Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsに取得したファイルを送る方法

[Yoomとは]‍

Microsoft TeamsとBoxの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成しましょう。

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！

BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！

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右上の新規作成をクリック！検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

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そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。
Boxのマイアプリ連携はこれにて完了です。すぐに終わるのは嬉しいですね！

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次はMicrosoft Teamsの連携です。

Microsoft TeamsのログインはMicrosoft 365にログインしておくと簡単なので、あらかじめログインしましょう！
Boxと同じくマイアプリから「Microsoft Teams」と検索してください。
Microsoft Teamsのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わることなく即座に連携が終わります。

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

Boxのトリガー設定

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック！

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Boxアイコンの「【コピー】 Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」をクリック！

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Boxのロゴの「フォルダにファイルがアップロードされたら」を押しましょう。

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アプリトリガーのタイトルとトリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」になっていますね！
テンプレートを使用しているためあらかじめ入力されています。とても便利です…！
連携するアカウント情報を選択したら次へ進みます。

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次へを押して、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されればOKです。

次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。先ほどに同じく青く「テスト成功」と表示されればOKなので、今度は保存します。

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Boxのロゴの「ファイルをダウンロード」の設定にいきます！
こちらも先ほどと同じくタイトルとアクションは入力されているので、連携するアカウント情報を確認し次へをクリック。　　　

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コンテンツIDを入力してテストを押します。

ここで注意点が1つあります！今回入力するのは「ファイルID」です！
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。

入力できたらテストを押して、保存します。

Microsoft Teamsの設定

次の設定が最後です！
Microsoft Teamsのロゴの「チャットにメッセージを送る」を押しましょう。

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連携するアカウント情報を確認します。
こちらもタイトルとアクションは既に入力されていますね。テンプレートは本当に便利です！

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次へを押すとMicrosoft TeamsチャットID入力欄と、通知するメッセージの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。
メッセージボックス内をクリックすると色々と選択できるようになっています。任意の内容にしてみてくださいね。
今回はシンプルで解りやすい感じにしてみました。

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ここまで入力を終えたらテストを押して、Microsoft Teamsを見てみましょう。実際に通知が来ていますよね！
これにてBoxとMicrosoft Teamsの連携は終了です。お疲れ様でした！

Microsoft TeamsやBoxを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとBoxのその他の自動化例

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成したり、ファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知することができます。
さらに、指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿することも可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できます。

メールで届いたファイルをアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

ツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率向上が目指せます。

Boxを活用した自動化例

取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

登録された情報をもとにBoxのフォルダが自動的に作成されるので、手動でのフォルダ作成をなくせるかもしれません。

Boxにファイルがアップロードされたら通知する

Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。

BoxとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン

1. 情報共有のスピード向上と業務の効率化

BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有のスピードが向上し、業務進行がスムーズになります。
プロジェクトで新たなファイルがBoxにアップロードされた際にMicrosoft Teamsで自動通知されるため、関係者は即座にファイルの存在を把握できるようになるかもしれません。

<span class="mark-yellow">個別の通知やメールを送る必要がなく、メンバーはすばやく情報を受け取れるため、更新確認や情報取得に関わる手間も削減されるでしょう。</span>
また、ファイルがBoxにアップロードされた時点で自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知されることで、各メンバーの状況確認や対応が迅速になる可能性があります！
プロジェクトの進捗や変更を素早く把握でき、コミュニケーションの質の向上と、業務全体の流れもよりスムーズになることが期待できるでしょう。

2. ファイル管理の円滑化と一元化

BoxとMicrosoft Teamsの連携により、異なるプラットフォーム間でのファイル管理が簡略化され、<span class="mark-yellow">情報へのアクセスが容易になります。</span>

たとえば、各メンバーがBoxとMicrosoft Teamsの両方を使ってファイルを管理する必要がなくなり、Boxに保存されたファイルがMicrosoft Teams上で自動的に共有されることで、全員が一箇所からファイルにアクセスできるようになるでしょう。
このような一元的なアクセスは、異なる部署やチームメンバーが関わるプロジェクトにおいて、特に有効です！
チームメンバーが必要なファイルを迅速に取得できるため、プロジェクト進行に必要な情報を見逃すリスクが減少し、より効率的に作業を進められると予想されます。

3. 定型業務の自動化による生産性向上

Boxにファイルがアップロードされるたびに、Microsoft Teamsの通知機能が自動で反応するため、確認作業や通知作成にかかる時間短縮につながります。
特に、日常業務で頻繁に行われる作業が自動化されることで、<span class="mark-yellow">時間やリソースが節約され、重要なタスクに集中しやすくなるでしょう。</span>

たとえば、新しいプロジェクトの資料がBoxに追加された場合、Microsoft Teamsで自動通知が行われるため、メンバーが定期的にBoxを確認する必要がなくなり、チーム内の情報共有が効率化されルカもしれません！
このフローは、プロジェクトの進捗報告や月次報告など、定期的な資料共有が発生する場面に特に効果的です。
また、情報の一貫性が保たれることで、同じ業務を複数回行う際に確認作業が重複することもなく、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。

まとめ：Microsoft TeamsとBoxを連携したらファイル管理が楽になる！

日々大量のファイルを相手に仕事をしている場合、BoxにファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに通知が行くというのは大変便利ですよね！
自ら報告に行かなくてもよくなれば、どこに何のファイルについて報告をしなければならないのかと、頭を悩ませる必要もなくなります。

自動化できるフローはYoomのフローボットでどんどん自動化して、毎日の業務と心にゆとりを持たせてみてくださいね！