kintoneからクラウドサインで契約書を送信する方法

ステップ2:レコード詳細ページから起動

(1)テンプレートをコピーした後にYoomに以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして詳細設定に移ります。

(2)以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

(3)Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、フロー内「レコード詳細ページから起動」をクリックします。

(4)以下の画面が表示されるので、Chrome拡張機能を使ってトリガーを設定していきます。

(5)以下の画面が表示されるので、kintoneの対象アプリ内のレコード詳細ページにアクセスし、表示されたURLをコピー＆ペーストしてください。

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ステップ3:レコードを取得する

(1)フロー内の「レコードを取得する」をクリックします。

(3)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する

kintoneのアプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。

(4)以下の画面が表示されるので、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」したら、レコード番号が取得されるので「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4:書類を発行する

(1)フロー内の「書類を発行する」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

下にスクロールすると、ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDの入力欄が出てきます。

ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDについては、以下の画像のように、候補から検索して選択することができます。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:書類の作成

(1)フロー内の「書類の作成」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類の作成

(3)以下の画面が表示されたら、説明に従って設定をしてください。
ここまでの作業の中で取得した値をアウトプットとして引用することも可能です。
アウトプットに関する詳細はこちらをご覧ください。

(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ6:書類にファイルを添付

(1)フロー内「書類にファイルを添付」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付

確認ができたら「次へ」をクリックします。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行います。

(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ7:宛先の追加

(1)フロー内の「宛先の追加」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→宛先の追加

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ8:書類の送信・リマインド

(1)フロー内の「書類の送信・リマインド」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

‍ステップ9:kintoneとクラウドサインの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
kintoneからクラウドサインで契約書を送信する‍

kintoneやクラウドサインを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやクラウドサインのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍kintoneとクラウドサインを連携した自動化例

クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneのステータスを更新したり、kintoneのステータスが更新されたらクラウドサインで契約書を送信したりすることもできます。
また、クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

メールを受信したらkintoneに転記する

GmailやOutlookでメールを受信したらkintoneに自動で転記します。

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する

クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。

クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する

クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。

ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する

Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。

kintoneとクラウドサインを連携するメリット

メリット1: 契約業務の効率化

kintoneに登録された顧客情報をもとに契約書を作成・送付する作業は時間がかかりますよね。
kintoneとクラウドサインを連携すれば、kintoneの情報を自動でクラウドサインに反映させることができ、契約書作成の時間を短縮できるはずです。
これにより、空いた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化を図れるのではないでしょうか。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

契約書の作成時に、情報入力を手動で行うとミスが発生するリスクがありますよね。
kintoneとクラウドサインの連携により、手動入力をなくすことで、正確な契約プロセスを実現できるはずです。
また、入力ミスがなくなることで契約書の内容を確認する時間の短縮にもつながるため、結果的に業務効率を高めることにもつながりそうですね。

まとめ

kintoneとクラウドサインの連携を導入することで、契約書作成の効率化とヒューマンエラーの防止につながります。
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入できます。

ぜひ、この機会に試してみてくださいね。