Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

アプリトリガーの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、チームID、チャネルIDを候補から選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：AI機能を使ってテキストからデータを抽出する

(1)次にAI機能を使って、テキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、抽出対象のテキストを入力します。
画像のようにアウトプットから選択することで、Microsoft Teamsの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を赤線を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Salesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索し、活動履歴を登録する

(1)次にSalesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索します。
「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックします。

(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、検索フィールド名、マイドメインURL、取得するフィールド項目を入力します。
値はアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に取引先オブジェクトに活動履歴を登録します。
「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。

• マイドメインURL：直接入力
• 取引先ID：アウトプットから選択
• 件名：アウトプットから選択
• 日付：日付から選択

下へ進み、優先度をプルダウンから選択します。
コメントに入力された内容がSalesforceに登録されます。
アウトプットを使用することで、Microsoft Teamsの情報を引用することが可能です。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(7)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する」フローボットの完成です。

Microsoft TeamsやSalesforceを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやSalesforceのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Microsoft TeamsとSalesforceを連携した自動化例

毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。
また、Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知する連携も可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

Googleフォームなどで送信された情報をMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceのリード情報ページから定型メールを送信する

Salesforceのリード情報ページからGmailやOutlookで定型メールを自動送信します。

Salesforceでレコードの登録や更新があったらカレンダーに追加する

Salesforceでレコードの登録や更新があったらGoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定を自動で登録します。

Salesforceで取引先が登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveやBoxなどに専用フォルダを自動で作成します。

さらに、Microsoft TeamsやSalesforceを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft TeamsとSalesforceの連携メリットと具体例

メリット1：情報共有の効率化

商談後の議事録をMicrosoft Teamsの専用チャンネルで共有し、その内容がSalesforceの活動履歴として自動登録される仕組みは、営業チームの情報共有をスムーズにするはずです。
例えば、営業担当者全員が閲覧可能なチャンネルで情報を投稿するだけで、商談の詳細や次のアクションプランがスムーズに共有されます。これにより、複数のメンバーが別々に情報を追いかける必要がなくなり、効率的な情報管理ができるのではないでしょうか。
この仕組みは特にリモートワーク環境で威力を発揮し、距離を超えてチーム全体が同じ情報を共有できて便利ですね。

メリット2：Salesforceへのアクセス頻度の削減

Salesforceに毎回ログインして活動履歴を登録するのは、営業担当者にとって負担が大きい作業ではありませんか？
Microsoft TeamsとSalesforceの連携で、Microsoft Teams上で活動履歴を登録する専用のチャネルにメッセージを投稿するだけで、必要な情報が自動的にSalesforceに反映されます。
例えば、議事録を投稿する際も、Microsoft Teamsで簡単に操作できるため、Salesforceのインターフェースに慣れていないメンバーでもスムーズに使いこなせるはずです。
ツール操作にかかる時間の削減は、生産性の向上につながるのではないでしょうか。

メリット3：人為的な入力ミスの削減

Salesforceへの手動入力では、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、重要な商談データが正確に記録されない可能性があります。
一方、Microsoft Teamsの投稿内容をそのままSalesforceに自動登録することで、こうしたリスクを減らせるはずです。
例えば、営業担当者が商談後に議事録をMicrosoft Teamsに投稿するだけで、Salesforceへ反映されれば、記録内容の信頼性が向上するのではないでしょうか。また、会話の流れや商談の詳細がそのまま保存されると、担当者だけでなく上司や関連部署が容易に状況を把握しやすくなりますよね。
自動化により正確な記録が蓄積されるため、抜けや漏れのない営業活動が実現するはずです！

まとめ

Microsoft TeamsとSalesforceの連携により、情報共有の効率化、入力ミスの防止、チームの透明性向上など、多くのメリットを得られそうです。
特に、議事録の共有や活動履歴の登録といった手間のかかる業務を簡素化できる点は、営業チームの生産性向上に寄与するでしょう。また、操作が直感的で、既存の業務フローにスムーズに統合できるため、導入も簡単です！
日々の業務負担を軽減しながら、より戦略的な営業活動を実現したい方は、ぜひ検討してみてください。