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業務効率化や情報共有の円滑化を目指す企業が増える中、データベース管理には「JUST.DB」、コミュニケーションには「Microsoft Teams」を活用している方も多いでしょう。
そこでこの2つを連携すると、業務を効率化できるかもしれません。
本記事では、JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
手動での連携作業を削減し、業務のスピードアップと正確性の向上を実現しましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBのAPIを利用して登録されたレコード情報を受け取り、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてそれを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、JUST.DBとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
必須項目を設定してください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JUST.DB・Microsoft Teamsがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それではアプリトリガーを設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルは任意で変更してください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
こちらの記事を参考に、Webhookを設定してください。
JUST.DBに移動し、テストレコードを作成してください。
作成後、フローボットに戻りテストを行います。
アウトプットにレコードの詳細が取得できたら保存しましょう。
続いて「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
メッセージは以下のように設定しました。
赤枠はアウトプットを利用しました。
こちらもテストして成功したら保存します。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知をメールで受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。
レコード登録→取得を行い、Microsoft Teamsに通知した後、Microsoft Excelにレコードを追加することで、JUST.DBを利用していない他部署にも情報連携がしやすくなります。
探したい情報をすぐに探せそうですね。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはJUST.DBを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.HubSpotのフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
JUST.DBで回答内容を管理している場合、手動で回答内容を転記するのは時間と手間がかかります。
このフローを使えば、大規模なイベントの際のアンケートでも問題なく集計できそうですね。
2.JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
部署ごとに利用しているアプリが違う場合、どちらの案件ステータスが正しいのか、分からなくなることがあると思います。
このフローであればアプリ間のステータスを同期できるので、無駄な確認作業を減らせそうです。
3.Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録するフローです。
名刺情報を手動でJUST.DBにも転記している場合、このフローが便利です。
ルーティン作業は自動化し、付加価値の高い業務に取り掛かりましょう。
JUST.DBに新しいレコードが登録されると、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、関係者全員が最新情報をすぐに把握できます。
特に、複数の部署が関与する業務では、情報共有のスピードが遅れることで業務全体に影響を及ぼす可能性がありますが、通知を活用することでこの問題を回避できることが見込めます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からの問い合わせ内容をJUST.DBに登録すると、Microsoft Teamsに通知が送信され、対応すべきスタッフが情報を把握し、準備を整えて対応を開始できます。
これにより、対応の遅延を防ぐことができ、スムーズな業務運営が可能になるでしょう。
このフローを活用することで、入力ミスや不備の早期発見につながります。
特に、手作業でのデータ入力が求められる業務では、誤入力や抜け漏れが発生しやすいため、関係者が素早くチェックできる流れを導入することが重要です。
例えば、新たな発注内容がJUST.DBに登録された際にMicrosoft Teamsへ通知することで、担当者がデータをすぐに確認し、誤入力がないかをチェックできます。
不備が見つかった場合には、その場で修正を依頼し、ミスが拡大する前に適切な対応を取ることが可能になります。
多くの企業では、日々大量のメールが飛び交い、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。
特に、案件の進捗報告や業務連絡をメールで行うと、関係者ごとに異なる情報を送る手間が発生し、情報管理が煩雑になります。
そこでJUST.DBとMicrosoft Teamsを連携させ、データ登録時に自動通知を送ることで、メールのやり取りを削減し、必要な情報を適切なチャネルで共有できるようになります。
例えば、特定の業務に関する通知をMicrosoft Teamsの専用チャネルにまとめることで、関係者全員が情報をキャッチアップしやすくなり、業務の流れがスムーズになるでしょう。
結果として、無駄なやり取りを減らし、業務の効率を大幅に向上させることが期待できます。
今回は「JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
JUST.DBとMicrosoft Teamsを連携することで、ミスを防止し、情報管理の効率化が期待できます。
本記事で紹介した手順を参考に、アプリ同士の連携を行うことで、業務プロセスを自動化し、生産性を向上させることが期待できます。
ぜひこの機会に、JUST.DBとMicrosoft Teamsの連携を試してみてください。
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