Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行する方法

ステップ1：Googleフォーム・カオナビ・LINE WORKSをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、カオナビ、LINE WORKSをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でGoogleフォーム、カオナビ、LINE WORKSを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインインをし、下記画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜カオナビの場合＞

・アカウント名とAPIトークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※APIトークンの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜LINE WORKSの場合＞

・クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳細な登録は、こちらのヘルプページで解説しています。

3.Googleフォーム、カオナビ、LINE WORKSを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記リンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームで従業員情報が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。従業員情報をカオナビにすぐ反映したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、Googleフォームから取得した情報がアウトプットに表示されます。
アウトプットに必要な従業員情報を追加して保存します。
※デフォルトでGoogleフォームから取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3：カオナビの設定

次にGoogleフォームから取得した情報をカオナビに登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する メンバーを登録」をクリックします。

2.カオナビと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.カオナビに登録する項目を設定します。
※Googleフォームから取得した項目を設定する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより従業員ごとに変わる内容を動的に反映できます。

4.テストを行い、成功するとカオナビに従業員情報が登録されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：LINE WORKSの設定

最後に、LINE WORKSでアカウントを発行する設定を行います。

1.「アプリと連携する 新規ユーザーを登録」をクリックします。

2.LINE WORKSと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※LINE WORKSの新規ユーザーを登録するアクションの利用は、LINE WORKSの有償プランに限定されるためご注意ください。

3.LINE WORKSでアカウントを発行するために必要な項目を設定します。
※Googleフォームから取得した項目を設定する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）また定型文を直接入力することもできます。

4.テストを行い、成功するとLINE WORKSで新規アカウントが発行されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Googleフォームで従業員情報が送信されるたび、自動でカオナビに登録され、LINE WORKSのアカウントが発行されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

カオナビを使ったその他の自動化例

他にもカオナビを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.カオナビでメンバーの情報が更新されたらLINE WORKSでメッセージを送付する

カオナビでメンバーの情報を更新した際に、LINE WORKSで通知する作業を自動化できます。
この連携により、手動通知を削減でき、通知漏れを防止し、正確な報告が可能になるでしょう。

2.カオナビで従業員が登録されたらOneDriveに従業員毎のフォルダを作成する

カオナビに従業員を登録した後に、OneDriveで従業員毎のフォルダを作成する作業を自動化できます。
この連携により手動によるフォルダ作成作業を削減でき、正確なフォルダ管理が可能になるでしょう。

3.カオナビで従業員が登録されたらHRMOS勤怠の従業員管理表にも登録する

カオナビに登録した従業員情報をHRMOS勤怠に登録する作業を自動化できます。
この連携により、手動で繰り返し登録する工程を削減でき、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

Googleフォームで送信された従業員情報を手動でカオナビに登録し、LINE WORKSでアカウントを発行する作業には、手動作業や入力ミス、人的リソースの観点で課題があります。
しかし、ツール同士を連携することで業務プロセスを自動化すれば、業務の効率化や人為的ミスの削減、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。
Googleフォームとカオナビ、LINE WORKSの連携は、Yoomを使うことでノーコードで実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、ぜひこの機会に業務プロセスを自動化してみてください。