[Yoomとは]

BoxとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成しましょう。

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびMicrosoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

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ステップ1:BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Boxのマイアプリ登録

3.入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。

Microsoft Teamsのマイアプリ登録

4.次はMicrosoft Teamsをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からMicrosoft Teamsをクリックしてサインインします。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Boxのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

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2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

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3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！
※注意事項※
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。

次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力しましょう。
Yoomとの連携を確認するために、「テスト」を実行し次に進みます。

※実際の画面では、以下のような表示なっています↓

4.画面が切り替わったら、ファイルの情報を取得するために「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:Boxのファイルをダウンロードする設定

続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のまま下にスクロールします。

3.「コンテンツID」は先ほど取得したアウトプットから選択します。

4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。

確認ができたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Microsoft Teamsに通知する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。

以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！

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4.「メッセージ」を入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。
こちらに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます！
Microsoft Teamsでのメンション方法は、こちらで確認しましょう。

今回はテスト用で以下のような内容を入力しました。

5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、LINE WORKSに送信できていることを確認しましょう！

6.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

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BoxやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Boxを活用した自動化例

画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。

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Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsへの通知を自動化したり、文字起こし結果やAIによる生成結果を自動で通知することが可能です。

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まとめ

日々大量のファイルを相手に仕事をしている場合、BoxにファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに通知が行くというのは大変便利ですよね！
自ら報告に行かなくてもよくなれば、どこに何のファイルについて報告をしなければならないのかと、頭を悩ませる必要もなくなります。

自動化できるフローはYoomのフローボットでどんどん自動化して、毎日の業務と心にゆとりを持たせてみてくださいね！