LINE WORKSとスケジュールトリガーを連携して、LINE WORKSに定期的にリマインド通知をする方法

ステップ1：LINE WORKSをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にLINE WORKSと入力し、表示された候補から「LINE WORKS」を選択してください。
以下の画面が表示されたら、「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」をそれぞれ設定し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法はこちらをご覧ください。

マイアプリにLINE WORKSが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：スケジュールトリガーを設定

いよいよここからは自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

今回フローを設定するにあたり、以下のような使用イメージで設定していきます。
稼働日：月曜日から金曜日
終業時刻：18時
シチュエーション：終業時刻になったら退勤の打刻を促し、明日の予定の確認をリマインドする

最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「指定したスケジュールになったら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「スケジュール設定」→月曜日から金曜日を選択し、時刻は18と入力

ご自身の業務に合わせて、リマインド機能を送信したい時刻に設定してみてくださいね。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：LINE WORKS「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定

続いてLINE WORKSに送信する内容の設定を行います。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「LINE WORKSと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行っていきましょう。
「ボットID」を入力しましょう。
連携アカウントの候補から設定もできますし、LINE WORKSのDeveloper Consoleでボットを作成した際にも確認ができます。

次に「トークルームID」を設定します。
以下の画面のようにトークルームの詳細ボタンをクリックすると「チャンネルID」が表示されるので、その値を設定しましょう。

最後に送信するメッセージを設定します。
今回は以下のように設定を行いました！
共通カレンダーや共有データベースのリンクを貼ることで、情報へのアクセスを円滑にできますよ！

設定が完了したら「テスト」を実行し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

Cron設定を活用する

スケジュールトリガーには3つの設定方法があります。
今回、具体例として設定したのは「平日の18時」というスケジュールですが、「Cron設定」を使用することで実行頻度を細かく調整することができます。
例えば、「平日の18時分前」といった終業時刻の10分前に通知を送りたい場合など、分単位で設定したい場合にもCron設定は活用できます。
より細かい時間の指定や頻繁にリマインドを送信したい場合など、活用してみるのはいかがでしょうか？
※Cron設定の詳細はこちらをご覧ください。

カレンダーの予定を取得しアウトプットで通知内容を設定する

リマインド機能をカレンダーの予定と一緒に行うこともできます。
今回のフローの通知のアクションの前にLINE WORKSで「指定のカレンダーの予定の一覧を取得」のアクションを追加してみましょう。
LINE WORKSではなく、Googleカレンダーでもこのアクションを追加することもできますよ。
どのようにリマインド機能を活用したいかによって、カスタマイズしてみてくださいね！

アクションで連携したカレンダーの情報はアウトプットとして取得できます。
このアウトプットはフロー起動ごとに値が変動するので、より詳細な内容を通知したり設定したりできますよ！
ぜひ活用してみてくださいね。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

LINE WORKSを使ったその他の自動化例

他にもLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をLINE WORKSに投稿する

はじめに紹介するのは、AIを活用した翻訳を行うフローです。翻訳したい内容をLINE WORKSに投稿するだけで手軽に翻訳結果を受信することができ、翻訳の手間を省くことができるでしょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.LINE WORKSでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する

次に紹介するのは、freee人事労務に自動で残業申請を行うことができるフローです。急な残業でもLINE WORKSへのメッセージ送信で申請が完了することで、申請の漏れを回避できそうですね。
※分岐オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。

3.毎日、Googleカレンダーから自分の今日の予定を取得しLINE WORKSのカレンダーに追加する

最後に紹介するのは、GoogleカレンダーとLINE WORKSのカレンダーの連携です。2つのカレンダーを使い分けている方にとって、カレンダーの同期を自動化することで予定のダブルブッキングのリスクを回避できるでしょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。

スケジュールトリガーとLINE WORKSの連携メリットと具体例

メリット1：退勤時刻のリマインドで残業時間を削減

LINE WORKSに定期的にリマインド通知する機能を活用することで、退勤時刻の前に通知を行い、無駄な残業を回避できるでしょう。例えば、終業時刻の10分前に「退勤時刻10分前です。残業が必要な場合は申請を行いましょう」などと通知を行うことで、社内メンバー全員が退勤時刻を認識でき、残業申請漏れを回避できるかもしれません。特に昨今の労働基準法の改訂に伴い、残業時間の削減を目指している企業にとってこの仕組みは効果を発揮します。さらに、正確な勤怠情報は、労務担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

メリット2：業務の抜け漏れ防止でルーティンを効率化

この仕組みを活用することで、日々の重要なルーティンタスクをリマインドすることで、業務の抜け漏れを防ぎます。例えば、「業務開始時にチェックリストを確認してください」といった通知を送信することで、チーム全体に今日の業務の重点事項を確認する連絡を送信でき、ルーティン業務の漏れを防止する仕組みを構築できます。この仕組みは、特にリモートワークを推奨している企業で効果を発揮するでしょう。頻繁にミーティングや声掛けができない環境では、自動送信によるリマインド機能が情報共有の円滑化につながるでしょう。

メリット3：社内教育の進捗管理をサポート

LINE WORKSでeラーニングの進捗状況をリマインドすることで、参加者に計画的な学習を促進するでしょう。 特に長期的な教育プログラムでは、定期的な通知がモチベーション維持や学習漏れの防止につながるかもしれません。例えば、「今週の学習課題を確認してください」というメッセージを週初めに送ることで、スケジュール管理をサポートできます。教育プログラムが通常業務と並行して行われている場合などは、週のはじめに学習内容のリマインドを受け取ることで一週間の業務の見通しにつながるかもしれません。これは、人事担当者が社内教育の効果向上のために有効な手段となるでしょう。

まとめ

LINE WORKSによるリマインド通知によって、業務効率化やチーム全体の生産性向上が期待できます。定期的に発生する確認依頼や毎日の退勤時刻の通知など、さまざまな業務に活用できるでしょう。チームメンバー全員へのリマインドを行うことで、業務の漏れ防止や促進につながります。ぜひこの記事の手順を参考に、Yoomを活用した定期的なリマインド通知を業務に取り入れ、効率化を実現してみませんか？