2024/07/09
アプリ同士の連携方法

【ノーコードでラクラク設定!】 Microsoft TeamsとBoxの連携でファイル管理を自動化してみた

a.ohta

目次

PCを用いる職種においてBoxのようなクラウドストレージは便利ですよね。
大量のデータ保管や、異なるチーム間でのファイル交換などがしやすく、もはや必須ツールとも言えるでしょう。

では、この便利なツールを他のアプリと連携することができたら…?例えば、Microsoft Teamsなんていかがでしょうか。

YoomではMicrosoft TeamsとBoxを連携して、業務フローを自動化することが可能です。
しかもノーコードで連携できるので、プログラミングの知識がなくても簡単にフローボットが作成できます!

と聞いてもイメージしにくい方のために、実際にフローボットを作成してMicrosoft TeamsととBoxを連携させる手順を説明しましょう。
まずはMicrosoft TeamsとBoxを連携したらどのようなことが便利になるのかご紹介しますね!

このブログをおすすめする方

  • BoxとMicrosoft Teamsで効率的なファイル管理をしたい方
  • 情報共有の迅速化と業務効率化を目指す管理職の方
  • 日常的にファイル更新を頻繁に行う事務職の方
  • チーム全体の情報を一元管理したいプロジェクトリーダー
  • 煩雑な確認作業を自動化して生産性を上げたい方

BoxとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン

1. 情報共有のスピード向上と業務の効率化

BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有のスピードが向上し、業務進行がスムーズになります。プロジェクトで新たなファイルがBoxにアップロードされた際にMicrosoft Teamsで自動通知されるため、関係者は即座にファイルの存在を把握可能です。

<span class="mark-yellow">個別の通知やメールを送る必要がなく、メンバーはすばやく情報を受け取れるため、更新確認や情報取得に関わる手間も削減されるでしょう。</span>また、ファイルがBoxにアップロードされた時点で自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知されることで、各メンバーの状況確認や対応が迅速になります。プロジェクトの進捗や変更を素早く把握し、柔軟に対応することが可能なため、コミュニケーションの質の向上と、業務全体の流れもよりスムーズになることが期待できます。

2. ファイル管理の円滑化と一元化

BoxとMicrosoft Teamsの連携により、異なるプラットフォーム間でのファイル管理が簡略化され、<span class="mark-yellow">情報へのアクセスが容易になります。</span>

たとえば、各メンバーがBoxとMicrosoft Teamsの両方を使ってファイルを管理する必要がなくなり、Boxに保存されたファイルがMicrosoft Teams上で自動的に共有されることで、全員が一箇所からファイルにアクセスできます。このような一元的なアクセスは、異なる部署やチームメンバーが関わるプロジェクトにおいて、特に有効です。チームメンバーが必要なファイルを迅速に取得できるため、プロジェクト進行に必要な情報を見逃すリスクが減少し、より効率的に作業を進められるでしょう。

また、同じファイルを使用する複数のメンバーが、どのデータが最新かを明確に把握し、情報の混乱やミスの防止が期待できます。これにより、プロジェクト全体の進行状況の把握が簡単になり、関係者全員が情報の一貫した共有が期待できます。

3. 定型業務の自動化による生産性向上

Boxにファイルがアップロードされるたびに、Microsoft Teamsの通知機能が自動で反応するため、確認作業や通知作成にかかる時間が大幅に短縮されます。特に、日常業務で頻繁に行われる作業が自動化されることで、<span class="mark-yellow">時間やリソースが節約され、重要なタスクに集中しやすくなります。</span>

たとえば、新しいプロジェクトの資料がBoxに追加された場合、Microsoft Teamsで自動通知が行われるため、メンバーが定期的にBoxを確認する必要がなくなり、チーム内の情報共有が効率化されます。このフローは、プロジェクトの進捗報告や月次報告など、定期的な資料共有が発生する場面に特に効果的です。また、情報の一貫性が保たれることで、同じ業務を複数回行う際に確認作業が重複することもなく、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。手動での確認を自動化することにより、業務全体の効率化が図られ、チーム全体の生産性も向上が期待できます。

Microsoft TeamsとBoxの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です!

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください!

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です!

Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

[Yoomとは]

BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!

     ↓

右上の新規作成をクリック!検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。
Boxのマイアプリ連携はこれにて完了です。すぐに終わるのは嬉しいですね!

     ↓

次はMicrosoft Teamsの連携です。

Microsoft TeamsのログインはMicrosoft 365にログインしておくと簡単なので、あらかじめログインしましょう!
Boxと同じくマイアプリから「Microsoft Teams」と検索してください。
Microsoft Teamsのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わることなく即座に連携が終わります。

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう!

Boxのトリガー設定

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック!

     ↓     

Boxアイコンの「【コピー】boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」をクリック!

     ↓

Boxのロゴの「フォルダにファイルがアップロードされたら」を押しましょう。

     ↓

アプリトリガーのタイトルとトリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」になっていますね!
テンプレートを使用しているためあらかじめ入力されています。とても便利です…!
連携するアカウント情報を選択したら次へ進みます。

     ↓

次へを押して、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック!青く「テスト成功」と表示されればOKです。

次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。先ほどに同じく青く「テスト成功」と表示されればOKなので、今度は保存します。

    ↓

Boxのロゴの「ファイルをダウンロード」の設定にいきます!
こちらも先ほどと同じくタイトルとアクションは入力されているので、連携するアカウント情報を確認し次へをクリック。   

    ↓

コンテンツIDを入力してテストを押します。

ここで注意点が1つあります!今回入力するのは「ファイルID」です!
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。

入力できたらテストを押して、保存します。

Microsoft Teamsの設定

次の設定が最後です!
Microsoft Teamsのロゴの「チャットにメッセージを送る」を押しましょう。

     ↓

連携するアカウント情報を確認します。
こちらもタイトルとアクションは既に入力されていますね。テンプレートは本当に便利です!

     ↓

次へを押すとMicrosoft TeamsチャットID入力欄と、通知するメッセージの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。
メッセージボックス内をクリックすると色々と選択できるようになっています。任意の内容にしてみてくださいね。
今回はシンプルで解りやすい感じにしてみました。

ここまで入力を終えたらテストを押して、Microsoft Teamsを見てみましょう。実際に通知が来ていますよね!
これにてBoxとMicrosoft Teamsの連携は終了です。お疲れ様でした!

Microsoft TeamsとBoxの連携フロー応用編

今回は「boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローでしたが、Yoomではノーコードで以下のようなフローボットの作成もできます!

このフローは…

雇用契約の書類に記載する内容を回答フォームを用いて入力してもらう

        ↓

そして回答内容に応じて雇用契約書を自動作成!

        ↓

さらにSmartHRとMicrosoft Excelに登録することで手動入力の手間が省け…

        ↓

極めつけに人事部などのMicrosoft Teamsにも通知!

といった流れになっています。
従業員の人数が多い企業さまにとっては自動化したら最高のフローなのではないでしょうか。

今回のフローで使用したものも含め、このようなテンプレートはYoomのテンプレートギャラリーで紹介しています。
「こんなことが自動でできるの!?」というようなフローボットが見つかる楽しさもあるので、ぜひ1度はYoomのテンプレートギャラリーをご覧くださいませ!

テンプレートギャラリーはこちら

Microsoft TeamsとBoxを連携したらファイル管理が楽になる!

日々大量のファイルを相手に仕事をしている場合、BoxにファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに通知が行くというのは大変便利ですよね!
自ら報告に行かなくてもよくなれば、どこに何のファイルについて報告をしなければならないのかと、頭を悩ませる必要もなくなります。

自動化できるフローはYoomのフローボットでどんどん自動化して、毎日の業務と心にゆとりを持たせてみてくださいね!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
タグ
自動化
連携
Teams
Box
通知
関連アプリ
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.
Yoomとは?
これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
詳しくみる
詳しくみる