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「複数のツールを利用していて、各サービス料金の管理が煩雑」「ツールの支出額を一元管理したいけど方法がわからない」このような悩みはないでしょうか？
企業において、複数のSaaSサービスを活用することは一般的になってきました。しかし、各サービスの支出額をそれぞれ手動で管理していると、手間や時間がかかるうえ、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
そこで本記事では、マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excelを連携し、毎月のサービスごとの支出額を自動的にMicrosoft Excelに記録する方法をご紹介します。この自動化により、経費データ精度や作業効率の向上が期待できます。ぜひ参考にしてみてください。
複数のツールを使っている職場では、サービスごとの支出額を手動で管理していると、ヒューマンエラーによるミスが起こる可能性があります。そこで、マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excelを連携させることで、課題解決が見込めます。例えば、サブスクリプション型のSaaSツールの料金をExcelに自動反映させることで、計算ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、経費情報の精度が上がります。この自動化により、社内の経費データの正確性が向上するでしょう。
複数のツールの月額料金を手作業で管理していると、手間や時間が余計にかかってしまいます。そこで、マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excelを連携させることで、経理担当者の作業負担が軽減されます。例えば、マネーフォワード Adminaのデータを自動的にExcelに取り込むことで、経理担当者がデータ入力にかける時間を他の重要な業務に振り向けることができます。これにより、業務全体の効率化と生産性の向上が期待できます。
社内で複数のオンラインツールを使い、月額料金を別で管理していると、支出の分析がしにくくなってしまうでしょう。そこで、マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excelを連携させることで、この分析をスムーズに進められることが期待できます。例えば、年度ごとや部署ごとのサブスクリプション利用状況を一目で確認できるようになり、コスト配分の改善やムダの削減に繋げることができます。この自動化により、経営判断の迅速化と戦略的な予算配分が可能になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をMicrosoft Excelに記録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
マネーフォワード Adminaのサービス料金の情報をマネーフォワード AdminaのAPIを経由してその情報を受け取り、Microsoft ExcelのAPIを用いてMicrosoft Excelに記録することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excel をYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、マネーフォワード Adminaのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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次に、下記画面で、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力すると登録は完了します。
「アカウント名」は任意のものを記載し、「アクセストークン」はマネーフォワード Adminaにログインして「設定 > APIキー一覧」と進んで確認しましょう。
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同様に、Microsoft Excelも登録してみましょう。
先ほどと同じように「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft Excel」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Microsoft Excelのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をMicrosoft Excelに記録する」と書かれているバーの右側に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートのコピーが完了した後は、支出額を記録するためのMicrosoft Excelのシートを準備します。
下記のように必要事項を整理し、OneDrive か SharePoint にファイルをアップロードします。
これでこのステップは完了です。
次にトリガーを設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
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その後の画面では、「スケジュール設定」を行います。
あらかじめ下記のように初期入力されているため、適宜修正してください。
完了したあとは画面下の「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、マネーフォワード Adminaの設定をします。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
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次に表示される下記画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
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次に出てくる画面では、いくつか入力をしていきます。
下記画面の「組織ID」は、マネーフォワード Adminaの画面から確認して入力してください。
また、「サービス名」については任意で記載します。
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次に、下記画面の「開始日」と「終了日」についても、例に沿って任意で入力してください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Microsoft Excelの設定を行います。
まずは下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に出てくる下記画面の項目は、特段操作は不要です。
記載内容を確認し、「連携するアカウント情報」のみ選択して、次の項目に進みます。
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ここからは、「データベースの連携」を設定していきます。
まず、「ファイルの保存場所」については、先ほどMicrosoft Excelでつくったファイルのアップロード先を選択してください。
その他の項目についても、選択タブからのクリックや、任意での記載をして入力しましょう。
入力完了後、「次へ」をクリックして進みます。
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次に出てくる画面では、該当する項目にそれぞれマネーフォワード Adminaからの取得情報を入力していきます。
項目欄をクリックすると下記画面のような選択タブが出てくるので、該当するものをクリックして入力します。
項目の入力が完了したら、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. 毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録するテンプレート
このフローにより、マネーフォワード AdminaからGoogle スプレッドシートに、月ごとのサービス毎の支出額を自動同期できます。確認や転記に費やす労力を削減できるため、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが期待できます。また、この自動化により、入力ミスや登録忘れなどのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
2.Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたらマネーフォワード Adminaの情報も更新するテンプレート
このフローを導入すれば、Google スプレッドシートの従業員管理表の情報が更新された際、マネーフォワード Adminaのアイデンティティに自動で反映されます。入力ミスや更新漏れを防ぎ、従業員情報を一元管理できるメリットがあります。また、異動などで頻繁な情報更新がある場合でも、データが自動同期されることで、担当者の作業負担の軽減が期待できます。
3. freee人事労務で従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、freee人事労務に新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となるでしょう。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定をスムーズに完了することが期待できます。
以上、毎月マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をMicrosoft Excelに記録する方法をご紹介しました。
複数のSaaSサービスを活用する会社は多くなってきましたが、各サービスの支出額を手動で別で管理していると、手間や時間がかかってしまいます。その結果、作業効率が落ちてしまったり、ヒューマンエラーのリスクを伴います。
こういった課題は、マネーフォワード AdminaとMicrosoft Excelの連携により、解決することが期待できます。この連携により、手動のデータ入力から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減少させることで、経理業務の生産性が向上します。また、支出データの可視化により、経営判断の質も高まるでしょう。
ノーコードツールのYoomを活用すれば、専門的な知識がなくても簡単に自動化できます。ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
