2024/07/09
アプリ同士の連携方法

【ノーコードでラクラク設定!】 Microsoft TeamsとBoxの連携でファイル管理を自動化してみた

a.ohta

目次

PCを用いる職種においてBoxのようなクラウドストレージは便利ですよね。
大量のデータ保管や、異なるチーム間でのファイル交換などがしやすく、もはや必須ツールとも言えるでしょう。

では、この便利なツールを他のアプリと連携することができたら…?例えば、Microsoft Teamsなんていかがでしょうか。

YoomではMicrosoft TeamsとBoxを連携して、業務フローを自動化することが可能です。
しかもノーコードで連携できるので、プログラミングの知識がなくても簡単にフローボットが作成できます!

と聞いてもイメージしにくい方のために、実際にフローボットを作成してMicrosoft TeamsととBoxを連携させる手順を説明しましょう。
まずはMicrosoft TeamsとBoxを連携したらどのようなことが便利になるのかご紹介しますね!

Microsoft TeamsとBoxの連携による利点と実用例

1.ファイルシェアの効率アップ
ファイルの共有は日常的に何度も行われるフローですが、メインコミュニケーションツールのMicrosoft TeamsとBoxを連携することでフローの効率アップが期待できます!
例えば、BoxにアップロードされたファイルについてMicrosoft Teamsで即時に通知できれば、チーム内でラグが生じることなくリアルタイムで編集が可能です。

2.セキュリティ&コンプライアンスの強化
Microsoft Teamsはセキュリティ面において高い暗号化がされています。一方でBoxはセキュリティにおいての暗号化はもちろん、コンプライアンスについて業界規制に準じているため、安心して使用することができるのです。
確実に安全を保持したいファイルをやり取りする上で、Microsoft TeamsとBoxを連携するメリットは高いということですね。

3.業務の自動化
Boxにファイルをアップロードした後、チームに報告するためにMicrosoft Teamsなどのメインコミュニケーションツールを開いて報告する。
もしくは、Boxに新しいファイルが追加されていないか都度確認を行っているという場合、このフローを自動化できれば報告や確認の手間が省けかなりの時間節約になります。

Yoomのフローボットならノーコードでこのような自動化が可能です!続けて説明していきますね!

Microsoft TeamsとBoxの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です!

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください!

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です!

Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!

     ↓

右上の新規作成をクリック!検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。
Boxのマイアプリ連携はこれにて完了です。すぐに終わるのは嬉しいですね!

     ↓

次はMicrosoft Teamsの連携です。

Microsoft TeamsのログインはMicrosoft 365にログインしておくと簡単なので、あらかじめログインしましょう!
Boxと同じくマイアプリから「Microsoft Teams」と検索してください。
Microsoft Teamsのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わることなく即座に連携が終わります。

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう!

Boxのトリガー設定

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック!

     ↓     

Boxアイコンの「【コピー】boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」をクリック!

     ↓

Boxのロゴの「フォルダにファイルがアップロードされたら」を押しましょう。

     ↓

アプリトリガーのタイトルとトリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」になっていますね!
テンプレートを使用しているためあらかじめ入力されています。とても便利です…!
連携するアカウント情報を選択したら次へ進みます。

     ↓

次へを押して、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック!青く「テスト成功」と表示されればOKです。

次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。先ほどに同じく青く「テスト成功」と表示されればOKなので、今度は保存します。

    ↓

Boxのロゴの「ファイルをダウンロード」の設定にいきます!
こちらも先ほどと同じくタイトルとアクションは入力されているので、連携するアカウント情報を確認し次へをクリック。   

    ↓

コンテンツIDを入力してテストを押します。

ここで注意点が1つあります!今回入力するのは「ファイルID」です!
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。

入力できたらテストを押して、保存します。

Microsoft Teamsの設定

次の設定が最後です!
Microsoft Teamsのロゴの「チャットにメッセージを送る」を押しましょう。

     ↓

連携するアカウント情報を確認します。
こちらもタイトルとアクションは既に入力されていますね。テンプレートは本当に便利です!

     ↓

次へを押すとMicrosoft TeamsチャットID入力欄と、通知するメッセージの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。
メッセージボックス内をクリックすると色々と選択できるようになっています。任意の内容にしてみてくださいね。
今回はシンプルで解りやすい感じにしてみました。

ここまで入力を終えたらテストを押して、Microsoft Teamsを見てみましょう。実際に通知が来ていますよね!
これにてBoxとMicrosoft Teamsの連携は終了です。お疲れ様でした!

Microsoft TeamsとBoxの連携フロー応用編

今回は「boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローでしたが、Yoomではノーコードで以下のようなフローボットの作成もできます!

このフローは…

雇用契約の書類に記載する内容を回答フォームを用いて入力してもらう

        ↓

そして回答内容に応じて雇用契約書を自動作成!

        ↓

さらにSmartHRとMicrosoft Excelに登録することで手動入力の手間が省け…

        ↓

極めつけに人事部などのMicrosoft Teamsにも通知!

といった流れになっています。
従業員の人数が多い企業さまにとっては自動化したら最高のフローなのではないでしょうか。

今回のフローで使用したものも含め、このようなテンプレートはYoomのテンプレートギャラリーで紹介しています。
「こんなことが自動でできるの!?」というようなフローボットが見つかる楽しさもあるので、ぜひ1度はYoomのテンプレートギャラリーをご覧くださいませ!

テンプレートギャラリーはこちら

Microsoft TeamsとBoxを連携したらファイル管理が楽になる!

日々大量のファイルを相手に仕事をしている場合、BoxにファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに通知が行くというのは大変便利ですよね!
自ら報告に行かなくてもよくなれば、どこに何のファイルについて報告をしなければならないのかと、頭を悩ませる必要もなくなります。

自動化できるフローはYoomのフローボットでどんどん自動化して、毎日の業務と心にゆとりを持たせてみてくださいね!

この記事を書いた人
a.ohta
時間は自分でつくるもの。2017年頃から個人事業主として在宅勤務をしていました。 現在はYoomの一員としてみなさんのタイムメイクをお手伝いします!
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