Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Salesforceに活動履歴を登録する方法

現代の営業チームにおいて、効率的な情報管理とスムーズな情報共有は成功の鍵となりそうです。
しかし、商談後の議事録共有やSalesforceへの登録は、負担になりがちです。
そんな課題を解決するのが、Microsoft TeamsとSalesforceの連携です。Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを自動でSalesforceの活動履歴に登録する仕組みにより、業務が効率化しヒューマンエラーの防止も期待できます。
本記事では、この連携を導入することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。

こんな方におすすめ

日々の商談や顧客対応の記録作業を簡素化したいと考えている営業担当者やマネージャー
リモートワークや多拠点での活動が多く、Microsoft Teamsを使って商談情報をリアルタイムに共有したい方
Salesforceへの手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な活動履歴を管理したい方

Microsoft TeamsとSalesforceの連携メリットと具体例

メリット1：情報共有の効率化

商談後の議事録をMicrosoft Teamsの専用チャンネルで共有し、その内容がSalesforceの活動履歴として自動登録される仕組みは、営業チームの情報共有をスムーズにします。
例えば、営業担当者全員が閲覧可能なチャンネルで情報を投稿するだけで、商談の詳細や次のアクションプランがタイムリーに共有されます。これにより、複数のメンバーが別々に情報を追いかける必要がなくなり、効率的な情報管理が期待できます。
この仕組みは特にリモートワーク環境で威力を発揮し、距離を超えてチーム全体が同じ情報を共有できるでしょう。

メリット2：Salesforceへのアクセス頻度の削減

Salesforceに毎回ログインして活動履歴を登録するのは、営業担当者にとって負担が大きい作業ではありませんか？
Microsoft TeamsとSalesforceの連携で、Microsoft Teams上で活動履歴登録用の専用チャンネルにメッセージを投稿するだけで、必要な情報が自動的にSalesforceに反映されます。
例えば、議事録を投稿する際も、Microsoft Teamsで簡単に操作できるため、Salesforceのインターフェースに慣れていないメンバーでもスムーズに使いこなせるでしょう。
ツール操作にかかる時間の削減は、生産性の向上に直結するでしょう。

メリット3：人為的な入力ミスの削減

Salesforceへの手動入力では、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、重要な商談データが正確に記録されない可能性があります。
一方、Microsoft Teamsの投稿内容をそのままSalesforceに自動登録することで、こうしたリスクを減らせるでしょう。
例えば、営業担当者が商談後に議事録をMicrosoft Teamsに投稿するだけで、Salesforceへ反映されるため、記録内容の信頼性向上が期待できます。また、会話の流れや商談の詳細がそのまま保存されることで、担当者だけでなく上司や関連部署が容易に状況を把握しやすくなります。
自動化により正確な記録が蓄積されるため、抜けや漏れのない営業活動が実現するでしょう。

[Yoomとは]

Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

Microsoft TeamsとSalesforceを連携させることで、Microsoft Teamsでメッセージを投稿すると、自動でSalesforceに活動履歴を登録できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

〈フローは以下のようなプロセスで作成します〉

Microsoft TeamsとSalesforceをマイアプリ登録
Microsoft Teamsと連携してメッセージが送信された際の設定をする
AI機能を使ってテキストからデータを抽出する
Salesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索し、活動履歴を登録する

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Microsoft TeamsとSalesforceをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Teamsをクリックします。
(3)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

(4)次にSalesforceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSalesforceをクリックします。
(5)Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
※SalesforceとStripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft TeamsとSalesforceが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Microsoft Teamsと連携してメッセージが送信された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、チームID、チャネルIDを候補から選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：AI機能を使ってテキストからデータを抽出する

(1)次にAI機能を使って、テキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、抽出対象のテキストを入力します。
画像のようにアウトプットから選択することで、Microsoft Teamsの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を赤線を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Salesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索し、活動履歴を登録する

(1)次にSalesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索します。
「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックします。

(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、検索フィールド名、マイドメインURL、取得するフィールド項目を入力します。
値はアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に取引先オブジェクトに活動履歴を登録します。
「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。

マイドメインURL：直接入力
取引先ID：アウトプットから選択
件名：アウトプットから選択
日付：日付から選択

下へ進み、優先度をプルダウンから選択します。
コメントに入力された内容がSalesforceに登録されます。
アウトプットを使用することで、Microsoft Teamsの情報を引用することが可能です。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(7)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する」フローボットの完成です。

Microsoft Teams・Salesforceを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもMicrosoft TeamsやSalesforceを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知する

このフローを活用することで、最新のデータをもとにスピーディーに意思決定が行えるため、チームのパフォーマンス向上が期待できます。また、毎日自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、見逃しを防げるでしょう。

2.Salesforceで商談情報が更新されたらTeamsに通知する

Salesforceで商談情報が変更されると、自動でMicrosoft Teamsに内容を通知できます。これにより、情報共有がスムーズになることが期待できます。特に、他部署間で情報共有を円滑に進めたい管理部門や営業担当者にとって役立つでしょう。

3.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する

Salesforceの取引先情報から、Gmailで定型のメールを自動送信することができます。メールの文面を自由にカスタマイズでき、資料の添付も可能です。

さらに、Microsoft TeamsやSalesforceを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Microsoft TeamsとSalesforceの連携により、情報共有の効率化、入力ミスの防止、チームの透明性向上など、多くのメリットを得られそうです。
特に、議事録の共有や活動履歴の登録といった手間のかかる業務を簡素化できる点は、営業チームの生産性向上に寄与するでしょう。また、操作が直感的で、既存の業務フローにスムーズに統合できるため、導入も簡単そうです！
日々の業務負担を軽減しながら、より戦略的な営業活動を実現したい方は、ぜひ検討してみてください。