PCを用いる職種においてBoxのようなクラウドストレージは便利ですよね。
大量のデータ保管や、異なるチーム間でのファイル交換などがしやすく、もはや必須ツールとも言えるでしょう。
では、この便利なツールを他のアプリと連携することができたら…？例えば、Microsoft Teamsなんていかがでしょうか。
YoomではMicrosoft TeamsとBoxを連携して、業務フローを自動化することが可能です。
しかもノーコードで連携できるので、プログラミングの知識がなくても簡単にフローボットが作成できます！
と聞いてもイメージしにくい方のために、実際にフローボットを作成してMicrosoft TeamsととBoxを連携させる手順を説明しましょう。
まずはMicrosoft TeamsとBoxを連携したらどのようなことが便利になるのかご紹介しますね！
このブログをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsで効率的なファイル管理をしたい方
- 情報共有の迅速化と業務効率化を目指す管理職の方
- 日常的にファイル更新を頻繁に行う事務職の方
- チーム全体の情報を一元管理したいプロジェクトリーダー
- 煩雑な確認作業を自動化して生産性を上げたい方
BoxとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン
1. 情報共有のスピード向上と業務の効率化
BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有のスピードが向上し、業務進行がスムーズになります。プロジェクトで新たなファイルがBoxにアップロードされた際にMicrosoft Teamsで自動通知されるため、関係者は即座にファイルの存在を把握可能です。
<span class="mark-yellow">個別の通知やメールを送る必要がなく、メンバーはすばやく情報を受け取れるため、更新確認や情報取得に関わる手間も削減されるでしょう。</span>また、ファイルがBoxにアップロードされた時点で自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知されることで、各メンバーの状況確認や対応が迅速になります。プロジェクトの進捗や変更を素早く把握し、柔軟に対応することが可能なため、コミュニケーションの質の向上と、業務全体の流れもよりスムーズになることが期待できます。
2. ファイル管理の円滑化と一元化
BoxとMicrosoft Teamsの連携により、異なるプラットフォーム間でのファイル管理が簡略化され、<span class="mark-yellow">情報へのアクセスが容易になります。</span>
たとえば、各メンバーがBoxとMicrosoft Teamsの両方を使ってファイルを管理する必要がなくなり、Boxに保存されたファイルがMicrosoft Teams上で自動的に共有されることで、全員が一箇所からファイルにアクセスできます。このような一元的なアクセスは、異なる部署やチームメンバーが関わるプロジェクトにおいて、特に有効です。チームメンバーが必要なファイルを迅速に取得できるため、プロジェクト進行に必要な情報を見逃すリスクが減少し、より効率的に作業を進められるでしょう。
また、同じファイルを使用する複数のメンバーが、どのデータが最新かを明確に把握し、情報の混乱やミスの防止が期待できます。これにより、プロジェクト全体の進行状況の把握が簡単になり、関係者全員が情報の一貫した共有が期待できます。
3. 定型業務の自動化による生産性向上
Boxにファイルがアップロードされるたびに、Microsoft Teamsの通知機能が自動で反応するため、確認作業や通知作成にかかる時間が大幅に短縮されます。特に、日常業務で頻繁に行われる作業が自動化されることで、<span class="mark-yellow">時間やリソースが節約され、重要なタスクに集中しやすくなります。</span>
たとえば、新しいプロジェクトの資料がBoxに追加された場合、Microsoft Teamsで自動通知が行われるため、メンバーが定期的にBoxを確認する必要がなくなり、チーム内の情報共有が効率化されます。このフローは、プロジェクトの進捗報告や月次報告など、定期的な資料共有が発生する場面に特に効果的です。また、情報の一貫性が保たれることで、同じ業務を複数回行う際に確認作業が重複することもなく、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。手動での確認を自動化することにより、業務全体の効率化が図られ、チーム全体の生産性も向上が期待できます。
Microsoft TeamsとBoxの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！
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Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
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