかしJUST.DBの情報のステータス更新を毎回手作業でboardの案件ステータスに反映させるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、JUST.DBでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映することができ、手作業を省くことができます。
手作業で懸念されたいた人的ミスの発生を未然に防ぐことで、二つのアプリ間で共有される情報の正確性を保つことができます。
また自動化によってこれまで更新にかかっていた時間を他の業務に使用することができ、業務進行をより円滑にします。
■注意事項
・board、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録するフローです。
名刺情報を手動でJUST.DBにも転記している場合、このフローが便利です。
ルーティン作業は自動化し、付加価値の高い業務に取り掛かりましょう。
■概要
Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・大量の名刺情報を効率的に管理し、顧客データベースの構築・活用を推進したい方
2.マーケティング部門
・顧客属性や行動履歴を分析し、ターゲットを絞ったマーケティング施策を展開したい方
3.人事部門
・社員の名刺情報を一元管理し、異動や退職時の情報更新をスムーズに行いたい方
4.経営企画部門
・顧客情報や営業活動データを分析し、経営戦略の策定や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・名刺情報の入力・転記作業を自動化することで、人的リソースをより付加価値の高い業務に集中することができます。
・Sansanへの名刺登録と同時にJUST.DBへのデータ反映が行われ、常に最新の顧客情報に基づいた分析が可能になります。
■注意事項
・Sansan、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
JUST.DBに新しいレコードが登録されると、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、関係者全員が最新情報をすぐに把握できます。
特に、複数の部署が関与する業務では、情報共有のスピードが遅れることで業務全体に影響を及ぼす可能性がありますが、通知を活用することでこの問題を回避できることが見込めます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からの問い合わせ内容をJUST.DBに登録すると、Microsoft Teamsに通知が送信され、対応すべきスタッフが情報を把握し、準備を整えて対応を開始できます。
これにより、対応の遅延を防ぐことができ、スムーズな業務運営が可能になるでしょう。
このフローを活用することで、入力ミスや不備の早期発見につながります。
特に、手作業でのデータ入力が求められる業務では、誤入力や抜け漏れが発生しやすいため、関係者が素早くチェックできる流れを導入することが重要です。
例えば、新たな発注内容がJUST.DBに登録された際にMicrosoft Teamsへ通知することで、担当者がデータをすぐに確認し、誤入力がないかをチェックできます。
不備が見つかった場合には、その場で修正を依頼し、ミスが拡大する前に適切な対応を取ることが可能になります。
多くの企業では、日々大量のメールが飛び交い、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。
特に、案件の進捗報告や業務連絡をメールで行うと、関係者ごとに異なる情報を送る手間が発生し、情報管理が煩雑になります。
そこでJUST.DBとMicrosoft Teamsを連携させ、データ登録時に自動通知を送ることで、メールのやり取りを削減し、必要な情報を適切なチャネルで共有できるようになります。
例えば、特定の業務に関する通知をMicrosoft Teamsの専用チャネルにまとめることで、関係者全員が情報をキャッチアップしやすくなり、業務の流れがスムーズになるでしょう。
結果として、無駄なやり取りを減らし、業務の効率を大幅に向上させることが期待できます。
今回は「JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
JUST.DBとMicrosoft Teamsを連携することで、ミスを防止し、情報管理の効率化が期待できます。
本記事で紹介した手順を参考に、アプリ同士の連携を行うことで、業務プロセスを自動化し、生産性を向上させることが期待できます。
ぜひこの機会に、JUST.DBとMicrosoft Teamsの連携を試してみてください。
