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クラウドサインは契約業務を効率化する強力なツールです。しかし、kintoneに登録された情報を手動で入力するのは、手間に感じるかもしれません。
この記事では、kintoneとクラウドサインをノーコードで連携し、業務を効率化する方法を紹介します。
以下の手順を参考にしてYoomで自動連携を試してみてください！
kintoneに登録された顧客情報をクラウドサインに手動で入力するのは時間がかかる作業です。
kintoneとクラウドサインの連携により、kintoneの情報を自動でクラウドサインに反映させることができ、契約書作成の時間短縮が期待できます。
これにより、空いた時間を他の業務に充てることが可能になるでしょう。
契約書作成時の情報入力ミスは、企業にとって大きなリスクです。kintoneとクラウドサインの連携により、手動入力を減らし、正確な情報管理が期待できます。
また、入力ミスがなくなることで契約書の内容確認の時間短縮にもつながるため、結果的に業務効率をを高める効果も期待できるでしょう。
ここからは実際にYoomのテンプレートを使った設定手順を紹介します。
[Yoomとは]
最初に、kintoneとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
(1)まずは、kintoneのマイアプリ登録からです。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」をクリックしましょう。
(2)検索窓に「kintone」と入力して、検索結果をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
Kintoneのマイアプリ登録方法については、こちらをご覧ください。
(4)以下の画面のように「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
(1)続いて、クラウドサインのマイアプリ登録からです。
同様に「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」からアプリを検索します。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらをご覧ください。
(3)同様に「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
マイアプリにkintoneとクラウドサインが表示されていれば、登録完了です。
(1)テンプレートをコピーした後にYoomに以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして詳細設定に移ります。
(2)以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。
(3)Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、フロー内「レコード詳細ページから起動」をクリックします。
(4)以下の画面が表示されるので、Chrome拡張機能を使ってトリガーを設定していきます。
(5)以下の画面が表示されるので、kintoneの対象アプリ内のレコード詳細ページにアクセスし、表示されたURLをコピー＆ペーストしてください。
(1)フロー内の「レコードを取得する」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
kintoneのアプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。
(4)以下の画面が表示されるので、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」したら、レコード番号が取得されるので「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類を発行する」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
下にスクロールすると、ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDの入力欄が出てきます。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDについては、以下の画像のように、候補から検索して選択することができます。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の作成」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
(3)以下の画面が表示されたら、説明に従って設定をしてください。
ここまでの作業の中で取得した値をアウトプットとして引用することも可能です。
アウトプットに関する詳細はこちらをご覧ください。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内「書類にファイルを添付」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
確認ができたら「次へ」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行います。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「宛先の追加」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の送信・リマインド」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kintoneからクラウドサインで契約書を送信する
他にもkintoneとクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新
この連携により、クラウドサインの書類名から企業情報を取得し、該当の企業のkintoneレコードが自動的に更新されます。これにより、契約が完了するたびにステータスを手動で更新する手間が省けます。
2.kintoneのステータスが更新されたらクラウドサインで契約書を送信
kintoneのステータスが更新されたら、クラウドサインのテンプレートを使用して契約書を自動で送信するフローボットです。このフローを活用することで、契約書管理業務が効率化され、省いた時間を他の業務に充てることができるので、全体の生産性向上が期待できます。
3.クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知
クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新し、Slackに通知するフローボットです。
kintoneとクラウドサインの連携により、契約書作成の効率化とヒューマンエラーの防止が見込めます。
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入できます。
ぜひ、この機会に試してみてください。
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